اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک، میتواند تاثیر زیادی بر موفقیت سازمانها داشته باشد. برنامه ریزی استراتژیک یک فعالیت حیاتی است که به سازمان کمک میکند وضعیت کسبوکار، بازار و منابع خود را ارزیابی کند. این فرآیند، اولویتها را تعیین کرده، شکافهای عملیاتی را شناسایی نموده و همسویی لازم را در فرآیندهای کلیدی که سازمان را به جلو حرکت میدهند، ایجاد میکند. تمام این عوامل برای رشد کسبوکار ضروری هستند. برنامه ریزی استراتژیک شاخصهایی را تعیین میکند که نشان میدهند سازمان تا چه میزان به اهداف خود نزدیک شده است. علاوه بر این، این فرآیند نیازمند همکاری و تمرکز بالایی است تا اطمینان حاصل شود که افراد مناسب درگیر شده و اطلاعات صحیح برای تصمیمگیریهای آگاهانه مورد استفاده قرار میگیرند. در این مقاله به اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک پرداخته و چگونگی اجتناب از آنها را بررسی خواهیم کرد تا سازمان شما بیشترین بهره را از این فرآیند ببرد.
اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
برنامههای استراتژیک همواره مورد انتقاد قرار گرفتهاند. آنها به دلیل بیاستفاده ماندن و خاک خوردن، مورد تمسخر قرار میگیرند. همچنین، برای استراتژی در دنیایی پیچیده و نامطمئن نامناسب تلقی میشوند. علاوه بر این، جمله معروف دوایت آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) که میگوید: «برنامهها هیچ هستند؛ برنامه ریزی همه چیز است»، باعث شده است که این برنامهها به طور کلی نادیده گرفته شوند.
با این حال، برنامههای استراتژیک همچنان مورد استفاده قرار میگیرند. شرکتها آنها را تدوین میکنند و مشاوران نیز همین کار را انجام میدهند. برنامههای استراتژیک به دلیلی ماندگار شدهاند. اگر به درستی تدوین شوند، ابزارهای فوقالعادهای برای هدایت و جهتدهی استراتژی یک سازمان در چند سال آینده خواهند بود. اما دقیقاً در همین نقطه است که مشکلات پدیدار میشوند. بسیاری از برنامههای استراتژیک بهدرستی تدوین نمیشوند. در ادامه، اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک را که افراد، حتی حرفهایهایی مانند مشاوران، هنگام نگارش برنامههای استراتژیک مرتکب میشوند، خلاصه کردهایم.
بیشتر بخوانید:برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
۱. استفاده از یک تسهیلگر داخلی که مهارت لازم برای هدایت جلسه برنامه ریزی را ندارد
برای کاهش تعصبات داخلی و افزایش عینیت در برنامه ریزی، اغلب منطقی است که از یک مشاور خارجی باتجربه برای هدایت جلسات برنامه ریزی استراتژیک استفاده شود. تسهیلگری یک مهارت آموختنی است که ممکن است حتی یک مدیرعامل یا تیم مدیریتی بااستعداد نیز آن را بهخوبی نداشته باشند. علاوه بر این، مشاوران خارجی دارای دیدگاهی بیطرفانه هستند که میتواند منجر به گفتوگوهای سازنده و صریح در بین شرکتکنندگان شود.
۲. تعیین نکردن اهداف شفاف
دومین مورد از اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک تعیین نکردن اهداف شفاف است. بدون اهداف کاملاً مشخص و ساختاری شفاف برای پیشبرد برنامه ریزی، جلسات برنامه ریزی استراتژیک ممکن است از مسیر اصلی منحرف شده و موجب سرخوردگی و عدم درگیری کامل شرکتکنندگان شود. هنگامی که همه از ابتدا درک روشنی از انتظارات و نتایج مورد نظر جلسات برنامه ریزی استراتژیک داشته باشند، احتمال تمرکز بر اهداف و تحقق آنها به میزان قابلتوجهی افزایش مییابد.
۳. ایجاد نکردن فضای اعتماد و شفافیت
مهم است که بهعنوان یک گروه، بهصورت آزادانه ایدهپردازی کنید و اجازه دهید همه اعضای جلسه برنامه ریزی استراتژیک نظرات و ایدههای خود را بیان کنند. این امر تنها در صورتی امکانپذیر است که فضایی از اعتماد و عدم قضاوت در جلسه ایجاد شود. گاهی یک ایده غیرمنتظره میتواند منجر به تحولات بزرگی در سازمان شود. در محیطهایی که افراد احساس راحتی و ارزشمندی برای بیان نظرات خود ندارند، ایدهها و بینشهایی که میتوانند سازمان را به پیشرفتهای چشمگیر برسانند، هرگز شنیده نخواهند شد.
۴. ورود بیش از حد به جزئیات
هدف اصلی جلسات برنامه ریزی استراتژیک، تعیین اهداف کلان سازمانی و تدوین راهبرد مناسب برای دستیابی به آنها است. درگیر شدن بیش از حد با جزئیات تاکتیکی در این مرحله، تأثیر استراتژیک این جلسات را کاهش داده و ممکن است فرآیند را از مسیر اصلی منحرف کند. این امر میتواند باعث ایجاد تعداد زیادی اقدام اجرایی شود که هرگز به طور کامل انجام نمیشوند، به جای اینکه بر روی تعداد محدودی از اقدامات استراتژیک که برای موفقیت حیاتی هستند، تمرکز شود.
۵. عدم پرداختن به سوءبرداشتها درباره مفهوم «استراتژی»
افراد اغلب درک یکسانی از واژه «استراتژی» ندارند، زیرا این واژه میتواند برای افراد مختلف معانی متفاوتی داشته باشد. چشمانداز به این اشاره دارد که میخواهید چه باشید و به کجا بروید. در حالی که استراتژی شامل گامهای بزرگی است که برای رسیدن به آنجا برمیدارید. بنابراین، مهم است که در ابتدای جلسات برنامه ریزی استراتژیک، اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم، درک یکسانی از مفهوم استراتژی دارند.
۶. پیگیری نکردن ایدههای مطرحشده در جلسات
برگزاری یک جلسه یا مجموعهای از جلسات استراتژیک، کار سخت و مهمی است که مستلزم کنار گذاشتن برنامههای روزانه مدیران و رهبران سازمان است. بنابراین، اقدام و اجرای مواردی که در این جلسات مطرح میشوند، امری حیاتی است. با این حال، یکی از رایجترین شکستهای برنامه ریزی استراتژیک، عدم اجرای تصمیمات است. برای جلوگیری از این مشکل، وظایف مشخصی را به افراد واگذار کرده و سازوکاری برای پیگیری و مسئولیتپذیری ایجاد کنید. این سازوکارها میتوانند شامل بهروزرسانیهای فصلی، گزارشهای پیشرفت دورهای و پیگیریهای فردی باشند.
۷. نداشتن شرکتکنندگان مناسب یا عدم حضور بخشهای کلیدی
در این زمینه دو دیدگاه وجود دارد: یکی معتقد است که جلسات برنامه ریزی استراتژیک باید با تعداد کمی از افراد برگزار شود تا کارآمدتر باشند، و دیگری بر این باور است که یک گروه بزرگتر میتواند ایدههای بیشتری ایجاد کند و پذیرش تصمیمات را تسهیل نماید. هرچه گروه بزرگتر باشد، نقش تسهیلگر جلسه نیز مهمتر میشود. در هر صورت، مهم است که افرادی از بخشهای مختلف مانند فروش، مالی، عملیات، بازاریابی و سایر گروههای مرتبط در جلسه حضور داشته باشند تا نظرات جامعی ارائه شود.
در حالی که جمع کردن همه افراد کلیدی در یک جلسه برنامه ریزی استراتژیک میتواند خود یک دستاورد بزرگ باشد، موفقیت این فرآیند به میزان بهرهگیری از مهارتها، ایدهها و دیدگاههای منحصربهفرد شرکتکنندگان برای دستیابی به اهداف تعیینشده بستگی دارد. اهمیت این جلسات را نمیتوان نادیده گرفت، زیرا آنها تأثیر قابلتوجهی بر مسیر آینده سازمان خواهند داشت. به همین دلیل، ضروری است که چارچوب مناسب، تسهیلگر حرفهای و شرکتکنندگان شایسته را در این فرآیند دخیل کنید. پرهیز از هفت اشتباه رایج مطرحشده در این مقاله، شما و تیمتان را در مسیر موفقیت قرار خواهد داد.
8. برنامه استراتژیک مشخص و ملموس نیست
هشتمین اشتباه از اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک، عدم شفافیت و ملموس بودن آنهاست. بسیاری از برنامههایی که دیدهام، متونی مبهم و پر از اصطلاحات کلیشهای مرتبط با استراتژی هستند که شامل اعداد، روندها و تحلیلهای کلی میشوند. اما هیچگاه بهطور مشخص بیان نمیکنند که سازمان دقیقاً چه استراتژیای را در نظر دارد. در نتیجه، خواننده پس از مطالعه این برنامهها همچنان در ابهام باقی میماند و متوجه نمیشود که این کلمات پیچیده و پرطمطراق در عمل به چه معنا هستند.
عدم شفافیت و ملموس بودن، یک مشکل رایج در تدوین استراتژی است. یکی از دلایل این موضوع میتواند این باشد که تعیین یک مسیر مشخص، همراه با مسئولیتپذیری است. زمانی که بهطور دقیق بیان کنید که در چند سال آینده به کجا میخواهید برسید، مسئولیت تحقق آن هدف را بر عهده میگیرید و در قبال نتایج یا عدم تحقق آنها پاسخگو خواهید بود. برخی افراد از این موضوع خوششان نمیآید و ترجیح میدهند برنامههایشان را در هالهای از ابهام نگه دارند.
برخی دیگر استدلال میکنند که یک استراتژی، ذاتاً باید در سطح کلان و انتزاعی باشد. زیرا به محض اینکه استراتژی مشخص و ملموس شود، وارد سطح تاکتیکی و عملیاتی شدهایم. اما این دیدگاه منطقی نیست. در حالی که استراتژی به جهتگیری کلی یک سازمان بهسوی آینده مربوط میشود، این جهتگیری را میتوان با زبانی کاملاً روشن و مشخص بیان کرد. اگر میخواهید برنامه استراتژیک شما واقعاً مؤثر باشد، باید بهصورت ملموس و شفاف تدوین شود.
9. برنامه استراتژیک متمایز نیست
مشخص بودن بهتنهایی کافی نیست. یک برنامه استراتژیک خوب باید متمایز نیز باشد. منظور از متمایز بودن، تفاوت آن با رقبا نیست. این موضوع نیز اهمیت دارد، اما به خود استراتژی مربوط میشود، نه نحوه تدوین برنامه. منظور از «متمایز بودن» این است که برنامه باید بهوضوح نشان دهد که استراتژی جدید چگونه با آنچه سازمان در حال حاضر انجام میدهد، متفاوت است.
این موضوع بسیار حیاتی است. تحقیقات در زمینه اجرای استراتژی نشان میدهند که یکی از مشکلات رایج این است که استراتژی جدید بر اساس روشهای قدیمی کار مجدداً تفسیر میشود. علاوه بر این، به دلیل سوگیری تأییدی، افراد معمولاً به دنبال اطلاعاتی هستند که انتظاراتشان را تأیید کند و فقط مواردی را میبینند که با دانستههای قبلیشان مطابقت دارد. در نتیجه، هنگام مطالعه برنامه، بسیاری ممکن است بپرسند: «چه چیزی جدید است؟ آیا این همان چیزی نیست که ما قبلاً انجام میدادیم؟»
برای جلوگیری از این مشکل، باید تفاوتها را برای آنها مشخص کنید. باید نشان دهید که استراتژی جدید در چه مواردی و چگونه از استراتژی قبلی یا آنچه سازمان امروز انجام میدهد، متفاوت است. مشخص و شفاف بودن کمک میکند، زیرا وقتی استراتژی خود را بهصورت واضح بیان کنید، توضیح اینکه چگونه با وضعیت کنونی متفاوت است نیز آسانتر خواهد شد.
10. برنامه استراتژیک انسجام ندارد
دهمین مورد از اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک که مشاهده میکنم، عدم انسجام آنهاست. این برنامهها شامل ایدههای متعددی هستند که ممکن است هرکدام بهتنهایی مفید باشند، اما در مجموع به یک کلیت منسجم تبدیل نمیشوند. یا حداقل، نشان داده نمیشود که چگونه این عناصر مختلف با یکدیگر مرتبط هستند. نتیجه این امر، سردرگمی و احساس گمشدگی هنگام مطالعه برنامه است.
استراتژی ذاتاً پیچیده است. این پیچیدگی ضروری است، زیرا استراتژی باید تمام جنبههای مختلف فعالیتهای یک سازمان را در بر بگیرد و آنها را در قالب یک مسیر مشخص و متمایز برای آینده سازمان ارائه دهد.
اما در عین حال، استراتژی باید ساده باشد تا افراد بتوانند آن را درک کنند. سادهسازی استراتژی با سطحیسازی آن یا استفاده از عبارات انتزاعی و کلی کارساز نیست بلکه این کار تنها اشتباه اول را تقویت میکند. بهترین راه برای سادهسازی، ایجاد یک ساختار منسجم است. این بدان معناست که بخشهای مختلف برنامه باید بهطور هماهنگ با یکدیگر مرتبط باشند. چنین رویکردی باعث میشود که علیرغم گستردگی موضوعات مطرحشده، استراتژی در نهایت به یک مفهوم مشخص و قابلدرک تبدیل شود.
11. برنامه استراتژیک متقاعدکننده نیست
زمانی که ده اشتباه قبلی برطرف شوند، افراد میتوانند درک کنند که برنامه دقیقاً به چه چیزی اشاره دارد، ببینند که چگونه از وضعیت فعلی متمایز است، و بفهمند که چگونه تمام بخشهای آن با یکدیگر هماهنگ شدهاند. در مقایسه با بسیاری از برنامههای معمولی، این یک گام بزرگ به جلو محسوب میشود. و اگر هدف اصلی، صرفاً نگارش برنامه استراتژیک باشد، همین میزان کافی خواهد بود.
اما این هرگز هدف اصلی نیست یا حداقل نباید باشد. در اصل، برنامههای استراتژیک به یک دلیل کلیدی نوشته میشوند: ایجاد تغییر. این برنامهها مسیر حرکت سازمان را در چند سال آینده ترسیم میکنند و هدفشان تغییر در طرز فکر و رفتار افراد است تا استراتژی تدوینشده بهدرستی اجرا شود. این بدان معناست که برنامههای استراتژیک باید افراد را نسبت به اهمیت و معنای استراتژی و دلایل اتخاذ برخی تصمیمات (و عدم انتخاب برخی دیگر) متقاعد کنند.
بنابراین، یک برنامه استراتژیک خوب باید مانند یک مقاله جذاب باشد که دارای یک مسیر داستانی روشن، مقدمه، ساختار مشخص و نتیجهگیری باشد. همانطور که یک مقاله خوب با در نظر گرفتن مخاطب نوشته میشود، یک برنامه استراتژیک مؤثر نیز باید خواننده را گامبهگام در مسیری طبیعی و منطقی پیش ببرد. تنها در این صورت است که میتواند مخاطب را متقاعد کند که این استراتژی، مسیر درستی برای سازمان است.
12. برنامه استراتژیک قابل اقدام نیست
پس از رفع یازده اشتباه در برنامه ریزی استراتژیک قبلی، برنامه استراتژیک به سطح نسبتاً پیشرفتهای رسیده است. اما یک اشتباه نهایی وجود دارد که من در برنامههای استراتژیک بهوفور دیده شده: عدم داشتن جهتگیری واضح به سمت اقدام.
همانطور که در اشتباه قبلی ذکر شد، برنامههای استراتژیک برای ایجاد تغییر در طرز فکر و رفتار افراد نوشته میشوند. این بدین معنی است که آنها باید اقداماتی را تحریک کنند باید به افراد نشان دهند که چه کارهایی باید انجام شود تا استراتژی بهدرستی اجرا شود. در غیر این صورت، استراتژی عالیای خواهیم داشت که همه آن را درک کرده و حتی با آن موافق هستند، اما سوال «حالا چه؟» همچنان بدون پاسخ باقی میماند.
قابل اقدام بودن به این معنا نیست که برنامه باید شامل یک برنامه ریزی پروژه دقیق برای سه تا پنج سال آینده باشد. چنین برنامه ریزی معمولاً قبل از نوشتن، بسیار خشک و منسوخ میشود. اما قابل اقدام بودن به این معناست که برنامه بهوضوح بیان کند که برای تحقق استراتژی بهطور مؤثر، چه چیزهایی لازم است، مثلاً در قالب یک نقشهراه. این شامل حداقل تعریف منابع و افراد مورد نیاز و اقدامها یا مداخلات اصلی است که باید انجام شود.
بیشتر بخوانید:چرا برنامه ریزی استراتژیک مهم است؟
13. محدود کردن مشارکت به تعداد کمی از افراد
در برخی سازمانها، مدیرعامل موسسه مالی (FI) مسئول ایجاد برنامه استراتژیک است، که این موضوع سازمان را از کشف امکانات جدید و دیدگاههای تازه محروم میکند. PRI پیشنهاد میکند که هیئت مدیره FI و تمام اعضای تیم اجرایی و همچنین سطح بعدی تیم مدیریتی در فرآیند ایجاد برنامه استراتژیک مشارکت داشته باشند. این رویکرد اطمینان حاصل میکند که ایدههای جدید و حمایت از برنامه در سطوح رهبری ارشد سازمان شکل میگیرد.
14. صرف زمان برای نگاه به گذشته
یک برنامه استراتژیک باید به آینده نگاه کند. FIها معمولاً زمان زیادی را صرف بررسی مالیاتها میکنند. در حالی که داشتن درک عمیق از وضعیت مالی میتواند آموزنده باشد، یک برنامه رو به جلو، به تصویر بزرگتر نگاه میکند و مقصد رهبری را برای پنج سال آینده مشخص میکند. صرف زمان زیاد برای بررسی عملکرد گذشته وقتی که قصد دارید افراد را به رویاپردازی درباره آینده فراخوانید، منطقی نیست.
15. تفکر نکردن در مقیاس بزرگ
FIهایی که معمولاً به جای شروع از ابتدا، به ساخت برنامه استراتژیک قبلی ادامه میدهند، ممکن است فرصتهای جدیدی برای رشد و پیشرفت را از دست بدهند. در محیط رقابتی و در حال تغییر امروزی، رهبران FI باید به این فکر کنند که چه چیزی میتوانند بشوند و چه کارهایی باید انجام دهند تا فراتر از خدمات موجود و روشهای سنتی ارائه خود رشد کنند. اگرچه مشاورانی مانند PRI میتوانند این فرآیند را هدایت کنند، اما این FI است که باید تصویری از آنچه که میخواهد باشد را تجسم کند. زمانی که آنها بتوانند این دیدگاه را بیان کنند، PRI به آنها در تدوین استراتژیها برای رسیدن به آن کمک میکند. این زمان و مکانی است که باید به تفکر بزرگ پرداخته شود.
16. کنار گذاشتن بیانیه چشمانداز
در حالی که بیشتر FIها بیانیه ماموریت دارند که دلایل وجود خود و آنچه که برای ذینفعانشان انجام میدهند را بیان میکند، بیانیه چشمانداز بیشتر به آینده نگری و آرمانگرا است. این بیانیه باید به این بپردازد که FI در 3 تا 5 سال آینده کجا میخواهد باشد، که به تصمیمات مدیریتی جهت میدهد تا از این دیدگاه پشتیبانی کنند. در محیط در حال تغییر سریع سالهای اخیر، بسیاری از FIها مجبور به کنار گذاشتن یا تغییر برنامه استراتژیک خود برای حفظ ارتباط شدهاند. به همین دلیل، داشتن یک بیانیه چشمانداز روشن و مدبرانه ضروری است، و این معمولاً به هدایت یک برنامه استراتژیک انعطافپذیر و چابک کمک میکند. این فرصتی است برای رهبری تا “چشمانداز” سازمان را بگیرد و آن را به عملیات FI منتقل کند.
“یک جلسه تخیلی جذاب به رهبران کمک میکند تا در ایجاد یک داستان مشترک از موفقیت همکاری کنند. این فعالیت رهبران را متحد و الهامبخش میکند و در نهایت همه را به پذیرش هدف بزرگتر سازمان ترغیب میکند.
17. چاپ برنامه و قرار دادن آن بر روی قفسه
برنامه استراتژیک باید به اندازه کافی انعطافپذیر باشد تا در صورت تغییرات محیطی، تغییرات لازم در آن اعمال شود، اما همچنین باید پیگیری و اقداماتی برای اجرای برنامه انجام گیرد تا تفاوت واقعی در سازمان ایجاد شود. اعضای تیم باید برنامه استراتژیک را درک کنند و مسئولیت انجام مراحل عملیاتی را بر عهده بگیرند.
باید یک تیم از کارکنان هر ابتکار استراتژیک در برنامه عمل را پیگیری کنند. FI باید افراد کلیدی را مشخص کرده و جدول زمانی را تعیین کند و اطمینان حاصل کند که تیم حداقل هر سه ماه یکبار برای بحث در مورد چالشها و دستاوردهای قابل جشن ملاقات کند. یک گزارش پیشرفت سطح بالا باید حداقل یک یا دو بار در سال به هیئت مدیره ارائه شود.
بدون اندازهگیری و مسئولیتپذیری، فرآیند برنامه ریزی استراتژیک شانسی برای تحقق وعدههای خود ندارد.
پیگیری پیشرفت در اهداف و مقاصد استراتژیک به طور منظم برای اطمینان از اجرای برنامه و انجام اصلاحات لازم بسیار مهم است. انضباط برای پیشرفت و گزارشدهی در مورد معیارهای موفقیت به طور منظم اطمینان از مسئولیتپذیری و پیگیری را تضمین میکند. ممکن است مفید باشد که یک فرد مسئول جمعآوری، پیگیری و گزارشدهی پیشرفت برنامه استراتژیک با استفاده از کارتهای امتیازی و داشبوردها تعیین شود. یک بازبینی تجاری فصلی شامل گزارشی از وضعیت اجرای استراتژی از طریق شاخصهای کلیدی عملکرد است.
نتیجهگیری از مقاله اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک
زمانی که از این اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک اجتناب شود، برنامه استراتژیک تبدیل به یک برنامه مشخص، متمایز، منسجم، قانعکننده و قابل اقدام میشود. این نوع از برنامههای استراتژیک است که میتواند به انتظارات بلندمدت از یک استراتژی مکتوب پاسخ دهد. چنین برنامهای ابزاری ارزشمند است که میتواند سازمان را برای چند سال آینده متمرکز و هدایت کند.
این موضوع در زمینههای بسیار پویاتر نیز صادق است. در حالی که استراتژی واقعی منعکسشده در برنامه ممکن است به زودی بخشی از آن منسوخ شود، برنامه همچنان یک نقطه مرجع مشترک را نمایان میسازد. این کمک میکند تا مشخص شود چه چیزی در حال تغییر است و سازمان چگونه قرار است از مسیر قبلی خود انحراف پیدا کند. دوباره به نقل قول معروف ژنرال آیزنهاور اشاره میکنم که میگوید: “برنامهها هیچ هستند؛ برنامه ریزی همه چیز است.”
نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرحشده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع اشتباهات رایج در برنامه ریزی استراتژیک نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.