در دنیای کسب‌وکارهای امروزی، داشتن یک برنامه دقیق و منظم برای دستیابی به اهداف حیاتی است. برنامه اعملیاتی یکی از ابزارهای قدرتمند برای موفقیت در هر پروژه است. این برنامه نه تنها به شما کمک می‌کند که به وضوح ببینید برای رسیدن به اهداف خود باید چه کارهایی انجام دهید، بلکه مسئولیت‌ها، منابع و زمانبندیها را نیز مشخص می‌کند تا هیچ جزئیاتی از قلم نیفتد. در این مقاله، به این موضوع می‌پردازیم که چگونه یک برنامه عملیاتی مؤثر ایجاد کنید، از کجا شروع کنید و چگونه ابزارهای مناسب را برای پیاده‌سازی آن استفاده کنید تا تیم شما به راحتی بتواند از آن پیروی کرده و اهداف خود را به واقعیت تبدیل کند. با ما همراه باشید تا قدم به قدم با فرآیند طراحی و اجرای یک برنامه عملیاتی موفق آشنا شوید.
برنامه عملیاتی چیست؟
برنامه عملیاتی فهرستی از کارها یا گام‌هایی است که باید برای رسیدن به اهداف خود انجام دهید. یک برنامه عملیاتی مؤثر مانند یک برنامه مدیریتی برای ابتکارات شرکت شما عمل می‌کند و گام‌هایی که باید برای موفقیت این اهداف بزرگ بردارید را توضیح می‌دهد. پس از گذراندن فرآیند تعیین اهداف، یک برنامه اقدام با وظایف خاص و زمانبندی برای رسیدن به هر هدف ایجاد کنید.
برنامه‌های عملیاتی اغلب در برنامه‌ریزی استراتژیک استفاده می‌شوند. برنامه‌های استراتژیک اهدافی سه تا پنج ساله هستند که کل سازمان شما در جهت آنها تلاش می‌کند. پس از ایجاد یک برنامه استراتژیک، می‌توانید از یک برنامه عملیاتی برای ترسیم نحوه اجرای اهداف استراتژیک خود استفاده کنید. با این کار، به تیم خود یک چارچوب برای پیگیری تمام کارهای فردی که باید انجام دهند تا به هدف استراتژیک کلی برسند، می‌دهید.
اما می‌توانید برنامه‌های عملیاتی را برای بیشتر از فقط برنامه‌ریزی استراتژیک ایجاد کنید. از این ابزار برای دستیابی به هر هدف خاص به صورت سیستماتیک استفاده کنید. به عنوان مثال، برنامه‌های عملیاتی برای:
- برنامه عملیاتی تجاری
- برنامه عملیاتی بازاریابی
- برنامه عملیاتی اصلاحی
- برنامه عملیاتی فروش
- برنامه عملیاتی پروژه
- برنامه عملیاتی توسعه شخصی
صرف‌نظر از نوع برنامه عملیاتی که ایجاد می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که آن را در نرم‌افزار مدیریت وظایف ایجاد کنید. بدین ترتیب، می‌توانید به راحتی موارد اقدام و زمانبندیها را با تیم خود به اشتراک بگذارید تا پیشرفت را پیگیری کنید. به جای بروزرسانی‌های دستی وضعیت و تحویل‌های مبهم، تیم شما یک منبع مرکزی حقیقت برای هر آنچه که باید انجام دهند تا به اهداف خود برسند، خواهد داشت.
هدف از برنامه عملیاتی چیست؟
هدف اصلی برنامه عملیاتی، مشخص کردن منابع و جدول زمانی موردنیاز برای دستیابی به اهداف پروژه است. این برنامه به شفاف‌سازی اهداف کمک می‌کند و چشم‌انداز روشنی از نتیجه مطلوب ارائه می‌دهد. همان‌طور که از نام آن پیداست، برنامه عملیاتی هدف را به گام‌های قابل اجرا تقسیم کرده و مسئولیت‌ها را تعیین می‌کند تا همه اعضای تیم از مهلت‌های کلیدی و نحوه استفاده از منابع آگاه باشند.
علاوه بر جنبه‌های لجستیکی، برنامه عملیاتی چارچوبی برای ردیابی پیشرفت و انجام تعدیلات لازم برای حفظ مسیر تعیین می‌کند. به عنوان مثال، اگر هدف راه‌اندازی یک محصول جدید تا ۱ آبان باشد، اما تحقیقات بازار تا ۲۵ مهر به پایان نرسد، برنامه باید متناسب با آن تنظیم شود. در صورتی که در طول مسیر ریسک‌هایی ایجاد شوند، برنامه‌های جایگزین می‌توانند از بروز پیامدهای نامطلوب جلوگیری کنند. در نهایت، برنامه عملیاتی معیاری برای اندازه‌گیری موفقیت پس از دستیابی به اهداف فراهم می‌کند.
بیشتر بخوانید: برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
چه کسانی باید برنامه عملیاتی تهیه کنند؟
در حالی که مدیران پروژه از برنامه‌های عملیاتی استفاده می‌کنند، سایر رهبران تیم و مدیران کسب‌وکار که اجرای یک پروژه یا فرآیند را بر عهده دارند نیز می‌توانند از آن بهره ببرند. برنامه‌های عملیاتی می‌توانند به‌صورت فردی یا گروهی استفاده شوند؛ در شرایطی که تیم درگیر است، رهبر تیم برنامه را تنظیم کرده و نظرات همه اعضا را جمع‌آوری می‌کند.
در اینجا یک نمای کلی از افرادی که باید در تهیه و اجرای برنامه عملیاتی مشارکت داشته باشند آورده شده است:
- حرفه‌ای‌های مدیریت پروژه: مدیران پروژه، مدیران برنامه، مدیران پورتفولیوی پروژه و دفاتر مدیریت پروژه (PMOها)
- تیم‌های مدیریت عملیات کسب‌وکار: مدیران دپارتمان‌ها، مدیران وظیفه‌ای و سرپرستان
- تیم‌های برنامه‌ریزی سازمانی: تیم مدیریت ارشد، مدیران اجرایی، هیئت‌مدیره و حامیان پروژه
به‌عنوان مثال، مدیر پروژه برنامه عملیاتی را برای نظارت بر اجرای پروژه از ابتدا تا انتها تدوین می‌کند. این کار تضمین می‌کند که پروژه مطابق برنامه و در محدوده تعیین‌شده اجرا شود. حامیان پروژه برنامه را بررسی می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که با اهداف استراتژیک همسو است، و ذینفعان از آن برای آگاهی از پیشرفت کلی پروژه و تأثیر آن بر منافعشان استفاده می‌کنند.
برنامه عملیاتی در مقابل برنامه پروژه
در حالی که برنامه‌های عملیاتی و برنامه‌های پروژه دو ابزار مهم در مدیریت پروژه هستند، نحوه استفاده از آنها متفاوت است. برنامه عملیاتی گام‌های موردنیاز برای دستیابی به یک هدف خاص را مشخص می‌کند و اغلب برای وظایف کوچک یا ابتکارات پروژه‌ای استفاده می‌شود. اجزای یک برنامه عملیاتی شامل وظایف، مسئولیت‌ها، مهلت‌های زمانی، منابع و وضعیت پیشرفت است. به‌عنوان مثال، یک برنامه عملیاتی برای راه‌اندازی یک محصول جدید شامل تحقیقات بازار، توسعه محصول و برنامه‌ای برای ورود محصول به بازار خواهد بود.
از سوی دیگر، برنامه پروژه یک چارچوب جامع برای مدیریت یک پروژه از ابتدا تا انتها است. این برنامه گسترده‌تر بوده و تمامی بخش‌های پروژه را در بر می‌گیرد. اجزای برنامه پروژه شامل اهداف، بیانیه محدوده، ساختار شکست کار (WBS)، زمانبندی، بودجه، برنامه مدیریت ریسک، برنامه ارتباطات و برنامه کیفیت می‌شود. برنامه‌های پروژه نقشه‌های کلی از عناصر کلیدی هستند که تیم شما برای رسیدن به اهداف پروژه باید انجام دهد. یک برنامه پروژه شامل هفت عنصر است:
- اهداف و مقاصد پروژه
- شاخص‌های موفقیت
- ذینفعان و نقش‌ها
- دامنه و بودجه
- نقاط عطف و تحویل‌ها
- جدول زمانی و برنامه
- برنامه ارتباطی
برنامه اقدام در مقابل لیست کارها
یک لیست کارها معمولاً برای نوشتن تک تک وظایف استفاده می‌شود که لزوماً به یک هدف مشترک نمی‌رسند. لیست‌های کارها می‌توانند روزانه تغییر کنند و سازماندهی کمتری نسبت به برنامه‌های اقدام دارند. یک برنامه اقدام مراحل خاصی را دنبال می‌کند و شامل وظایفی است که همگی به تکمیل یک هدف مشترک منجر می‌شوند.
اجزای برنامه عملیاتی
یک برنامه عملیاتی به سؤالات چه کسی، چه چیزی و چه زمانی پاسخ می‌دهد. این سؤالات از طریق اجزای مختلفی که برنامه را تشکیل می‌دهند، پاسخ داده می‌شوند. در ادامه، مهم‌ترین عناصر یک برنامه عملیاتی موفق آورده شده است:
- اهداف و مقاصد: قبل از تدوین هر برنامه، ابتدا باید اهداف و مقاصد را تعیین کنید. مهم است که قبل از مشخص کردن گام‌های اجرایی، بدانید که قصد دارید به چه چیزی دست پیدا کنید.
- گام‌های عملی: این گام‌ها پاسخ سؤال چه چیزی هستند. آنها فعالیت‌هایی هستند که شما را به دستیابی به هدفتان نزدیک می‌کنند. هرچه این گام‌ها با جزئیات بیشتری مشخص شوند، برنامه اجرایی‌تر خواهد بود.
- آیتم‌های عملیاتی: آیتم‌های عملیاتی وظایف کوچک و مشخصی هستند که گام‌های عملی را تشکیل می‌دهند. اجرای این وظایف باعث پیشرفت به مرحله بعدی می‌شود. همچنین مهم است که سطح اولویت این آیتم‌ها و خروجی‌های موردانتظار از آنها مشخص شود.
- جدول زمانی: جدول زمانی، کل برنامه عملیاتی را از ابتدا تا انتها نمایش می‌دهد. این جدول شامل کل مدت‌زمان برنامه و زمان آغاز و پایان هر مرحله و وظیفه است.
- منابع: منابع هر چیزی هستند که برای اجرای برنامه عملیاتی موردنیاز است، مانند نیروی کار، مواد اولیه، تجهیزات و غیره. باید منابع موردنیاز را شناسایی کرده و به وظایف مربوطه اختصاص دهید.
- هزینه‌ها: منابعی مانند نیروی انسانی و تجهیزات هزینه‌بر هستند. باید هزینه‌های آشکار و پنهان در برنامه عملیاتی را مشخص کنید.
- ماتریس برنامه عملیاتی: ماتریس ابزاری است که به شما کمک می‌کند تعیین کنید کدام وظایف باید انجام شوند و به چه ترتیبی. می‌توانید از قالب رایگان برنامه عملیاتی برای تنظیم گام‌ها، آیتم‌ها، جدول زمانی و منابع موردنیاز استفاده کنید.
- گزارش برنامه عملیاتی: برای اطمینان از اینکه پیشرفت واقعی مطابق با برنامه‌ریزی‌شده است، باید از گزارش برنامه عملیاتی استفاده کنید. این گزارش نمای کلی از زمان، هزینه‌ها و سایر شاخص‌های عملکردی را در یک بازه زمانی مشخص ارائه می‌دهد.
بیشتر بخوانید: مراحل برنامه ریزی استراتژیک
انواع برنامه‌های عملیاتی
برنامه‌های عملیاتی انواع مختلفی دارند که برای ابتکارات استراتژیک متنوعی مورد استفاده قرار می‌گیرند. هر یک از این برنامه‌ها از ساختار مشابهی برخوردارند اما در اهدافشان تفاوت دارند. در ادامه، چند نمونه از این برنامه‌ها آورده شده است:
- برنامه عملیاتی کسب‌وکار
برنامه عملیاتی کسب‌وکار برای تعیین اهداف و وظایف هنگام راه‌اندازی یک کسب‌وکار جدید یا توسعه یک کسب‌وکار موجود استفاده می‌شود. این برنامه چشم‌انداز کسب‌وکار را مشخص کرده و اقداماتی را که برای دستیابی به آن انجام خواهند شد، بیان می‌کند. - برنامه عملیاتی پروژه
یک برنامه عملیاتی برای پروژه تفاوت چندانی با یک برنامه عملیاتی عمومی ندارد. تنها تفاوت آن این است که در پایان برنامه، یک خروجی مشخص مانند یک محصول یا خدمت تولید می‌شود. - برنامه عملیاتی شخصی
برنامه عملیاتی شخصی نیز تفاوت زیادی با سایر انواع برنامه‌های عملیاتی ندارد، به‌جز هدف آن. به عنوان مثال، یک برنامه عملیاتی شخصی ممکن است برای افزایش فعالیت بدنی یک فرد تدوین شود. در این صورت، هدف می‌تواند پیاده‌روی به مدت نیم ساعت در روز، مثلاً در زمان ناهار، باشد.
۷ گام حیاتی برای ایجاد برنامه‌های عملیاتی استراتژیک موفق
هر مدیر ارشد استراتژی (CSO) که ارزش خود را بداند، می‌داند که یک برنامه استراتژیک تنها آغاز کار است. شما به یک برنامه عملیاتی استراتژیک نیاز دارید تا نشان دهید چگونه قصد دارید برنامه خود را به واقعیت تبدیل کنید.
در غیر این صورت، تمام برنامه‌های عالی شما به چیزی بیشتر از یک بیانیه مأموریت شیک و زود فراموش‌شده تبدیل نخواهند شد.
بیایید به هفت گام کلیدی برای توسعه، اجرا و پیگیری برنامه‌های عملیاتی استراتژیک بپردازیم:
۱. هماهنگ کردن برنامه عملیاتی با برنامه استراتژیک
بدون هماهنگی و ارتباطات واضح، اقدامات شما تأثیر کمی بر استراتژی سازمان خواهند داشت. در بلندمدت، تلاش‌های ناهماهنگ در فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند بودجه شما را هدر دهد.
قبل از توسعه یک برنامه عملیاتی استراتژیک، مدیران ارشد استراتژی باید اهداف استراتژیک و معیارهای کلیدی کسب‌وکار را تعریف کنند. با این پایه‌گذاری، شما می‌توانید برنامه‌های عملیاتی بسازید که به تیم‌ها کمک کند تا در مسیر اهداف استراتژیک سازمان باقی بمانند.
بیشتر شرکت‌ها با هماهنگی استراتژیک مشکل دارند زیرا به سیستم‌های جداگانه‌ای مانند صفحه‌گسترده‌ها و ارائه‌های اسلایدی تکیه می‌کنند. اما زمانی که همه چیز و همه افراد را در یک پلتفرم واحد گرد هم بیاورید، می‌توانید موانع بین واحدهای مختلف کسب‌وکار را از بین ببرید و همکاری بین‌وظیفه‌ای را بهبود بخشید.
۲. به تیم‌ها اجازه دهید برنامه‌های عملیاتی قابل اجرا توسعه دهند
بسیاری از استراتژی‌ها به دلیل عدم مشارکت تیم‌های مسئول اجرای آنها در فرآیند برنامه‌ریزی شکست می‌خورند.
گالوپ گزارش می‌دهد که ۸۵٪ از کارکنان بی‌انگیزه هستند، که قطعاً تأثیر منفی بر بهره‌وری و روحیه شرکت دارد.
از سوی دیگر، مک‌کینزی گزارش می‌دهد که ابتکاراتی که کارکنان در توسعه آنها مشارکت دارند، ۳.۴ برابر بیشتر احتمال موفقیت دارند. کارکنان احساس مالکیت نسبت به برنامه دارند و احتمالاً گام‌های کلیدی عملیاتی را به درستی اجرا می‌کنند.
شما باید روش‌هایی پیدا کنید تا تیم‌ها را توانمند سازید تا برنامه‌های عملیاتی استراتژیکی بسازند که با اهداف استراتژیک کلی هم‌راستا باشند.
برای این کار از خود بپرسید:
- از کدام رسانه‌ها برای برقراری ارتباط اهداف استراتژیک و اولویت‌ها استفاده خواهید کرد؟ (برای مثال، کارگاه‌ها، جلسات پرسش و پاسخ زنده و غیره)
- چگونه می‌توانید اطلاعات مناسب را بدون بارگذاری افراد با جزئیات غیرضروری انتقال دهید؟
- هر تیم چقدر زمان دارد تا برنامه‌ها را ایجاد کرده و آیتم‌های عملیاتی را انجام دهد؟
همکاری بین‌وظیفه‌ای و ارتباطات واضح بسیار مهم است. تنها رویکرد باز و شفاف است که می‌تواند برنامه‌های کاری را توسعه دهد که وضعیت واقعی سازمان و قابلیت‌های آن را در نظر بگیرد.
۳. تخصیص منابع
حتی بهترین برنامه عملیاتی استراتژیک نیز اگر منابع مناسب را نداشته باشید، شکست خواهد خورد. به‌طور خاص، باید اطمینان حاصل کنید که بودجه، افراد، شرکا و ابزارها همه با یکدیگر هماهنگ و در دسترس هستند.
البته، هماهنگ کردن همه این موارد و باقی ماندن در چارچوب بودجه کار ساده‌ای نیست.
مدیریت منابع مؤثر می‌تواند تلاش‌های شما را موفق یا شکست دهد—به‌ویژه زمانی که صحبت از بودجه باشد. حتی اگر منابع مالی زیادی داشته باشید، ممکن است با مقاومت‌هایی از سوی کارکنان یا ذینفعان کلیدی مواجه شوید.
زمانی که منابع را در پروژه‌ها تخصیص می‌دهید، مراحل زیر را دنبال کنید:
- اهداف درآمدی خود را در نظر بگیرید تا به‌طور دقیق تخمین بزنید که چقدر باید بفروشید تا به اهداف خود برسید. اهداف SMART در این مرحله از برنامه‌ریزی عملیاتی به شما کمک می‌کنند.
- با مدیران دپارتمان‌ها همکاری کنید تا منابع را ارزیابی کرده و تأیید کنید که آیا نیروی کاری، تجهیزات و زمان کافی دارید یا خیر.
- هزینه‌ها را فهرست کنید تا تصویری کامل از تمام اقتصاد واحد، از مواد و نیروی کار گرفته تا بازاریابی و تجهیزات جدید بدست آورید.
- مسئولیت این کار بر عهده مدیران ارشد استراتژی و رهبران شرکت است که وظیفه خود را به درستی انجام دهند. تنها در این صورت است که می‌توانید منابع را به‌طور مؤثر تخصیص داده و ارزش برنامه‌های عملیاتی استراتژیک را به تیم‌ها منتقل کنید.
۴. تخصیص مسئولیت‌ها
بسیاری از شرکت‌ها با سیستم‌های برنامه‌ریزی و ردیابی تفکیک‌شده کار می‌کنند، که چالش بزرگی در نظارت بر پیشرفت یا حتی پیگیری مسئولیت‌ها ایجاد می‌کند.
بدون شفافیت در مورد مسئولیت‌ها در برنامه عملیاتی استراتژیک شما، پیشرفت کاهش می‌یابد و پروژه‌ها متوقف می‌شوند. بدون مالکیت، افراد مسئولیت‌ها را به دیگران منتقل می‌کنند و در نهایت سازمان است که باید هزینه آن را بپردازد زمانی که کارها به درستی پیش نمی‌روند.
استفاده از یک پلتفرم اجرای استراتژی مانند کارمیز لایه‌ای از مسئولیت‌پذیری را در سراسر سازمان معرفی می‌کند. هنگامی که فرهنگ ارتباط شفاف و پیگیری عملکرد را پرورش می‌دهید، کارکنان نقش خود را درک کرده و تأثیر آن را بر اهداف کسب‌وکار می‌فهمند.
۵. تعیین زمانبندی برای اقدامات
قانون پارکینسون بیان می‌کند که کارها در پیچیدگی و اهمیت خود گسترش خواهند یافت تا زمان تعیین‌شده برای تکمیل آنها پر شود. اگر برنامه عملیاتی استراتژیک شما نقشه‌ای دقیق با تاریخ‌های دقیق برای انجام نداشته باشد، قطعاً به شکست طولانی و مداوم خواهد انجامید.
بدون مهلت‌ها، تیم شما انگیزه‌ای برای عمل نخواهد داشت و درک کمی از اولویت‌بندی اقدامات بحرانی خواهند داشت. در طول زمان، رویکرد سهل‌انگارانه به زمانبندیها منجر به پروژه‌های پرهزینه و منابع هدررفته خواهد شد.
همزمان که چرخ‌های پیشرفت متوقف می‌شوند، روحیه کارکنان کاهش می‌یابد. این خبر خوبی برای استراتژی شما نیست!
اهداف استراتژیک باید تاریخ پایان مشخصی داشته باشند، به طوری که هر عضو تیم بداند وظایف آنها زمانبندی شده است. شما باید با دقت جزئیات هر پروژه و منابع موجود را در نظر بگیرید تا یک زمانبندی واقعی و قابل دستیابی تعیین کنید. هدف این است که احساس فوریت ایجاد کرده و از تعویق جلوگیری کنید.
۶. تعریف چگونگی اندازه‌گیری پیشرفت
بسیاری از برنامه‌های عملیاتی استراتژیک در صفحات گسترده به پایان می‌رسند و از بین می‌روند. اگرچه Excel ابزار آشنایی برای بسیاری از شرکت‌ها است، اما برای ردیابی پیشرفت، ابزار مناسبی نیست.
هرچه سریع‌تر حرکت کنید، سخت‌تر خواهد بود که یک دید دقیق از داده‌های زمان واقعی خود داشته باشید. و علی‌رغم بهترین تلاش‌ها، این رویکرد دشوار به طور اجتناب‌ناپذیری وقت‌گیر و مستعد خطاست. به زودی، علائم هشدار یا فرصت‌های بهبود را از دست خواهید داد.
بی‌پرده بگوییم استراتژی شما زنده نخواهد ماند اگر پیشرفت را با ابزارهای ردیابی قابل اعتماد اندازه‌گیری نکنید. این جنبه‌های کلیدی را از همان ابتدا در نظر بگیرید:
- اهداف واضح: هر تیم باید نقاط عطفی داشته باشد که اعداد ملموس دارند. تمام ابتکارات، پروژه‌ها و اقدامات باید به هم مرتبط شوند تا تیم‌ها بتوانند ببینند که چگونه پیشرفت را هدایت می‌کنند.
- شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs): این مقادیر قابل اندازه‌گیری پیشرفت شما را در جهت دستیابی به اهداف تجاری پیگیری می‌کنند.
- داشبوردها و گزارش‌ها: یک روش ساده برای اندازه‌گیری و تجسم نتایج اقدامات شما و ارتباط دادن این نتایج با موفقیت (یا شکست) کلی استراتژی.
این رویکرد مبتنی بر داده‌ها به شما یک لنز شفاف برای ارزیابی عملکرد می‌دهد. بهتر از آن، شما می‌توانید تصمیمات خود را بر اساس شواهد قطعی بگیرید، نه فقط حدس و گمان یا احساسات درونی.
۷. نظارت و بازبینی عملکرد
گارتنر گزارش می‌دهد که ۵۸٪ از کسب‌وکارها با سیستم‌های نظارتی عملکرد ضعیف کار می‌کنند. بدون سیستم‌های مناسب برای تحلیل تأثیر استراتژی، بهبود آن غیرممکن خواهد بود.
و اینجا جایی است که بسیاری از سازمان‌ها دچار مشکل می‌شوند. ممکن است اعتماد بیش از حد به ابزارهای گزارش‌دهی ثابت مانند Excel یا سیستم‌های جداگانه‌ای که جمع‌آوری و تحلیل داده‌های زمان واقعی را پیچیده می‌کنند، باعث این مشکل شود.
حقیقت این است که استراتژی با رویکردی تکراری موفق می‌شود که بر نظارت مداوم و اقدامات اصلاحی تکیه دارد. با نظارت دقیق بر شاخص‌های کلیدی عملکرد، می‌توانید هشدارهای اولیه را قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ شناسایی کنید.
از طریق بازبینی‌های منظم استراتژی، شرکت‌ها می‌توانند الگوها و روندها را شناسایی کرده و به رهبران این امکان را بدهند که با اعتماد به نفس تصمیم‌گیری کنند.
این چرخه بازخورد مداوم به شما اجازه می‌دهد تا به تغییرات بازار یا تحولات داخلی پاسخ دهید و اطمینان حاصل کنید که سازمان به سمت اهداف استراتژیک خود در مسیر درستی حرکت می‌کند.
احساس خوبی دارد که اهدافی را تعیین کنید. در نهایت، شما در حال تعریف آنچه که می‌خواهید به آن دست یابید هستید. اما اهداف بدون گام‌های عملی روشن چندان تاثیری نخواهند داشت. یک برنامه اقدام یک تکنیک محبوب در مدیریت پروژه است که گام‌های عملی شما را لیست می‌کند تا دقیقاً بدانید چگونه به اهداف خود خواهید رسید.
ما قصد داریم به شما نشان دهیم که چگونه این نقشه راه واضح را گام به گام ایجاد کنید و دیگر ابزارهایی که باید برای بیشترین استفاده از برنامه اقدام خود به کار ببرید. بیایید شروع کنیم.
بیشتر بخوانید: تفاوت برنامه ریزی استراتژیک و تاکتیکی چیست؟
۶ مرحله برای ایجاد یک برنامه عملیاتی
مرحله ۱: هدف SMART تعیین کنید زمانی که صحبت از تعیین اهداف می‌شود، وضوح مهم‌ترین ویژگی است. با استفاده از روش هدف SMART، هدف شما به وضوح تعریف شده و قابل دستیابی است. اهداف خود را به‌صورت خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و محدود به زمان تعیین کنید تا از این روش بهره‌مند شوید.
برای مثال، هدف شما می‌تواند تحویل پروژه فعلی (قابل اندازه‌گیری) در چهار ماه (محدود به زمان) بدون صرف هزینه اضافی (خاص) باشد. با فرض اینکه این هدف براساس منابع موجود شما قابل دستیابی و واقع‌بینانه باشد، این یک هدف عالی SMART برای تعیین خودتان خواهد بود.
مرحله ۲: شناسایی وظایف حالا که هدف شما به‌طور واضح تعریف و نوشته شده است، باید مراحل مورد نیاز برای رسیدن به آن را شناسایی کنید. تمام وظایفی که شما و تیم‌تان باید برای رسیدن به نقاط عطف و در نهایت هدف اصلی انجام دهید را شناسایی کنید.
در اینجا چند مثال از برنامه اقدام با وظایف برای اهداف مختلف آورده شده است:
هدف: گسترش تیم از هفت نفر به نه نفر تا ماه ژوئن.
وظایف:
- ملاقات با منابع انسانی برای بحث در مورد کمپین جذب نیرو.
- ایجاد یک الگو پروژه برای پیگیری کاندیداها.
- برنامه‌ریزی سه مصاحبه در هفته.
هدف: انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت کار جدید برای کل شرکت تا پایان سه‌ماهه دوم.
وظایف:
- درخواست بودجه.
- ایجاد یک برنامه‌ریزی برای اجرای نرم‌افزار در سه‌ماهه دوم.
- برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی برای اعضای تیم.
هدف: برگزاری دویدن خیریه ۵ کیلومتر در ماه مه به منظور جمع‌آوری ۱۵,۰۰۰ دلار برای بانک غذا محلی.
وظایف:
- پیدا کردن داوطلبان و تعیین مسئولیت‌ها.
- تهیه مواد بازاریابی و برنامه‌های روابط عمومی.
- جذب اسپانسرها.
مرحله ۳: تخصیص منابع پس از اینکه تمام وظایف خود را مشخص کردید، می‌توانید منابعی مانند اعضای تیم، بودجه پروژه یا تجهیزات ضروری را تخصیص دهید. چه تخصیص اعضای تیم به وظایف خاص، درخواست بودجه، یا جمع‌آوری ابزارهای مفید این زمان مناسب برای برنامه‌ریزی و آماده‌سازی است.
گاهی اوقات نمی‌توانید تمام منابع خود را قبل از شروع برنامه عملیاتی تخصیص دهید. شاید ابتدا باید برای تأمین مالی درخواست بدهید یا نیاز به تأیید اجرایی قبل از انجام یک وظیفه داشته باشید. در این صورت، منابع مورد نیاز را به عنوان یک مورد عملیاتی در برنامه خود قرار دهید تا بتوانید آن را بعداً انجام دهید.
مرحله ۴: اولویت‌بندی وظایف زمانی که تیم شما اولویت‌های خود را به وضوح درک کند، می‌داند که کدام کارها را ابتدا انجام دهد و کدام کارها را می‌تواند در صورت لزوم تغییر زمان دهد. هیچ برنامه عملیاتی‌ای ثابت نیست، بنابراین بهترین راه برای توانمندسازی تیم خود این است که به آنها بگویید کدام وظایف اولویت بالا دارند و کدام‌ها کمی انعطاف‌پذیرتر هستند.
برای روشن شدن این موضوع، تمام موارد اقدام خود را بر اساس اولویت و توالی مرتب کنید:
اولویت: کارهای مهم و کارهای کمتر مهم.
توالی: ترتیب انجام وظایفی که باید تکمیل شوند تا وظایف بعدی شروع شوند.
وقتی که شما وظایف خود را سازماندهی و اولویت‌بندی می‌کنید، متوجه خواهید شد که برخی از وظایف به دیگری وابسته است. به عبارت دیگر، یک وظیفه نمی‌تواند شروع شود تا زمانی که وظیفه قبلی تکمیل نشده باشد. این وابستگی‌ها را برجسته کنید و توالی انجام آنها را در اولویت‌بندی خود در نظر بگیرید. این کار باعث کاهش گلوگاه‌ها می‌شود و موانعی که ممکن است وظایف کم‌اهمیت‌تر باعث تأخیر در انجام وظایف با اولویت بالا شوند را از بین می‌برد.
مرحله ۵: تعیین مهلت‌ها و نقاط عطف زمانی که تیم شما می‌داند که برای چه چیزی تلاش می‌کند، آنها زمینه‌ای برای اولویت‌بندی مؤثر کارها و انگیزه‌ای برای انجام کارهای عالی خواهند داشت. اعضای تیم معمولاً زمانی که به‌طور مستقیم متوجه شوند که چگونه کارشان به اهداف بزرگ‌تر کمک می‌کند، انگیزه بیشتری دارند.
برای جلب مشارکت تیم از همان ابتدا، مهلت‌ها را برای تمام موارد اقدام تعیین کرده و نقاط عطف را مشخص کنید. نقاط عطف، لحظات خاصی در طول جدول زمانی پروژه هستند که نشان می‌دهند چه زمانی فعالیت‌ها تکمیل شده‌اند یا چه زمانی یک مرحله جدید شروع می‌شود.
یک جدول زمانی یا نمودار گانت ایجاد کنید تا دید بهتری از وظایف اولویت‌بندی شده، نقاط عطف و مهلت‌ها داشته باشید. جدول زمانی شما همچنین به‌عنوان یک روش بصری برای پیگیری تاریخ‌های شروع و پایان هر وظیفه در برنامه اقدام شما عمل می‌کند. می‌توانید از آن به‌عنوان یک مبنای اصلی برای اطمینان از اینکه تیم شما در مسیر درست باقی می‌ماند استفاده کنید.
مرحله ۶: نظارت و بازنگری در برنامه اقدام خود توانایی شما برای پیگیری و سازگاری با تغییرات است که شما را به یک مدیر پروژه عالی تبدیل می‌کند. بسیار مهم است که پیشرفت تیم خود را نظارت کرده و در صورت لزوم برنامه را بازنگری کنید.
خوشبختانه، برنامه عملیاتی شما ثابت نیست. بهترین روش برای پیگیری اولویت‌ها یا مهلت‌های در حال تغییر، استفاده از ابزاری پویا مانند نرم‌افزار مدیریت کار است. به این ترتیب، می‌توانید وظایف و وابستگی‌ها را به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی کرده، تیم خود را در یک راستا نگه دارید و برنامه عملیاتی خود را به پیش ببرید.
چگونه برنامه عملیاتی خود را به‌درستی پیاده‌سازی کنید
شما می‌دانید که چگونه یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید، اما برای اجرای موفقیت‌آمیز آن، باید از ابزارهای درست استفاده کنید و آنها را به‌درستی به‌کار ببرید. در اینجا پنج نکته برتر برای اطمینان از مؤثر بودن برنامه عملیاتی شما آمده است:
استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف
برنامه عملیاتی خود را با نگهداری تمام وظایف و زمانبندیها در یک منبع مرکزی از حقیقت ساده‌سازی کنید. نرم‌افزار مدیریت وظایف، مانند کارمیز، برای برنامه اقدام شما ایده‌آل است زیرا به شما این امکان را می‌دهد که وظایف معلق را پیگیری کنید، مالکیت وظایف را مشخص کنید، وابستگی‌ها را تعیین کنید و با تیم خود به‌صورت آنی یا غیر همزمان ارتباط برقرار کنید.
استفاده یا ایجاد قالب‌ها
یک قالب ایجاد کنید یا از قالبی استفاده کنید که تمام موارد برنامه را با یادداشت‌ها، وضعیت، اولویت و مالکیت فهرست کند. وقتی قالبی ایجاد می‌کنید که مناسب نوع پروژه شما باشد، می‌توانید آن را بارها و بارها استفاده کنید.
تنظیم هشدارهای آنی و تعیین وابستگی‌ها
اطمینان حاصل کنید که تمام موارد عملیاتی دارای تاریخ محدود هستند و وابستگی‌ها را تعیین می‌کنید. به این ترتیب، تیم شما می‌تواند زمانی که یک مورد آماده است واکنش نشان دهد و به‌راحتی پیگیری کند که چه مواردی به آنها وابسته هستند.
بررسی موارد اقدام هنگام تکمیل آنها
هنگامی که موارد اقدام تکمیل می‌شوند، آنها را علامت بزنید! اطمینان حاصل کنید که این امر برای همه قابل مشاهده است و در زمان واقعی انجام می‌شود تا فرد مسئول مورد اقدام بعدی بتواند کار خود را هر چه زودتر شروع کند.
بحث در مورد وظایف معوقه یا معلق
اگر با مشکلات یا تأخیرات روبه‌رو شدید، با تیم خود صحبت کنید تا موانع احتمالی را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی پیدا کنید که برنامه عملیاتی را در مسیر نگه دارد. می‌توانید یادداشت‌ها را مستقیماً در برنامه اقدام خود اضافه کنید یا تماس‌هایی برای بحث در مورد مسائل پیچیده‌تر تنظیم کنید.
بیشتر بخوانید: نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک چیست؟
نتیجه گیری
در نهایت، ایجاد و اجرای یک برنامه اقدام دقیق، یکی از کلیدهای موفقیت در هر پروژه و کسب‌وکار است. این برنامه به شما کمک می‌کند که اهداف خود را به وضوح تعریف کرده، وظایف را به درستی تقسیم کنید، منابع لازم را تخصیص دهید و تمام مراحل را طبق زمانبندی پیش ببرید. با استفاده از ابزارهای مناسب و پیگیری مداوم، می‌توانید از هرگونه تأخیر و مشکلات احتمالی جلوگیری کنید و مطمئن شوید که تیم شما همواره در مسیر درست حرکت می‌کند. با ایجاد یک برنامه اقدام منظم و شفاف، نه تنها به هدف خود نزدیک‌تر خواهید شد، بلکه به تیم خود انگیزه و مسئولیت‌پذیری بیشتری برای رسیدن به موفقیت خواهید داد.
نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع برنامه عملیاتی (Action Plan) نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.
