در این مقاله به بررسی موضوع برنامه ریزی استراتژیک چابک پرداخته ایم. در ابتدا ضمن ارائه تعریفی از برنامه ریزی استراتژیک چابک، نحوه کار کردن آن را نیز مورد بررسی قرار داده ایم. سپس دلایل اهمیت برنامه ریزی استراتژیک چابک را توضیح داده ایم. در ادامه فرآیند برنامه ریزی استراتژیک چابک را تشریح نموده و در نهایت نیز برای درک و فهم بهتر مطالب در زمینه فرآیند برنامه ریزی استراتژیک چابک را به طور خاص مورد بررسی قرار داده ایم. می توان گفت با مطالعه این مقاله به فهم مناسبی در زمینه موضوع برنامه ریزی استراتژیک چابک دست خواهید یافت. در آخر می توانید دیدگاه ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.
مقدمه ای بر برنامه ریزی استراتژیک چابک
سرعت تغییرات کنونی بسیار بیشتر از چند سال پیش است. دنیای امروز آنقدر سریع پیش میرود که نادیده گرفتن تغییرات به سرعت در حال وقوع تنها به ضرر کسب و کار شما خواهد بود. گاهی اوقات تغییرات در فرآیندها یا ویژگیها آنقدر سریع اتفاق میافتد که فرصتی برای نوآوری باقی نمیماند و تنها باید به دنبال رقبا باشید. این بدان معناست که پروژهها یا مشتریان ضروری را از دست میدهید. پس راه حل چیست؟ راه حل این است که به سادگی سریعتر از این تغییرات حرکت کنید. سازمان شما باید نسبت به جهان و رقبای خود بسیار هوشیارتر باشد. به عبارت دیگر، پذیرش چابکی پاسخگوی همگامی یا پیشی گرفتن از دنیای به سرعت در حال تغییر است. مطالعهای اخیر نشان داده است که اکثر مدیران عامل (CEO) و مدیران ارشد اطلاعات (CIO) بر یک واقعیت توافق دارند: تصمیمگیری و اجرای تصمیمات در دنیای امروز برای بقا و اعتبار یک سازمان حیاتی است. بنابراین، کلید دستیابی به چابکی کسب و کار است. فرآیند قبلی برنامهریزی بلندمدت، مانند برنامهریزی پنج یا هفت ساله، به طور فزایندهای در حال انقراض است. امروزه، اکثر سازمانها بر چابکی تمرکز میکنند که انعطافپذیر است و امکان تغییرات و اصلاحات سریع بر اساس نیاز را فراهم میکند. اما قبل از دستیابی به چابکی کسب و کار، برنامهریزی در سطح بالاتر ضروری است. و این ما را به برنامه ریزی استراتژیک چابک در سطح رهبری میرساند.
برنامه ریزی استراتژیک چابک چیست؟
برنامه ریزی استراتژیک سنتی معمولاًیک فرآیند طولانی است. قبل از شروع هرگونه برنامهریزی استراتژیک، تحقیق انجام میشود و یافتهها مستند میگردند. پس از آن جلسات طولانی و سطوح متعدد تأییدیه وجود دارد. تنها تعداد کمی از اعضای ارشد رهبری که قدرت تصمیمگیری دارند در این فرآیند برنامهریزی شرکت میکنند. این برنامهریزی به صورت بلندمدت انجام میشود و عموماً انعطافناپذیر است. در فرآیند برنامه ریزی استراتژیک سنتی، عدم تطابق بین استراتژی و اجرا مشاهده شده است. این نوع برنامهریزی توسط رهبری ارشد سازمان ارائه میشود و هیچ ورودی از افراد در سطح عملیاتی وجود ندارد.
برنامه ریزی استراتژیک چابک این فرآیند رسمی سازمانها را با یک فرآیند غیررسمیتر جایگزین میکند که شامل جلسات کوتاه بین گروههای کوچکتر از تمامی ذینفعان است که میتوانند تصمیمگیری استراتژیک را تسریع کنند. در اینجا، برنامه ریزی استراتژیک به صورت کوتاهمدت انجام میشود و فضایی برای تغییرات ناگهانی که ممکن است به طور غیرمنتظره رخ دهند، در نظر گرفته میشود. فرآیند برنامه ریزی استراتژیک چابک نسبت به فرآیند سنتی، معمولاً هر ماه یا هر فصل، بیشتر تکرار میشود. به این ترتیب، جریان مداوم است و ابتکارات بالقوه زیادی تولید میکند. از آنجایی که این فرآیند در اینجا سریع است، این ابتکارات به سرعت بررسی میشوند، اولویتهای استراتژیک تعیین میشوند و این ابتکارات بر این اساس اجرا میشوند. هنگام پرداختن به برنامه ریزی استراتژیک چابک، باید طرز فکر، رفتارها و روشها را تغییر دهید. این روش برای صنایع پرشتابی مانند فناوری، مالی، تولید و غیره مناسب است، زیرا برنامه ریزی چابک سرعت و انعطافپذیری را فراهم میکند. تغییر از برنامهریزی استراتژی سنتی به برنامهریزی استراتژی چابک به معنای تغییر از برنامه ریزی سالانه به برنامهریزی فصلی است.
بیشتر بخوانید: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
برنامه ریزی استراتژیک چابک چگونه کار میکند؟
فرآیند برنامه ریزی استراتژیک چابک بر جریانهای ارزش تمرکز کرده و آنها را تأمین مالی میکند؛ از آنجا، پروژهها را اجرا مینماید. دلیل این امر این است که در برنامهریزی استراتژی سنتی، تخصیص منابع بسیار پیچیده است و زمان زیادی میبرد. این بدان معناست که در چابک، سازمان استراتژی را تعریف میکند و اندازهگیری ارزش، تصمیمات مربوط به میزان سرمایهگذاری را هدایت مینماید. در همان زمان، محصولات تکمیل و منتشر میشوند. استراتژی چابک تعریف میکند و تیمها بر کاری تمرکز مینمایند که برای شرکت و مشتریان ارزش ایجاد میکند، و مبنای تخصیص منابع، ارزشآفرینی است. به این ترتیب، سازمانها مجبور نیستند تخصیص منابع را به طور مداوم بررسی کنند، که این امر فرآیند را ساده کرده و به سطح پورتفولیو قدرت تصمیمگیری میدهد. بنابراین، شرکتها از همان ابتدا میتوانند بر اجرای استراتژی برای حفظ حرکت استراتژیک تمرکز کنند.
برای شروع برنامه ریزی استراتژیک چابک، ابتدا باید مأموریت و ارزشهای سازمان را به وضوح درک کنید. این باید سکوی پرتاب شما برای برنامه ریزی استراتژیک باشد. و با این نوع سکوی پرتاب، میتوانید سریعتر برنامه ریزی کنید. الزام اساسی بعدی برای برنامهریزی چابک، داشتن گروهی با حداقل اندازه ممکن است که باید شامل ذینفعان چابک باشد که در چندین دور بررسی و تأییدیه گرفتار نشوند. این گروه باید اختیار یا قدرت تنظیم منابع را بر اساس وضعیت یا مشکلی که با آن روبرو هستند، داشته باشد. اندازه سازمان، اندازه این گروه را تعیین خواهد کرد. الزام بعدی این است که هر ابتکاری باید یک فرآیند چابک داشته باشد که قابل مدیریت و مستندسازی باشد و جریان اطلاعات قابل کنترل باشد. این کار را میتوان از طریق متدولوژی چابک با تقسیم وظایف به بخشهای کوچک و قابل مدیریت انجام داد که نتایج آنها قابل اندازهگیری باشد و سپس اولویتبندی شود که کدام وظیفه ابتدا انجام شود.
بیشتر بخوانید: انواع برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
فرآیند برنامه ریزی استراتژیک چابک
فرآیند برنامه ریزی استراتژیک چابک را میتوان به مراحل زیر تقسیم کرد:
- شما باید درک کنید که چه اطلاعاتی در زمینه برنامه ریزی استراتژیک فعلی، تحلیلهایی که انجام دادهاید و سناریوی رقابتی موجود در دسترس است. شما این اطلاعات را به عنوان مبنایی برای برنامهریزی استراتژیک چابک در نظر میگیرید.
- شما باید یک چشمانداز ایجاد نمایید یا نقطهای را پیدا کنید که برنامهریزی استراتژیک چابک حول آن ساخته شود. این امر تغییر را هدایت کرده و ثبات را تضمین مینماید.
- اهداف کوچکی ایجاد کنید که به عنوان نقشه راه برای دستیابی به چشمانداز نهایی عمل کنند.
- برای حفظ تداوم، یک الگو برای برنامهریزی و اجرای استراتژیک ایجاد کنید. یک برنامه ارتباطی اضافه نمایید تا اطمینان حاصل شود که ذینفعان در مورد اهداف همنظر هستند. یک تناوب برای اجرا و انتشار برنامههای اقدام حفظ کنید. معیارهایی را برای بررسی پیشرفت به سوی اهداف و انطباق با شرایط توسعه دهید.
یکی از جنبههای مهم برنامهریزی استراتژیک چابک این است که همه افراد در سازمان باید نقش خود را در توسعه استراتژی به وضوح درک کنند. بنابراین، تصمیمات تحمیل نمیشوند بلکه توسط دادهها هدایت میشوند، که به جای یک استثنا، به قانون سازمان تبدیل میشود. این امر همچنین به کاهش ترس کارمندانی که ممکن است تغییر را به عنوان یک تهدید ببینند، کمک میکند. در دنیای امروز، موفقیت یک سازمان به شدت به سرعت و پویایی آن در پاسخگویی به تغییرات در محیط کسب و کار بستگی دارد. هنگامی که رهبران سازمان اهداف دوراندیشانهای را تعیین میکنند، میتوانند همه را برای ابداع راههای حل مشکلات توانمند سازند، و بدین ترتیب به دستیابی به چشمانداز رهبران یاری رسانند. فرآیند برنامهریزی استراتژیک چابک تلاشهای افراد و منابع موجود را برای دستیابی به نتایج مطلوب هماهنگ میکند. این به نوبه خود، ارزش کار انجام شده را افزایش میدهد.
بیشتر بخوانید: برنامه ریزی استراتژیک کسب و کار چیست؟
چرا برنامه ریزی استراتژیک چابک مهم است؟
مهمترین مزیت برنامه ریزی استراتژیک چابک این است که به مدیران پورتفولیو قدرت تصمیمگیری در مورد اولویت پروژهها را میدهد، به این معنی که آنها میتوانند انتخاب نمایند که ابتدا روی کدام پروژه کار کنند و کدام یک را بعداً انجام دهند. این امر باعث تشویق و انگیزه آنها میشود. اما آنها باید اطمینان حاصل کنند که ارتباط مناسب و منظمی با مدیران اجرایی دارند تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر درست قرار دارد و همه آنها همسو هستند. یکی دیگر از مزایای برنامه ریزی استراتژی چابک این است که سرعت کار را افزایش میدهد و به شما امکان میدهد کار بیشتری را منتشر کنید در حالی که از استفاده صحیح از منابع اطمینان حاصل مینمایید. علاوه بر این، نوآوری را تشویق میکند زیرا به افراد قدرت میدهد و به آنها اجازه میدهد مشکلات را به روش خود حل کنند بدون اینکه وقت خود را برای انتظار دستورالعمل تلف نمایند.
از آنجایی که برنامه ریزی چابک انعطافپذیر است، در صورت لزوم امکان تغییرات سریع را فراهم میکند. برنامه ریزی استراتژیک چابک با اصل اساسی متدولوژی چابک همسو است که تیمها باید در سراسر بخشها و وظایف با یکدیگر همکاری کنند. هنگامی که تیمها یک چشمانداز مشترک را درک کرده و بر اساس آن کار میکنند، همکاری، همیاری و ارتباط آنها بهبود مییابد. در واقع میتوان گفت که در دنیای پرآشوب امروز، که تغییرات بسیار مکرر و ناگهانی رخ میدهند، برای سازمانها ضروری است که برای رویارویی با چالشها و رقابتی بودن، برنامه ریزی استراتژیک چابک را اتخاذ کنند. این امر مستلزم خروج از برنامه ریزی استراتژیک سنتی و روشهای غیرقابل مدیریت و نامناسب آن و اتخاذ روشی جدید و متفاوت برای تفکر و حل مسائل است. تعداد فزایندهای از سازمانها برنامهریزی استراتژیک چابک را اتخاذ میکنند که به نقطه قوت آنها در پیش ماندن در تجارت تبدیل میشود.
بیشتر بخوانید: نقش هوش مصنوعی در برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
درک یک فرآیند برنامه ریزی استراتژیک چابک
برنامه ریزی در سطحی بالاتر از پورتفولیو، برای توانایی یک کسبوکار در پاسخگویی مناسب به تغییرات، حیاتی است. به عبارت دیگر، پیش از آنکه چابکی کسبوکار محقق شود، برنامهریزیهای سطح بالاتر باید تکامل یابند. در واقع، چارچوب چابک مقیاسپذیر (SAFe) به تکامل رویکرد خود در پرداختن به چابکی مقیاسپذیر سازمانی ادامه میدهد، که نشان میدهد چابکی سازمانی ماندگار است. مهمترین جزء موفقیت چابکی، برنامه ریزی استراتژیک است. در اینجا، ما به دامهای فرآیند سنتی برنامه ریزی راهبردی و اینکه چگونه نسخه چابک آن فرصتهایی را برای سازمانهای مدرن ایجاد میکند تا با حداکثر کارایی اجرا نمایند و با اطمینان به اهداف شرکت دست یابند، نگاهی خواهیم انداخت.
چگونه برنامه ریزی استراتژیک سنتی کوتاهی میکند؟
برنامه ریزی استراتژیک به روال معمول کسبوکار، به طور معمول شامل یک برنامه یک، سه یا پنج ساله است که بودجه آن سالانه بررسی میشود. سه مشکل اساسی در این رویکرد وجود دارد:
- تطبیق ظرفیت با تقاضا پرهزینه و نادرست است
هنگامی که یک شرکت فرآیند برنامهریزی بودجه خود را طی میکند، مدیران “لیست آرزوها” یا پروژههایی را که قصد دارند در سال (های) آینده به آنها بپردازند، تهیه میکنند. اما همانطور که احتمالاً بارها تجربه کردهاید، تعداد پروژههایی که در نظر گرفته میشوند بیشتر از آن است که بتوان به طور واقعبینانه به اتمام رساند.
هر سال، این پروژههای تازه تأمین مالی شده باید پشتیبانی شوند، با این حال منابع سازمانها اغلب به شدت محدود است، به این معنی که تطبیق ظرفیت با تقاضا میتواند چالشبرانگیز باشد. در اینجا باید به گفته های دستهجمعی رهبران توسعه اشاره کرد که وظیفه “ممکن کردن غیرممکن” با منابع محدود و اولویتهایی که در معرض تغییر هستند را بر عهده دارند. این محدودیتها و پیچیدگیها باعث میشود که ارائه یک پیشبینی معقول از عرضه و تقاضای منابع در مقابل تحویلدادنیها دشوار شود، که منجر به عدم اطمینان به توانایی تیم در اجرای برنامه میشود، مهم نیست که چقدر خوب باشد.
- تخصیص بودجه بیش از حد است که منجر به هزینههای غیرمسئولانه میشود
دامنه غیرواقعی که قبلاً ذکر شد، اغلب منجر به باقی ماندن دلارهای بودجه استفاده نشده از پروژههای تأمین مالی شده و ناتمام میشود. این بودجه “اضافی” به ناچار منجر به تلاشهای عجولانه در پایان سال میشود، زیرا بودجه خرج نشده میتواند بر تخصیص بودجه سال آینده تأثیر بگذارد. همه ما شاهد این اتفاق بودهایم. و همه ما رایجترین راه حل را دیدهایم: “پول را خرج کنید!” برای اثبات به مدیران که بودجه برای سال آینده ضروری است، بودجه باقی مانده صرف موارد غیرضروری میشود، به جای اینکه به شرکت بازگردانده شود.
- انعطافناپذیری تصمیمگیریهای سریع سرمایهگذاری را غیرممکن میسازد
برنامه ریزی استراتژیک و راهبردی سنتی نه تنها فاقد یک بررسی روان و مداوم از ارتباط پروژهها با یک ابتکار خاص است، بلکه توانایی شما را برای تغییر مسیر بدون برخورد با موانع بزرگ نیز مختل میکند. به عنوان مثال، اگر در نزدیکی پایان سال، پروژههای خاص دیگر منطقی به نظر نرسند، معمولاً یکی از دو اتفاق میافتد: یا تغییر میدهید یا وضعیت موجود را حفظ میکنید.
اگر تیم شما در واقع تصمیم به تغییر مسیر بگیرد و یک دستور تغییر تکمیل شود، ممکن است با سربار زیاد، دردسر، تغییر منابع و خطر از دست دادن بودجه در سال آینده مواجه شوید. اگر رویکرد جایگزین را در پیش بگیرید و صرفاً برای جلوگیری از دردسر و سایر خطرات ناشی از ایجاد تغییر در مراحل پایانی، پروژه را به پایان برسانید، پروژهای که با تلاش زیاد به اتمام میرسانید ممکن است بر اساس ابتکار عمل در دست، منطقی نباشد. هیچ یک از این سناریوها به نفع سازمان یا ذینفعان آن نیست.
چگونه چابکی سازمانی ناجی میشود؟
برنامه ریزی چابک پورتفولیو در مقیاس بزرگ به این معناست که استراتژی توسط کل سازمان تعریف میشود و تصمیمات مربوط به میزان سرمایهگذاری بر اساس اندازهگیری ارزش پروژههای تکمیلشده و محصولات بهطور پیوسته منتشرشده اتخاذ میشوند. تیمها بهطور مداوم کارهایی را انجام میدهند که از نظر استراتژیک برای شرکت منطقی هستند و منابع بر اساس آنچه طبق انتظار بازدهی دارد و آنچه ندارد، تخصیص داده میشوند. با توجه به پیچیدگیهای تخصیص منابع در چارچوب سنتی برنامه ریزی راهبردی، برنامه ریزی راهبردی چابک تمرکز را به تأمین مالی جریان ارزش و اجرای پروژهها از آنجا تغییر میدهد. به عبارت دیگر، برنامه ریزی استراتژیک چابک سربار ناشی از نیاز مداوم به بازسازی مدیریت ظرفیت یا منابع را حذف میکند، فرآیند را ساده مینماید و سطح پورتفولیو را در تصمیمگیری توانمند میسازد.
همچنین ذهنیت مدیریت پورتفولیوی ناب را به پروژههایی میآورد که در آن ساختن، اندازهگیری، یادگیری و در صورت لزوم، تغییر استراتژیک مجاز و مورد نیاز است. این معمولاً در دو سطح انجام میشود.
- برنامهریزی: ۳ ماهه/فصلی – طول هر چرخه تکراری معمولاً سه ماه است که برای ایجاد یک برنامه بلندمدت در برابر ابتکاراتی که ساخت آنها ۶ تا ۱۲ ماه طول میکشد، کافی است.
- برنامهریزی چابک مقیاسپذیر: ۱۲-۱۸ ماه – برنامهریزی چابک مقیاسپذیر یک فرآیند برنامهریزی سالانه چرخشی است که شامل چهار تا شش افزایش برنامه (هر افزایش برنامه معمولاً سه ماه طول میکشد و با فصول مالی همسو است) میشود و هر افزایش برنامه به صورت جداگانه برنامهریزی میشود. این امر دیدی نسبت به جهتگیری استراتژیکی که باید در ۱۲ تا ۱۸ ماه آینده به دست آید، ارائه میدهد.
افزایشهای برنامه کوتاهمدت به خوبی تعریف شدهاند و افزایشهای میانمدت و بلندمدت کمتر تعریف شدهاند. با در نظر گرفتن سازگاری به عنوان اولویت اصلی، فرآیند برنامهریزی راهبردی چابک انعطافپذیری را ترویج میکند و برنامههای بلندمدت را هر سه ماه یکبار بازبینی مینماید تا اولویتها را تأیید کند و اطمینان حاصل نماید که کاری که قرار است در افزایشهای برنامه آتی انجام شود، همچنان بالاترین اولویت برای سازمان است و با استراتژی همسو است. فرصتهای منظمی برای ایجاد تغییرات در برنامه ۹ تا ۱۲ ماهه بر اساس عوامل تغییردهنده بازی و درسهای آموخته شده وجود دارد. به عبارت ساده، برنامه ریزی استراتژیک چابک به جریانهای ارزش تأمین مالی شده همراه با یک برنامه سالانه بلندمدت چرخشی خلاصه میشود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک رایگان چیست؟ بهترین نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک
نتیجه گیری:
برنامه ریزی استراتژیک و راهبردی چابک، مدیران پورتفولیو را قادر میسازد و تشویق مینماید تا خودشان تصمیم بگیرند روی کدام پروژهها کار کنند، به شرطی که ارتباط منظم با مدیران ارشد وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که سازمان در مسیر درست و همسو است. یک جلسه بررسی ماهانه را تصور کنید که در آن مکالمه در مرحله “وضعیت این پروژه چگونه است؟” متوقف نمیشود، بلکه به سؤالات معنادارتری مانند “تاکنون چقدر ارزش کسب کردهایم؟” پیش میرود. اگر ۸۰ درصد ارزش را کسب کردهاید و فقط ۵۰ درصد بودجه را خرج کردهاید، ارزش دارد که در نظر بگیرید آیا باید همانجا متوقف شوید و به سراغ چیزی با نسبت ارزش به تلاش بالاتر بروید یا خیر. برنامه ریزی راهبردی که با ذهنیت چابک اجرا شود، میتواند یک تغییر تحولآفرین در سازمانی ایجاد کند که متعهد به مقیاسبندی چابک است. آنگاه، و فقط آنگاه، شاهد بهبود کارایی عملیاتی از طریق همسویی مداوم تیمهای تجاری و فناوری خواهید بود. بیش از پیش، دلایلی برای مقیاسبندی چابکی در سازمانها مطرح میشود. اما پیش از آنکه سوار قطار مقیاسبندی چابک شوید، مهم است که به تمام آنچه در سطحی بالاتر از لایه پورتفولیو اتفاق میافتد فکر کنید و بپرسید که چگونه این اولویتهای سطح سازمانی در دنیای چابک تغییر میکنند.
در کارمیز، ما بر این باوریم که مدیریت استراتژیک مؤثر یک سفر مداوم یادگیری و سازگاری است و نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک ما به کسب و کار شما کمک می کند تا دقیقاً به آن دست یابد. نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرحشده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع برنامه ریزی استراتژیک چابک نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.