استراتژی های مدیریت زمان پروژه چیست؟

مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در دنیای امروز است، به‌ویژه برای مدیران پروژه که باید زمان و منابع خود را به‌طور مؤثر برای دستیابی به اهداف پروژه مدیریت کنند. در دنیای پیچیده و پویای پروژه‌ها، اولویت‌بندی وظایف، کاهش حواس‌پرتی‌ها، و پیگیری پیشرفت‌ها برای اطمینان از تکمیل به‌موقع پروژه‌ها ضروری است. در این مقاله، ما به بررسی استراتژی‌ های مدیریت زمان پروژه و ابزارهایی خواهیم پرداخت که می‌توانند به شما کمک کنند تا بهره‌وری خود را افزایش دهید و پروژه‌ها را با موفقیت به پایان برسانید. با استفاده از ابزارهای مدیریتی مانند کارمیز، شما می‌توانید فرآیندهای پیچیده پروژه را ساده کرده و تیم خود را در مسیر درستی هدایت کنید تا اهداف پروژه‌هایتان محقق شوند.

 

مدیریت زمان پروژه چیست؟

ارتباط بین زمان و توسعه پروژه یا بین مدیریت زمان و مدیریت پروژه با استفاده از ابزارهای مدیریت زمان آن‌قدر بدیهی است که بسیاری از افراد نیازی به توضیح آن ندارند. اما برای کسانی که هنوز قانع نشده‌اند، این بخش باید تردیدهای آن‌ها را برطرف کند. بنابراین، بیایید با چند واقعیت شروع کنیم. پروژه چیست؟

تقریباً هر چیزی که توسط یک انسان ساخته شود می‌تواند یک پروژه در نظر گرفته شود؛ از یک پناهگاه برای استراحت، یک تله برای موش، یک خانه، تا یک مأموریت برای تغییر محیط کاری. اما زمانی که در محیط کسب‌وکار قرار می‌گیریم، موضوع پیچیده‌تر می‌شود، چراکه باید چندین عامل حیاتی را در نظر بگیریم که در پاراگراف‌های بعدی به آن‌ها خواهیم پرداخت.

اولین تعریف مدیریت پروژه چیست؟

بیایید نگاهی دقیق‌تر به تعریفی که انجمن مدیریت پروژه (APM) از مدیریت پروژه ارائه داده است بیندازیم و چند نکته درباره آن مطرح کنیم.

مدیریت پروژه، که به‌عنوان مدیریت وظایف نیز شناخته می‌شود، به معنای به‌کارگیری فرآیندها، روش‌ها، مهارت‌ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف مشخص پروژه، مطابق با معیارهای پذیرش پروژه و در چارچوب پارامترهای توافق‌شده است. مدیریت پروژه دارای خروجی‌های نهایی است که به یک بازه زمانی مشخص و بودجه محدود می‌شوند.

از دیدگاه انجمن مدیریت پروژه (APM)  تفاوت بین «مدیریت» و «مدیریت پروژه» دقیقاً در زمان و بودجه نهفته است. در حالی که مدیریت یک فرآیند مستمر است، مدیریت پروژه دارای محدودیت‌هایی است. به همین دلیل، ابزارهای مدیریت زمان می‌توانند مفید باشند.

دومین تعریف مدیریت پروژه چیست؟

در اینجا تعریفی مختصر و دقیق از مدیریت زمان که در ویکی‌پدیا ارائه شده است:

مدیریت زمان فرآیند برنامه‌ریزی و اعمال کنترل آگاهانه بر زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های خاص است، به‌ویژه برای افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری.

اگر از تعریفی که در جامعه مدیران پروژه استفاده می‌شود بهره ببریم، خواهیم دید که مدیریت زمان پروژه به این صورت تعریف شده است:

فرآیند مدیریت پروژه که شامل تجزیه‌وتحلیل کار و توسعه یک الگوی زمانی برای اطمینان از تکمیل پروژه در یک بازه زمانی مشخص است.

هیچ‌یک از تعاریف فوق توضیحی درباره چگونگی دستیابی به نتایج مطلوب در مدیریت زمان پروژه ارائه نمی‌دهند. اما برای هرکسی که فرصت اجرای یک برنامه مدیریت پروژه را داشته باشد، واضح است که این امر مستلزم تجزیه‌وتحلیل با استفاده از نرم‌افزارها، ابزارها و تکنیک‌ها است. تمام این موارد باعث می‌شوند که پروژه در زمان تعیین‌شده به اتمام برسد. در نتیجه، ایجاد یک برنامه زمان‌بندی منابع همراه با تنظیم وظایف و تخصیص منابع برای تکمیل پروژه نیز بخش مهمی از این فرآیند خواهد بود.

 

چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟

مدیریت زمان مؤثر برای برنامه‌ریزی پروژه، تضمین پیشرفت، و رسیدن به نقاط عطف و مهلت‌ها ضروری است. مدیریت زمان به‌طور مؤثر فواید متعددی دارد که شامل موارد زیر می‌شود:

1. افزایش بهره‌وری: با مدیریت زمان مؤثر، مدیران پروژه می‌توانند بر فعالیت‌های با ارزش بالا تمرکز کنند که به‌طور قابل توجهی بهره‌وری و تولید کلی را بهبود می‌بخشد.
2. کاهش استرس: برنامه‌های مؤثر مدیریت زمان به مدیران پروژه یک نقشه راه روشن می‌دهند که حس کنترل را تقویت کرده و سطح استرس را کاهش می‌دهد.
3. دستیابی به اهداف: با یک رویکرد ساختارمند، مدیران پروژه می‌توانند به‌طور مداوم به سوی دستیابی به اهداف و مقاصد پروژه‌های فردی و ابتکارات کلی تیم پیش بروند.
4. بهبود تعادل کار و زندگی: مدیریت زمان مؤثر به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا ساعات کاری خود را بهینه‌سازی کنند و اطمینان حاصل کنند که زمان کافی را به فعالیت‌های حرفه‌ای و شخصی اختصاص می‌دهند، که تعادل سالم کار و زندگی را تقویت کرده و خطر سوختگی شغلی را کاهش می‌دهد.
5. تصمیم‌گیری بهبود یافته: با اعمال استراتژی های مدیریت زمان، مدیران پروژه می‌توانند وظایف را اولویت‌بندی کرده و انتخاب‌های آگاهانه‌ای در مورد تخصیص منابع، واگذاری وظایف و کاهش ریسک‌ها انجام دهند.

 

بیشتر بخوانید: نرم افزار CRM چیست؟

 

چرا به‌عنوان مدیر پروژه باید به ردیابی زمان اهمیت دهید؟

به‌عنوان یک مدیر پروژه که از نرم‌افزار ردیابی زمان استفاده می‌کند، وظیفه شما این است که نه‌تنها زمان کاری خود را به‌طور مؤثر برنامه‌ریزی و مدیریت کنید، بلکه زمان تیم‌هایی را که بر آن‌ها نظارت دارید نیز کنترل کنید. شما باید به زمان صرف‌شده در کار احترام بگذارید و از آن به‌طور بهینه استفاده کنید.

ابزارهای مدیریت زمان و ردیابی زمان چیست؟

از دیدگاه کسب‌وکار، یک پروژه نتیجه یک ضرورت کسب و کار است. پروژه به دلیل نیازهای داخلی یا خارجی تعریف و اجرا می‌شود. بسیاری از ابزارهای مدیریت زمان امکان مدیریت پروژه‌های نامحدود را ارائه می‌دهند که این ویژگی برای مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه و مشتری بسیار حیاتی است.

از آنجا که یک پروژه در واقع پاسخی به برخی چالش‌هاست، اجرای آن در یک بازه زمانی و با بودجه محدود انجام می‌شود. از این منظر، توجیه و اهمیت استراتژی های مدیریت زمان و ردیابی زمان برای کسانی که در مورد موضوع اصلی این مقاله تردید دارند، روشن‌تر می‌شود. زمان صرف‌شده برای یک پروژه مانند آدامس جویدنی نیست که بتوان آن را هر زمان که لازم باشد کش داد، به همین دلیل تفکر استراتژیک در مورد زمان امری بدیهی است.

مدیریت پروژه بدون برنامه‌ریزی کارآمد مدیریت زمان نمی‌تواند وجود داشته باشد. از سوی دیگر، یک شرط اساسی برای اجرای موفق پروژه‌ها و توسعه کسب‌وکار، مدیریت مؤثر زمان است.

نقش مدیریت زمان پروژه و ردیابی زمان چیست؟

 تاکنون توانسته‌ایم دیدگاهی کلی درباره کارهایی که کارکنان انجام می‌دهند و ارتباط بین مدیریت پروژه و مدیریت زمان به دست آوریم. اکنون زمان آن رسیده است که به موضوع مدیریت زمان پروژه بپردازیم.

به طور کلی، مدیریت زمان با استفاده از نرم‌افزارهای ردیابی زمان، به معنای نحوه استفاده ما از زمان موجود برای دستیابی به اهداف یا انجام کارهای محول‌شده به‌صورت کارآمد است.

 

استراتژی‌ های مدیریت زمان برای مدیریت پروژه چیست؟

با برنامه‌ریزی ضعیف و مدیریت زمان تیم، ممکن است گنجاندن تمام وظایف در زمان‌بندی‌های فشرده دشوار باشد. به همین دلیل است که شما به گزارش‌های دقیق ردیابی زمان نیاز دارید. به همین منظور، این لیست از استراتژی های هوشمند مدیریت زمان را تهیه کرده‌ایم تا بتوانید بهتر برنامه‌ریزی کنید و در نهایت زمان کافی برای انجام تمام کارهایی که به توجه شما نیاز دارند داشته باشید.

برنامه‌ریزی کارهای خود با ردیابی زمان

دانستن اینکه می‌خواهید در یک بازه زمانی مشخص چه کاری انجام دهید، شما را برای موفقیت آماده می‌کند. تحقیقات نشان می‌دهند که زمان صرف‌شده در کار سودآور است. در مقاله‌ای با عنوان «تأثیر برنامه‌ریزی بر موفقیت پروژه»، پدرو سِرادور (Pedro Serrador) از دانشگاه تورنتو به وجود همبستگی بین برنامه‌ریزی و موفقیت پروژه اشاره می‌کند. بر اساس بررسی‌های ادبیات موجود، سِرادور دریافته است که موفقیت پروژه به طور مستقیم با کارایی پروژه و هزینه‌ها ارتباط دارد. این به این معناست که برنامه‌ریزی با کیفیت نه تنها احتمال تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه را افزایش می‌دهد، بلکه آن را از نظر هزینه نیز بهینه می‌کند.

پس برنامه‌ریزی با کیفیت به چه معناست؟ طبق گفته سِرادور، برنامه‌ریزی ممکن است تا ۴۸٪ از تمام فرآیندهایی که یک مدیر پروژه در طول پروژه انجام می‌دهد را به خود اختصاص دهد.

برنامه‌ریزی برای انجام وظایف روزانه می‌تواند به سادگی ایجاد یک لیست انجام کارها باشد که شامل موارد ضروری و دلخواه است. ابزارهای ردیابی زمان با رابط کاربری ساده می‌توانند مفید باشند. با این حال، زمانی که برای چندین پروژه برنامه‌ریزی می‌کنید، داشتن یک برنامه سطح بالا برای پروژه‌ها باعث بهبود دید نسبت به نیازها در پروژه‌های مختلف می‌شود و همچنین به تعیین اهداف و نیازهای هر پروژه کمک می‌کند.

تعیین اولویت‌های واضح و مراقبت از زمان صرف‌شده در کار

گاهی اوقات فهرست کارهایی که باید انجام دهید ممکن است گیج‌کننده به نظر برسد، بنابراین ابزارهای ردیابی زمان می‌توانند کمک‌کننده باشند. برای قابل‌مدیریت‌تر کردن آن، بهتر است فهرست کارهایتان را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید. تعیین اولویت‌های واضح به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را بر اساس اهمیت، فوریت و تلاشی که برای انجام آن‌ها نیاز است، مرتب کنید.

 بکارگیری ماتریس آیزنهاور (موفق‌ترین تکنیک مدیریت زمان)

برای تمایز بین وظایف مهم و فوری از فهرست کارهای خود، می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. این تکنیک محبوب مدیریت زمان (که به آن “ماتریس فوری-مهم” یا “اصل آیزنهاور” نیز گفته می‌شود) به سخنان این رئیس‌جمهور ایالات متحده اشاره دارد:

“من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. مسائل فوری مهم نیستند و مسائل مهم هیچ‌گاه فوری نیستند.”

این ایده (یا برخی می‌گویند چارچوب) به روشی اشاره دارد که برای سازماندهی بار کاری و اولویت‌ها استفاده می‌شود. این روش بسیار مفید است اگر بخواهید استراتژی مؤثر مدیریت زمان را با استفاده از ابزارهای ردیابی زمان پیاده‌سازی کنید. کمک می‌کند تا روی سازماندهی تمام کارهای خود متمرکز شوید، به‌ویژه کارهای چالش‌برانگیز. این ماتریس به چهار دسته تقسیم می‌شود:

• مهم و فوری: این‌ها کارهایی هستند که باید ابتدا انجام دهید
• مهم ولی غیر فوری: کارهایی که می‌توانید برای انجام آن‌ها زمان‌بندی کنید
• غیر مهم ولی فوری: اگر ممکن است، می‌توانید این کارها را واگذار کنید
• غیر مهم و غیر فوری: می‌توانید از انجام این کارها صرف‌نظر کنید

آنچه که در مورد ماتریس آیزنهاور و ابزار ردیابی زمان جالب است، این است که شما می‌توانید آن را در لحظه با یک قلم و کاغذ بسازید تا به سرعت وظایف و مسئولیت‌ها را اولویت‌بندی کنید. با استفاده از این ماتریس، به راحتی می‌توانید وظایفی که واقعاً به توجه شما نیاز دارند را شناسایی کنید و ابتدا روی آن‌ها تمرکز کنید. این ماتریس به شکل زیر است:

تمرکز بر روی یک کار در هر بار

در حالی که برخی افراد به چندوظیفگی (multitasking) ارادت دارند، به نظر می‌رسد که این کار بیشتر از آنکه مفید باشد، آسیب‌زا است. طبق مقاله‌ای در مورد خطرات چندوظیفگی منتشر شد، انجام چند کار به طور همزمان ناکارآمد و بی‌اثر است. از آنجا که مغز انسان نیاز به زمان برای تغییر از یک کار به کار دیگر دارد، تلاش برای انجام کارهای زیادی به طور همزمان باعث ایجاد وقفه زمانی می‌شود که در آن زمان، ما واقعاً آنطور که می‌خواهیم کارآمد نیستیم. به همین دلیل است که ویژگی‌های ردیابی زمان در مدیریت پروژه می‌توانند مفید باشند. پس به جای این کار، سعی کنید بر روی یک وظیفه در هر بار تمرکز کنید و آن را تمام کنید، و سپس به کار بعدی بروید. و بدین گونه، مخصوصا اگر بین وظایف خود حداقل چند دقیقه استراحت کنید، انتقال به وظیفه جدید روان‌تر خواهد بود و مغز شما آماده پذیرش یک کار جدید خواهد بود.

کاهش وقفه‌ها و ردیابی زمان

این مورد می‌تواند کمی چالش‌برانگیز باشد، زیرا طبق گزارش PMI، نود درصد از کار مدیران پروژه (PM) ارتباطات است، اما گاهی اوقات وظایفی وجود دارند که نیاز به تمرکز عمیق دارند و باید وقفه‌ها را به حداقل رساند. این می‌تواند شامل کار بر روی مستندات پروژه، استفاده از مبدل‌های رایگان Word به PDF یا ایجاد گزارش‌ها باشد یا استفاده از ابزارهای مدیریت وظایف.

فرض کنید شما از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید. برای استفاده مؤثر از آن، باید هرگونه حواس‌پرتی ممکن را حذف کنید تا بتوانید به مدت ۲۵ دقیقه بر روی یک وظیفه به طور عمیق تمرکز کنید.

وقفه‌ها هنگام صرف زمان برای انجام کارها ممکن است از ایمیل‌ها، تماس‌ها، همکاران یا مکالمات چت ایجاد شوند. ممکن است وسوسه شوید که هر از گاهی صندوق ورودی خود را بررسی کنید، در گفت‌وگوهای غیررسمی در دفتر مشارکت کنید، یا با تیم خود در چت گپ بزنید. اما حقیقت این است که این کارها کارآمدی شما را می‌کشد. ردیابی زمان می‌تواند کمک کند.

در اینجا کاری که می‌توانید انجام دهید به جای این موارد آورده شده است:

• اگر نگران از دست دادن ایمیل مهمی هستید، زمانی مشخص برای بررسی صندوق ورودی خود تعیین کنید. هر زمان دیگر به انجام وظایف محول شده اختصاص یابد.
• به هم‌تیمی‌های خود بگویید که وقتی از هدفون استفاده می‌کنید مزاحمتان نکنند. در عین حال، می‌توانید به موسیقی‌ای گوش دهید که به شما کمک می‌کند تمرکز کنید (یا به صدای سفید (White noise)، اگر ترجیح می‌دهید).
• اطلاعیه‌ها را متوقف کنید و گوشی خود را از دید پنهان کنید تا از بررسی بی اختیار آن جلوگیری کنید.

حواس‌پرتی‌ها عواملی هستند که ما را از کار دور می‌کنند. آن‌ها را به حداقل برسانید و خواهید دید که چقدر راحت‌تر می‌توانید بر روی تکمیل یک وظیفه تمرکز کنید و ساعت‌های قابل‌صورتحساب مؤثرتر خواهند بود.

بیشتر بخوانید: نقش هوش مصنوعی در برنامه ریزی استراتژیک چیست؟

 

قانون پارکینسون در مدیریت زمان

آیا تا به حال احساس کرده‌اید که هر چقدر زمان بیشتری برای انجام یک وظیفه داشته باشید، احتمال بیشتری وجود دارد که آن را به تعویق بیندازید به جای اینکه از آن زمان برای انجام کارها زودتر استفاده کنید؟ این تمایل به کنار گذاشتن کار، در محیط اجتماعی اقتصاددان‌ها به قانون پارکینسون معروف است که برای اولین بار در مقاله‌ای در اکونومیست (Economist) در سال 1955 توضیح داده شد. پارکینسون بیان کرد: “کار به‌طور طبیعی گسترش می‌یابد تا زمان موجود برای انجام آن را پر کند.” بنابراین، اگر زمان بیشتری برای اتمام یک کار نسبت به آنچه که واقعاً نیاز دارید داشته باشید، احتمالاً کار را سریع‌تر انجام نخواهید داد. کاری که می‌توانید انجام دهید این است که برای خودتان مهلت‌های کوتاه‌تری تعیین کنید. اگر همچنان برای مجبور کردن خود به اتمام کار سریع‌تر مشکل دارید، از یکی از هم‌تیمی‌های خود بخواهید که کار شما را در تاریخ مشخصی بررسی کند، بنابراین حالا باید کار را انجام دهید تا نتایج را نشان دهید.

واگذاری وظایف

همانطور که در هنگام تکمیل ماتریس آیزنهاور دیدید، توصیه می‌شود وظایفی که می‌توانید واگذار کنید پیدا کنید تا بتوانید بر وظایف مهم‌تر و فوری‌تر تمرکز کنید و بر ساعات قابل فاکتور برای اثربخشی بیشتر تمرکز کنید. برای شناسایی اعضای تیمی که مهارت‌های لازم برای یک وظیفه خاص را دارند، از ابزار مدیریت منابع یا ابزار ردیابی زمان استفاده کنید. به عنوان مثال، در کارمیز می‌توانید به راحتی همه کارمندان را بر اساس نقش‌شان فیلتر کرده و در دسترس بودن آن‌ها را در یک نمای تقویم ساده مشاهده کنید. با واگذاری کار، در واقع می‌توانید به کارکنانتان نشان دهید که از نظراتشان قدردانی می‌کنید. به آن‌ها این امکان را بدهید که تصمیمات خود را بگیرند و اگر لازم بود، محدود به نظارت بر آن‌ها شوید. به این ترتیب، نه تنها بار کمتری روی دوش شما خواهد بود بلکه به زیرمجموعه‌هایتان نیز این فرصت را می‌دهید که از نظر حرفه‌ای رشد کنند.

علاوه بر واگذاری وظایف بین اعضای تیم، همچنین توصیه می‌شود که برخی از بخش‌های وظایف را به بیرون سپرده و برون‌سپاری کنید، به عنوان مثال، تحقیق، با استفاده از خدماتی مانند خدمات مقاله تحقیقاتی، تا زمان بیشتری برای فعالیت‌های مهم دیگر آزاد کنید.

یاد بگیرید که “نه” بگویید و زمان و پروژه‌ها را ردیابی کنید.

دانستن محدودیت‌های خود در مورد مقدار کاری که می‌توانید در یک بازه زمانی معین انجام دهید، بسیار مهم است نه تنها برای انجام تعهداتتان، بلکه همچنین برای جلوگیری از استرس مرتبط با کار و در نهایت احساس خستگی شغلی. ردیابی زمان نیز اهمیت دارد.

گفتن “نه” به سرپرست، مدیر یا حتی رئیس شما ممکن است ترسناک باشد، اما راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید این کار را با احترام و قاطعیت انجام دهید:

1. دلیل بیاورید. توضیح دهید که در حال حاضر چه وظایف مهم دیگری را انجام می‌دهید و چگونه پذیرش کارهای جدید بر آن‌ها تأثیر خواهد گذاشت.
2. به آن‌ها اولویت بدهید. اگر شما قبلاً مشغول کارهای زیادی هستید و سرپرست از شما می‌خواهد کار دیگری انجام دهید، فهرست اولویت‌های خود را به آن‌ها نشان دهید. بگذارید آن‌ها تصمیم بگیرند که آیا وظیفه‌ای که از شما خواسته‌اند اولویت بیشتری دارد یا خیر.
3. دروغ نگویید. بهانه‌های ساختگی راه خوبی برای مقابله با درخواست‌ها نیستند. درباره دلیل اینکه چرا نمی‌توانید چیزی را در حال حاضر انجام دهید، صادق باشید.
4. بپرسید که آیا ممکن است کار به تأخیر بیفتد. بسیاری از مواقع، تاریخ اولیه‌ای که کسی از شما می‌خواهد یک کار را تحویل دهید، تاریخ نهایی آن نیست. به آن‌ها نشان دهید که اگر امکان برنامه‌ریزی کار جدید برای بعد وجود داشته باشد، می‌توانید آن را بپذیرید.

از آنجایی که نمی‌خواهید به عنوان کسی که از انجام کارها اجتناب می‌کند شناخته شوید، نشان دادن دلیل اینکه چرا نمی‌توانید کارهای بیشتری را قبول کنید یا مذاکره در مورد ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا تعداد وظایف جدید را کاهش دهید.

خلاصه‌کردن هر روز و ردیابی زمان

نگه‌داری از خلاصه‌های روزانه کارهایتان به شما کمک می‌کند تا بفهمید کجا موفق بوده‌اید و چه کارهایی هنوز باقی‌مانده‌اند. ردیابی زمان نیز اهمیت دارد.

در پایان هر روز، به فهرست‌تان نگاهی بیندازید و کارهایی که انجام داده‌اید را علامت بزنید. دیدن آنچه که موفق به انجامش شده‌اید، راهی عالی برای انگیزه گرفتن برای روز بعد است.

اگر هنوز کارهای حل‌نشده‌ای در فهرست شما وجود دارد، از خودتان بپرسید چرا آن‌ها را تمام نکرده‌اید و راه‌حل‌هایی برای آن‌ها پیدا کنید. شاید کار خیلی وسیع بود و تقسیم آن به وظایف کوچکتر می‌تواند به شما کمک کند تا بهتر کارها را سازماندهی کنید؟

روش ABC

روش ABC یک رویکرد عملی دیگر برای اولویت‌بندی وظایف است. این روش به وظایف بر اساس اهمیت نسبی، درجات حروفی (A، B، و C) اختصاص می‌دهد:

• وظایف A: مهم‌ترین وظایف هستند که بر دامنه پروژه تأثیر می‌گذارند و نیاز به توجه متمرکز و تکمیل در یک بازه زمانی خاص دارند.
• وظایف B: این وظایف به اهداف پروژه کمک می‌کنند، اما حساسیت کمتری به زمان نسبت به وظایف A دارند. می‌توانید آن‌ها را در کنار وظایف A یا در یک بازه زمانی انعطاف‌پذیر برنامه‌ریزی کنید.
• وظایف C: این وظایف کمترین اهمیت را دارند و کمترین تأثیر را بر اهداف پروژه دارند. اغلب می‌توان آن‌ها را واگذار یا حذف کرد.

تیم‌ها می‌توانند از ویژگی‌های بک‌لاگ و تابلو کانبان کارمیز برای پیاده‌سازی روش ABC استفاده کنند. وظایف به دسته‌بندی‌های “A”، “B” یا “C” در بک‌لاگ اختصاص می‌یابند که امکان اولویت‌بندی و تجسم آسان در تابلو کانبان را فراهم می‌کند.

مدیران پروژه می‌توانند با اولویت‌بندی وظایف بر اساس روش ABC و تجسم آن‌ها در کارمیز، اطمینان حاصل کنند که زمان و منابع خود را به فعالیت‌های بحرانی‌تر اختصاص می‌دهند.

تدوین اهداف SMART

مدیریت زمان مؤثر به درک واضح از اهداف نیاز دارد. SMART مخفف خاص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Achievable)، مربوط (Relevant) و محدود به زمان (Time-bound) است.

اهداف SMART برای بهینه‌سازی جریان‌های کاری پروژه اهمیت دارند زیرا نقشه‌راه مشخصی برای اجرای پروژه فراهم می‌کنند که این امر امکان تخصیص استراتژیک زمان و منابع را می‌دهد.

استفاده از تقویم ها

یک برنامه‌ریزی پروژه برای مدیریت زمان مؤثر ضروری است. برنامه‌ریزها و تقویم‌ها ابزارهای قدرتمندی برای زمان‌بندی وظایف، تجسم مهلت‌ها و جلوگیری از تعارضات زمانی هستند.

برنامه‌ریزهای فیزیکی روش ملموسی برای پیگیری قرار ملاقات‌ها، مهلت‌ها و فهرست کارهای انجام شده فراهم می‌کنند. این ابزارها برای کسانی که ترجیح می‌دهند کارهای انجام شده را به صورت فیزیکی تیک بزنند، رضایت و انگیزه ایجاد می‌کنند.

تقویم‌ها و برنامه‌ریزی‌های دیجیتال، مانند آن‌هایی که با کارمیز یکپارچه شده‌اند، عملکردهای پیشرفته‌تری مانند یادآورها، اعلان‌ها و اشتراک‌گذاری آسان با اعضای تیم را ارائه می‌دهند. قالب برنامه‌ریزی پروژه کارمیز از نمای زمانی استفاده می‌کند تا یک نقشه‌راه کلی برای مدیران پروژه‌های پیچیده فراهم کرده و وظایف و مهلت‌های مربوط به آن‌ها را به صورت بصری نمایش دهد.

تقسیم وظایف به مراحل کوچکتر

پروژه‌های بزرگ و پیچیده می‌توانند احساس فشار و عدم تحرک ایجاد کنند. یکی از تکنیک‌های موثر برای غلبه بر این رکود، تقسیم این پروژه‌ها به مراحل کوچکتر و قابل مدیریت است. این روش می‌تواند تمرکز را بهبود بخشد، از تعلل جلوگیری کند و پیگیری پیشرفت را آسان‌تر کند.

برای مثال، می‌توانید یک پروژه بزرگ مانند راه‌اندازی یک کمپین بازاریابی جدید را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید، از جمله ایجاد مفهوم کمپین، تعیین مخاطبان هدف، طراحی مواد بازاریابی، برنامه‌ریزی ارسال پست‌های اجتماعی و ایمیل، و پیگیری عملکرد کمپین.

تابلوهای کانبان کارمیز برای تجسم این فرآیند تقسیم‌بندی ایده‌آل هستند. با ایجاد “خطوط شناور” جداگانه که نمایانگر مراحل مختلف جریان کار پروژه (مانند “برای انجام”، “در حال پیشرفت”، “تمام شده”) هستند، مدیران پروژه می‌توانند کارت‌هایی که نمایانگر وظایف فردی هستند را به هر خط شناور اختصاص دهند.

این نمای بصری نقشه راه پروژه واضحی ارائه می‌دهد که پیگیری پیشرفت را ساده‌تر می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که هر مرحله قبل از انتقال به مرحله بعدی تکمیل شده است. با استفاده از الگوی تابلو کانبان کارمیز، مدیران پروژه می‌توانند پروژه‌های بزرگ را به مراحل قابل مدیریت تقسیم کرده و تمرکز را تقویت کنند، از احساس فشار جلوگیری کنند و در نهایت موفقیت پروژه را محقق کنند.

بیشتر بخوانید: اهداف استراتژیک بلندمدت

 

انجام ممیزی زمان

ممیزی زمان شامل پیگیری فعالیت‌ها برای یک دوره خاص است. این ثبت دقیق کمک می‌کند تا متوجه شوید که زمان خود را چگونه و کجا صرف می‌کنید و ناکارآمدی‌های احتمالی را شناسایی می‌کند.

تحلیل تخصیص‌های زمانی موجود می‌تواند به شما کمک کند تا فعالیت‌هایی که ممکن است باعث کاهش بهره‌وری شوند را شناسایی کنید. استراتژی هایی برای ساده‌سازی جریان کار و حداکثر کردن بهره‌وری نیز می‌توانند پیاده‌سازی شوند. انجام منظم ممیزی‌های زمان برای بهینه‌سازی استراتژی مدیریت زمان بسیار حیاتی است.

استراحت‌های منظم

در حالی که حفظ تمرکز بسیار مهم است، غفلت از استراحت‌ها در بلندمدت می‌تواند ضد تولیدی باشد. مغز انسان به طور طبیعی برای دوره‌های طولانی تمرکز شدید مناسب نیست. برنامه‌ریزی استراحت‌های منظم در طول روز کاری به ذهن اجازه می‌دهد تا شارژ شود و دوباره تمرکز کند، از فرسودگی جلوگیری می‌کند و در نهایت بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد.

استراحت‌های کوتاه می‌تواند شامل قدم زدن، انجام کشش‌های ساده یا تمرین‌های تنفسی آگاهانه باشد. با گنجاندن این استراحت‌های کوتاه، کارکنان احساس تازگی می‌کنند و آماده‌اند تا با تمرکز و انرژی تازه به چالش‌ها بپردازند.

تکنیک های ردیابی زمان

یکی از تکنیک‌هایی که می‌توانید برای ردیابی زمان صرف‌شده در کار استفاده کنید، تکنیک پومودورو است. این تکنیک کار را به جلسات کوتاه ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم می‌کند و بین آن‌ها وقفه‌های استراحت در نظر می‌گیرد. این روش اثبات شده‌ای است که می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد، زیرا تمرکز بر روی یک وظیفه به مدت زمان کوتاه‌تر آسان‌تر است. علاوه بر این، شما خسته نمی‌شوید و قادر خواهید بود برای مدت طولانی‌تری کارآمد باقی بمانید.

نام این تکنیک از کلمه ایتالیایی برای گوجه فرنگی گرفته شده است و الهام‌گرفته از تایمر آشپزخانه است. امروزه دستگاه‌هایی وجود دارند که به طور خاص برای این تکنیک طراحی شده‌اند و ۲۵ دقیقه دقیقی را که باید به کار اختصاص دهید، شمارش می‌کنند.

 

نرم‌افزار ردیابی زمان چرا ارزش استفاده را دارد؟

اما واقعاً چگونه استفاده مؤثر از زمان باعث بهبود عملکرد می‌شود؟ هدف اصلی این است که به‌طور آگاهانه کنترل کنید که چگونه زمان خود را برای انجام وظایف و فعالیت‌های مهم، چه در محل کار و چه در زندگی روزمره، صرف می‌کنید. برخی از ابزارهای مدیریت زمان دارای ویژگی‌هایی مانند امکان استفاده نامحدود برای کاربران هستند که آن‌ها را برای تیم‌های بزرگ ایده‌آل می‌کند.

با برنامه‌ریزی ضعیف و ابزارهای نامناسب مدیریت زمان، ممکن است دشوار باشد که همه کارها را در مهلت‌های محدود انجام دهید. به همین دلیل، این لیست از استراتژی های هوشمند مدیریت زمان را گردآوری کرده‌ام تا بتوانید بهتر برنامه‌ریزی کنید و در نهایت برای همه کارهایی که به توجه شما نیاز دارند، زمان کافی داشته باشید.

آمار کلیدی مدیریت زمان پروژه

پیش از آنکه به تعریف مدیریت زمان پروژه و استراتژی های مدیریت زمان (یا برنامه‌ریزی مدیریت زمان) بپردازیم، بهتر است نگاهی به موانع و دلایلی بیندازیم که باعث می‌شوند برنامه‌ریزی کلی پروژه و تکمیل آن بیش از حد انتظار زمان و تلاش ببرد. در ادامه، چند آمار مهم درباره ردیابی زمان و ابزارهای مدیریت زمان ارائه شده است که اهمیت برنامه‌ریزی مدیریت زمان را بهتر درک کنید.

• تنها ۱ نفر از هر ۵ نفر (۱۸٪) دارای یک روش مؤثر برای مدیریت زمان است.
  بر اساس تحقیق آکادمی توسعه (Development Academy research)
• کارکنان به‌طور میانگین روزانه ۴۴ دقیقه را در شبکه‌های اجتماعی سپری می‌کنند.
• فقط ۱۷٪ از افراد، زمان خود را ردیابی می‌کنند.
• شرکت‌ها به‌طور میانگین سالانه ۱۶ روز را صرف جستجوی اسناد کاغذی می‌کنند.
• مدیران ارشد حداقل ۲۳ ساعت در هفته را در جلسات سپری می‌کنند.
• ۴۶٪ از استرس گزارش‌شده در میان کارکنان ایالات متحده ناشی از حجم کار بیش از حد است.

ردیابی زمان و اطلاعات مهم

این نتایج و خلاصه تحقیقات، الهام‌بخش مدیرانی است که مدیریت زمان و مدیریت پروژه را به یک اندازه مهم می‌دانند. برای مدیرانی که کاملاً به نقش زمان در فعالیت‌های پروژه‌ای معتقدند و می‌خواهند از هرگونه موانع زمانی و برنامه‌ریزی جلوگیری کنند.

در نهایت، بیایید نگاهی بیندازیم به رایج‌ترین موانع مدیریت زمان و ردیابی آن که در بالا ذکر نشده‌اند:

• کمال‌گرایی
• اهمال‌کاری
• اولویت‌بندی نادرست
• کمبود زمان
• انجام چندین کار هم‌زمان (چندوظیفگی)
• برنامه‌ریزی بیش از حد
• استراحت ناکافی
• فراموش کردن تفویض اختیار
• عدم سازمان‌دهی
• انگیزه پایین
• عوامل حواس‌پرتی
• برنامه‌ریزی سخت‌گیرانه

پشتیبانی از استراتژی های مدیریت زمان با ابزارهای برنامه‌ریزی مناسب

برنامه‌ریزی کارهای خود و استفاده از نرم‌افزار ردیابی زمان با ابزارهایی که دسترسی سریع به کارهایی که شما یا اعضای تیمتان باید انجام دهند فراهم می‌کنند، آسان‌تر است. داشتن یک برنامه‌ زمان‌بندی پروژه و نرم‌افزار ردیابی زمان کارکنان نیز کمک‌کننده است، زیرا پیگیری عملکرد شما آسان‌تر می‌شود.

برای مدیریت وظایف در پروژه‌های مختلف از کارمیز استفاده می‌کنیم. این ابزار به ما این امکان را می‌دهد که برای هر وظیفه زیرمجموعه ایجاد کرده، آن‌ها را به افراد تخصیص دهیم و در جریان کار که شامل کارهایی است که باید انجام شود، در حال انجام، در حال بررسی و تکمیل شده است، پیگیری کنیم.

 

نتیجه گیری

مدیریت زمان مؤثر به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد تا پیچیدگی‌های پروژه‌های تک و چندگانه را با تمرکز، کارایی و احساس کنترل هدایت کنند. گنجاندن استراتژی های ذکر شده می‌تواند رویکرد مدیریت زمان را تغییر دهد و به دستیابی به بهره‌وری بیشتر کمک کند و اطمینان حاصل کند که همه پروژه‌ها به پایان می‌رسند. به یاد داشته باشید که ابزارها و فناوری‌های مدیریت زمان ضروری هستند. کارمیز ویژگی‌های قوی برای ساده‌سازی جریان کار و ایجاد مدیریت زمان ماهرانه دارد. تخته‌های کانبان کارمیز نقشه‌راه بصری فراهم می‌کنند که از تجزیه پروژه‌های بزرگ به مراحل قابل مدیریت و پیگیری پیشرفت پشتیبانی می‌کند. ویژگی بک‌لاگ به اولویت‌بندی مؤثر وظایف کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که زمان و منابع خود را ابتدا به مهم‌ترین فعالیت‌ها اختصاص می‌دهید.

برای داشتن نمای کلی از نقشه‌راه پروژه، از نمای زمانی کارمیز استفاده کنید تا مهلت‌های پیش رو و موانع احتمالی را نشان دهد. با استفاده از بهترین شیوه‌های مدیریت زمان و بهره‌برداری از قابلیت‌های قدرتمند کارمیز، می‌توانید سطح جدیدی از کارایی را باز کنید و موفقیت مدیریت پروژه را به اوج جدیدی برسانید.

نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع استراتژی های مدیریت زمان پروژه نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.