نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه | پایان دوران اکسل و نوشته های کاغذی

در این مقاله قصد داریم به بررسی موضوعاتی در ارتباط با نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه بپردازیم. مدیریت پروژه، چه به صورت سنتی و چه با نرم افزار، فرآیند برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر فعالیت ها برای دستیابی به اهداف مشخص در یک بازه زمانی معین است. این مقاله به مقایسه عمیق این دو رویکرد، بررسی چالش های روش های سنتی و تحلیل مزایای یکپارچگی نرم افزارهای نوین مانند کارمیز در افزایش بهره وری و شفافیت سازمانی می پردازد و به شما کمک می کند تا در انتخاب بین نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه، تصمیمی آگاهانه بگیرید.

چرا مدیریت پروژه سنتی دیگر پاسخگوی نیازهای امروز نیست؟

هنگامی که سازمان ها بر سر دوراهی انتخاب نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه قرار می گیرند، ابتدا باید محدودیت های رویکرد سنتی را بشناسند. مدیریت پروژه سنتی به مجموعه ای از روش ها اطلاق می شود که اغلب بر ابزارهای فیزیکی یا فایل های دیجیتال پراکنده متکی هستند. ابزارهایی مانند تخته های وایت برد، یادداشت های کاغذی، سررسیدهای کاغذی و حتی فایل های اکسل و ایمیل های متعدد، هسته اصلی این رویکرد را تشکیل می دهند. این روش ها در گذشته برای پروژه های ساده تر کارآمد بودند.

اما امروزه با افزایش پیچیدگی کسب وکارها، دورکاری و نیاز به تصمیم گیری لحظه ای، محدودیت های این رویکرد آشکار شده است. مشکل اصلی در روش سنتی مدیریت پروژه، "جزیره ای بودن اطلاعات" است. اطلاعات پروژه در مکان های مختلفی ذخیره می شوند؛ لیست وظایف در یک فایل اکسل، مکاتبات در ایمیل، مستندات در یک پوشه اشتراکی و برنامه ریزی زمانی روی یک تخته در اتاق جلسات. این پراکندگی، که نقطه ضعف اصلی در مقایسه نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه است، منجر به عدم هماهنگی، اتلاف وقت برای یافتن اطلاعات و افزایش شدید خطای انسانی می شود.

در نتیجه، مدیران دید درستی از وضعیت واقعی پروژه ندارند. آن ها زمان زیادی را صرف جلسات هماهنگی می کنند تا فقط بفهمند چه کسی در حال انجام چه کاری است. این عدم شفافیت، ریسک پروژه را بالا برده و واکنش به تغییرات را بسیار کند می کند. به همین دلیل است که بحث انتخاب بین نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه بیش از هر زمان دیگری اهمیت یافته است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ بهترین نرم افزار مدیریت پروژه کارمیز

نرم افزار مدیریت پروژه چگونه این چالش ها را حل می کند؟

یک نرم افزار مدیریت پروژه مدرن، پاسخی مستقیم به هرج و مرج ناشی از روش های سنتی است و کفه ترازو را در بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه به نفع تکنولوژی سنگین می کند. این نرم افزارها یک پلتفرم متمرکز و واحد ایجاد می کنند که در آن تمام اطلاعات، وظایف، مکاتبات، فایل ها و زمان بندی های پروژه در یک مکان قابل دسترس و قابل جستجو هستند. این تمرکزگرایی، نیاز به جابجایی مداوم بین ایمیل، اکسل و جلسات را از بین می برد.

وقتی تمام داده ها در یک سیستم واحد قرار دارند، به روزرسانی ها به صورت لحظه ای برای همه اعضای تیم قابل مشاهده است. اگر عضوی از تیم وظیفه ای را تکمیل کند، مدیر پروژه و سایر اعضای مرتبط بلافاصله مطلع می شوند. این سطح از ارتباط لحظه ای، همکاری را به شدت تسهیل می کند، به خصوص برای تیم هایی که به صورت دورکار یا هیبریدی فعالیت می کنند. این دقیقاً همان نقطه ای است که برتری نرم افزار در مناظره ی نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه آشکار می شود.

علاوه بر این، نرم افزارهای مدیریت پروژه برای خودکارسازی کارهای تکراری طراحی شده اند. یادآوری مهلت ها، ارسال اعلان ها برای وظایف جدید یا ایجاد وابستگی بین وظایف به صورت خودکار انجام می شود. این قابلیت ها، بار کارهای اداری را از دوش مدیران و اعضای تیم برمی دارد و به آن ها اجازه می دهد بر کارهای ارزشمندتر تمرکز کنند.

بیشتر بخوانید:آموزش مدیریت پروژه | راهنمای جامع از مفاهیم پایه تا ابزارهای پیشرفته

آیا استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه به جای روش سنتی باعث افزایش شفافیت می شود؟

پاسخ کوتاه، «قطعاً بله» است. شفافیت، بزرگترین دستاورد مهاجرت از روش سنتی مدیریت پروژه به یک نرم افزار یکپارچه است. در روش سنتی، شفافیت به سختی و تنها از طریق گزارش گیری های دستی و جلسات مکرر به دست می آید. مدیران ارشد اغلب تا زمان بروز بحران، از وضعیت واقعی پروژه ها بی اطلاع هستند. این کمبود شفافیت، یک ضعف اساسی در رویکرد سنتی است و تصمیم گیری برای انتخاب نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه را آسان تر می کند.

در مقابل، نرم افزارهای مدرن این شفافیت را به صورت ذاتی فراهم می کنند. به عنوان مثال، در پلتفرمی مانند کارمیز، ماژول "پیشخوان" به عنوان یک داشبورد مدیریتی هوشمند عمل می کند. مدیران می توانند در یک نگاه، مهم ترین شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) مانند پیشرفت پروژه ها، وضعیت فروش و تیکت های پشتیبانی را به صورت لحظه ای رصد کنند. این داشبوردها قابل شخصی سازی هستند و داده ها را از بخش های مختلف سیستم جمع آوری کرده و به صورت نمودارهای بصری نمایش می دهند.

این شفافیت فقط مختص مدیران نیست. در بخش "امور اداری" کارمیز، هر فرد دقیقاً می داند چه وظایفی به او محول شده و مهلت انجام آن ها چه زمانی است. همچنین، قابلیت افزودن "دنبال کننده" به وظایف، به مدیران یا همکاران مرتبط اجازه می دهد تا بدون نیاز به پیگیری مستقیم، در جریان پیشرفت کار قرار گیرند. این سطح از شفافیت، که در بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه یک مزیت رقابتی کلیدی محسوب می شود، فرهنگ پاسخگویی را در سازمان تقویت کرده و تصمیم گیری را به حالت مبتنی بر داده تغییر می دهد.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل مدیریت پروژه با اکسل: از پیاده سازی تا جایگزین های هوشمند

تفاوت اصلی نرم افزار و روش سنتی مدیریت پروژه در پیگیری وظایف چیست؟

در روش سنتی مدیریت پروژه، پیگیری وظایف اغلب آشفته و غیرقابل اعتماد است. لیست های وظایف روی کاغذ یا در فایل های متنی به راحتی گم می شوند، اولویت بندی ها نامشخص هستند و تخصیص وظیفه به یک فرد معمولاً از طریق ایمیل یا شفاهی صورت می گیرد. استفاده از تخته وایت برد یا کانبان فیزیکی نیز با محدودیت های فضا و عدم دسترسی برای اعضای دورکار مواجه است. این هرج و مرج در پیگیری، یکی از دلایل اصلی شکست پروژه ها در این رویکرد است.

نرم افزار مدیریت پروژه این فرآیند را کاملاً متحول می کند و تفاوت آشکاری را در مقایسه نرم افزار و روش سنتی مدیریت پروژه رقم می زند. وظایف به واحدهای کاری دیجیتال تبدیل می شوند که دارای مسئول، تاریخ شروع و پایان، اولویت، توضیحات، فایل های پیوست و چک لیست های داخلی هستند. این ساختاریافتگی، هرگونه ابهام در مورد مسئولیت ها را از بین می برد.

ابزارهای بصری، هسته اصلی این تحول هستند. برای مثال، در سیستم "امور اداری" کارمیز، دو ابزار قدرتمند ارائه می شود:

۱. گانت چارت (Gantt Chart)

این نمودار، زمان بندی پروژه را به صورت بصری نمایش می دهد. مدیران می توانند به وضوح ببینند که کدام وظایف به یکدیگر وابسته هستند و گلوگاه ها کجا هستند. چنین تحلیلی در یک فایل اکسل سنتی بسیار دشوار است.

۲. برد کانبان (Kanban Board)

این ابزار، جریان کاری تیم را در قالب ستون هایی (مانند: برای انجام، در حال انجام، انجام شده) نمایش می دهد. این روش برای مدیریت فرآیندهای چابک (Agile) و اسپرینت ها ایده آل است.

این قابلیت ها نشان می دهد که چرا در بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه، رویکرد نرم افزاری برای پیگیری دقیق وظایف برتری مطلق دارد. علاوه بر این، قابلیت هایی مانند "یادآورهای هوشمند" در کارمیز تضمین می کنند که هیچ مهلتی فراموش نشود.

بیشتر بخوانید: کدام معیارها در مقایسه نرم افزارهای مدیریت پروژه اهمیت بیشتری دارند؟

نرم افزار مدیریت پروژه چگونه به همسوسازی تیم ها کمک می کند؟

یکی از بزرگترین شکست های روش سنتی مدیریت پروژه، ناتوانی در ایجاد هماهنگی بین دپارتمان های مختلف است. در یک سازمان سنتی، تیم فروش از اکسل استفاده می کند، تیم پشتیبانی از ایمیل و تیم فنی پروژه ها را روی تخته مدیریت می کند. این "سیلوهای اطلاعاتی" باعث می شوند که هیچ کس تصویر کاملی از سفر مشتری نداشته باشد. این عدم هماهنگی، چالشی است که انتخاب نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه را حیاتی می کند.

فرض کنید تیم فروش، قراردادی را با مشتری جدید می بندد. در روش سنتی، واحد فروش باید به صورت دستی (اغلب با ایمیل) به تیم مالی برای صدور فاکتور و به تیم فنی برای شروع پروژه اطلاع رسانی کند. این فرآیند دستی مستعد خطا و تاخیر است.

اینجاست که قدرت یک پلتفرم یکپارچه مانند کارمیز مشخص می شود. کارمیز صرفاً یک ابزار مدیریت پروژه نیست، بلکه یک سیستم جامع برای مدیریت تمام جنبه های کسب وکار است و به بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه پایان می دهد.

• تیم فروش از ماژول "امور فروش (CRM)" برای مدیریت لیدها استفاده می کند.
• به محض موفقیت آمیز بودن یک فرصت فروش، می توان با استفاده از ماژول "گردش کار"، به صورت خودکار یک پروژه جدید در بخش "امور اداری" برای تیم فنی ایجاد کرد.
• همزمان، یک فاکتور در ماژول "امور مالی" برای مشتری صادر می شود.
• پس از تحویل پروژه، مشتری می تواند از طریق "سیستم تیکتینگ" درخواست های پشتیبانی خود را ثبت کند.

این یکپارچگی، که در روش سنتی مدیریت پروژه غیرقابل تصور است، داده ها را به جای افراد، بین دپارتمان ها به حرکت در می آورد و هماهنگی بی نظیری ایجاد می کند.

بیشتر بخوانید: آیا آماده اید چالش های مدیریت پروژه ساختمانی را حل کنید؟ (با راهکار عملی)

آیا نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه در اتوماسیون فرآیندها تفاوتی دارند؟

وقتی صحبت از اتوماسیون می شود، اساساً مقایسه ای بین نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه وجود ندارد؛ روش سنتی ذاتاً دستی است. تمام فرآیندها، از یادآوری یک پرداخت تا دریافت تاییدیه یک سند، به حافظه و اقدام یک انسان وابسته است. این اتکای کامل به نیروی انسانی، نه تنها کند و پرهزینه است، بلکه منبع اصلی خطاها و ناکارآمدی ها در سازمان است.

نرم افزار مدیریت پروژه، به ویژه پلتفرم های مجهز به موتور گردش کار، اتوماسیون را به قلب سازمان می آورد. ماژول "گردش کار" در کارمیز یک نمونه عالی از این قابلیت است. این ابزار به مدیران اجازه می دهد تا فرآیندهای چندمرحله ای و تکراری سازمان را تعریف و خودکارسازی کنند. این دقیقاً همان چیزی است که در انتخاب نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه، سازمان های مدرن را به سمت نرم افزار سوق می دهد.

برای مثال، فرآیند "درخواست مرخصی" را در نظر بگیرید.

• روش سنتی: کارمند فرم کاغذی را پر می کند، آن را برای مدیر مستقیم می برد، مدیر امضا می کند، سپس فرم به واحد منابع انسانی ارسال می شود. این فرآیند ممکن است روزها طول بکشد.
• با گردش کار کارمیز: کارمند فرم آنلاین مرخصی (ساخته شده با "نظرسنجی و فرم ساز") را پر می کند. بلافاصله یک وظیفه برای "تایید مدیر" ایجاد می شود. پس از تایید مدیر، وظیفه به صورت خودکار به "ثبت در سیستم" برای منابع انسانی ارجاع داده می شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری کارمیز با این قابلیت، خطای انسانی را حذف می کند و سرعت را افزایش می دهد. اینجاست که برتری مطلق در بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه مشخص می شود؛ نرم افزار زمان تیم ها را برای تمرکز بر فعالیت های استراتژیک آزاد می کند.

بیشتر بخوانید: آیا کسب و کار شما به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز دارد؟ (پاسخ قطعی)

در مدیریت منابع و زمان، برتری با نرم افزار است یا روش سنتی مدیریت پروژه؟

مدیریت منابع و مدیریت زمان دو پاشنه آشیل روش سنتی مدیریت پروژه هستند. در روش سنتی، تخمین اینکه یک پروژه چقدر زمان می برد یا کدام اعضای تیم مشغله کاری بیشتری دارند، اغلب بر اساس "حس شهودی" مدیر انجام می شود. استفاده از فایل های تایم شیت در اکسل نیز اگرچه گامی رو به جلو است، اما جمع آوری و تحلیل این داده ها خود به یک پروژه تمام وقت تبدیل می شود. این ناکارآمدی، هزینه پنهان گزینش روش سنتی مدیریت پروژه است.

نرم افزار مدیریت پروژه این فرآیندها را مبتنی بر داده می کند. اکثر این نرم افزارها به کارمندان اجازه می دهند تا زمان صرف شده برای هر وظیفه یا پروژه را مستقیماً ثبت کنند. این داده ها به طور خودکار جمع آوری و تحلیل می شوند.

در پلتفرم کارمیز، ماژول "گزارش ها" نقش کلیدی در این زمینه ایفا می کند. مدیران می توانند به سادگی "گزارش ساعات کاری ثبت شده توسط کارمندان" را استخراج کنند. این گزارش به وضوح نشان می دهد که زمان تیم صرف چه پروژه ها یا وظایفی شده است. این سطح از دقت، انتخاب بین نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه را برای مدیرانی که به دنبال بهینه سازی هستند، آسان می کند. این داده ها برای موارد زیر حیاتی هستند:

 ۱. تخصیص منابع

مدیر می تواند ببیند کدام کارمند بیش از حد بار کاری دارد و وظایف را به صورت عادلانه تر توزیع کند.

 ۲. قیمت گذاری پروژه ها

با دانستن اینکه پروژه های مشابه در گذشته چقدر زمان برده اند، شرکت می تواند پیش فاکتورهای دقیق تری صادر کند.

 ۳. شناسایی گلوگاه ها

اگر زمان زیادی به طور مداوم صرف یک نوع خاص از وظیفه می شود، نشان دهنده یک مشکل فرآیندی است.

در مقابل، روش سنتی مدیریت پروژه فاقد چنین بازخورد سریع و دقیقی است و اغلب منجر به فرسودگی شغلی کارکنان کلیدی و تخصیص غیربهینه منابع می شود.

بیشتر بخوانید:کنترل پروژه چیست؟| نقش کنترل پروژه در مدیریت پروژه

چگونه نرم افزار مدیریت پروژه به تصمیم گیری مبتنی بر داده کمک می کند؟

در محیط رقابتی امروز، تصمیم گیری بر اساس حدس و گمان، دستورالعملی برای شکست است. روش سنتی مدیریت پروژه به دلیل ماهیت پراکنده و غیرساختاریافته داده ها، مدیران را مجبور به تصمیم گیری شهودی می کند. داده ها یا وجود ندارند، یا آنقدر قدیمی و ناقص هستند که قابل اتکا نیستند. این بزرگترین ریسک در مناظره نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه برای طرفداران رویکرد سنتی است.

نرم افزار مدیریت پروژه یکپارچه، سازمان را به یک موجودیت داده محور (Data-Driven) تبدیل می کند. از آنجایی که تمام فعالیت ها - از فروش و بازاریابی گرفته تا اجرای پروژه و پشتیبانی - در یک سیستم ثبت می شوند، این پلتفرم به یک معدن طلا از داده های عملیاتی تبدیل می شود.

کارمیز با دو ابزار قدرتمند این نیاز را برآورده می کند:

۱. پیشخوان (داشبورد لحظه ای)

همانطور که قبلاً اشاره شد، "پیشخوان" به مدیران دیدی لحظه ای از سلامت کسب وکار می دهد. این مانند داشبورد اتومبیل است؛ شما برای تصمیم گیری در مورد سرعت، نیازی به تحلیل دستی ندارید.

۲. ماژول گزارش ها (تحلیل عمیق)

این ماژول برای تحلیل های عمیق تر است. مدیران می توانند گزارش های دقیقی از "فروش، هزینه ها، درآمد" و "عملکرد قیف فروش" تهیه کنند.

علاوه بر این، ماژول های پیشرفته تری مانند "گزارشات پیشرفته" در کارمیز، ابزارهای هوش تجاری (BI) را در اختیار کسب و کار قرار می دهند. برای مثال، "تحلیل RFM" به صورت خودکار ارزشمندترین مشتریان را شناسایی می کند. این سطح از تحلیل در بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه، به طور کامل رویکرد نرم افزاری را برتر می سازد.

بیشتر بخوانید:چگونه مدیریت پروژه تبلیغاتی موفقیت کمپین شما را تضمین می‌کند؟

آیا پیاده سازی نرم افزار مدیریت پروژه دشوارتر از روش سنتی است؟

این یکی از رایج ترین دغدغه ها هنگام بررسی مهاجرت و انتخاب بین نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه است. پاسخ این است: پیاده سازی اولیه نرم افزار نیازمند تلاش است، اما حفظ روش سنتی مدیریت پروژه در بلندمدت دشوارتر و پرهزینه تر است. روش سنتی هزینه های پنهان زیادی دارد: زمان صرف شده در جلسات بیهوده، هزینه های ناشی از خطاهای انسانی، فرصت های از دست رفته به دلیل کندی و عدم شفافیت.

پیاده سازی یک نرم افزار جدید نیازمند مدیریت تغییر است. تیم ها باید آموزش ببینند و فرآیندهای قدیمی خود را با ابزارهای جدید تطبیق دهند. با این حال، پلتفرم های مدرن مانند کارمیز این فرآیند را تا حد امکان تسهیل می کنند.

برای مثال، قابلیت "فیلدهای سفارشی" به سازمان اجازه می دهد تا نرم افزار را دقیقاً مطابق با نیازهای منحصربه فرد خود شخصی سازی کند. به جای اینکه سازمان مجبور به تغییر فرآیندهای خود برای انطباق با نرم افزار باشد، نرم افزار با فرآیندهای سازمان انطباق می یابد. این انعطاف پذیری، چالش های پیاده سازی را در مقایسه نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه به حداقل می رساند.

همچنین، وجود "پایگاه دانش" در کارمیز به عنوان یک منبع آموزشی متمرکز عمل می کند. کارکنان جدید و فعلی می توانند به سرعت پاسخ سوالات خود را بیابند. بازگشت سرمایه (ROI) ناشی از افزایش بهره وری، شفافیت و کاهش خطاها، این سرمایه گذاری اولیه را به سرعت توجیه می کند.

بیشتر بخوانید:چگونه مدیریت پروژه استارتاپی را به سکوی پرتاب کسب و کار خود تبدیل کنیم؟

چرا یکپارچگی در نرم افزار مدیریت پروژه مهم تر از ابزارهای سنتی مجزاست؟

بسیاری از سازمان ها تلاش می کنند با استفاده از چندین نرم افزار مجزا (مثلاً یک ابزار برای مدیریت وظایف، یک CRM مجزا و یک نرم افزار حسابداری جداگانه) بر محدودیت های روش سنتی غلبه کنند. اگرچه این رویکرد از اکسل بهتر است، اما همچنان از مشکل اساسی "سیلوهای اطلاعاتی" رنج می برد. داده ها بین این نرم افزارها به صورت خودکار جریان ندارند. این رویکرد ترکیبی، معایب هر دو دنیا در بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه را به ارث می برد.

مفهوم یکپارچگی (Integration) در پلتفرمی مانند کارمیز فراتر از اتصال چند نرم افزار است؛ به معنای وجود تمام ماژول ها در یک پایگاه داده واحد است. این یکپارچگی سیال، مزایای بی نظیری ایجاد می کند که در هیچ ترکیبی از ابزارهای سنتی یا مجزا یافت نمی شود:

• مالی و فروش: ماژول "امور مالی" مستقیماً به "درگاه پرداخت آنلاین" متصل است. مشتری می تواند پیش فاکتور را آنلاین تایید کند و بلافاصله پرداخت نماید.
• حقوقی و پروژه: ماژول "قراردادها" به شما اجازه می دهد قرارداد یک پروژه را مدیریت کنید و با استفاده از "امضای الکترونیک"، آن را به صورت دیجیتال امضا نمایید.
• پشتیبانی و CRM: وقتی مشتری از طریق "سیستم تیکتینگ" تماسی می گیرد، کارشناس پشتیبانی فوراً به تمام سوابق او در "CRM" دسترسی دارد.
• ارتباطات داخلی: به جای استفاده از پیام رسان های عمومی، "چت سازمانی" کارمیز به تیم ها اجازه می دهد تا در مورد پروژه ها و وظایف مشخص در همان محیطی که کار می کنند، گفتگو نمایند.

این سطح از یکپارچگی، اصطکاک عملیاتی را به صفر نزدیک می کند، در حالی که استفاده از ابزارهای سنتی یا مجزا، همواره نیازمند صرف انرژی برای پر کردن شکاف های اطلاعاتی بین ابزارهاست.

بیشتر بخوانید: مدیریت پروژه چابک و سنتی چه تفاوتی باهم دارند؟

چگونه نرم افزار مدیریت پروژه به رشد و مقیاس پذیری کسب و کار کمک می کند؟

روش سنتی مدیریت پروژه ذاتاً مقیاس پذیر نیست. مدیری که می تواند ۵ پروژه را با اکسل مدیریت کند، در مدیریت ۵۰ پروژه قطعاً دچار فروپاشی خواهد شد. تخته های وایت برد پر می شوند، فایل های اکسل قفل می کنند و ارتباطات از هم می پاشد. روش سنتی برای کسب وکارهای کوچک و ایستا طراحی شده است. این مهم ترین دلیل برای انتخاب نرم افزار در چالش نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه برای سازمان های در حال رشد است.

نرم افزار مدیریت پروژه برای مقیاس پذیری ساخته شده است. این نرم افزار می تواند هزاران وظیفه و صدها پروژه را به همان راحتی که ده پروژه را مدیریت می کند، اداره نماید. اما مزیت واقعی در ماژول های پیشرفته ای نهفته است که برای رشد طراحی شده اند.

کارمیز ابزارهایی را ارائه می دهد که کسب و کارها برای ورود به مراحل بعدی رشد خود به آن ها نیاز دارند:

• گسترش بازارهای فروش: با ماژول "مدیریت اقساط"، می توانید مدل های فروش جدیدی را ارائه دهید. با چند ارزی می توانید با مشتریان بین المللی معامله کنید.
• اتوماسیون بازاریابی: ماژول "اتوماسیون بازاریابی" به شما اجازه می دهد تا با امتیازدهی به سرنخ ها بازاریابی خود را مقیاس پذیر کنید.
• یکپارچگی با وب: "اتصال به وبسایت" و ماژول "درخواست پیش فاکتور" به مشتریان اجازه می دهد تا مستقیماً از وب سایت شما درخواست خود را ثبت کنند.

این قابلیت ها ابزارهایی برای رشد هستند که روش سنتی مدیریت پروژه به هیچ عنوان نمی تواند آن ها را فراهم کند و تفاوت بنیادین در بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه را نشان می دهد.

بیشتر بخوانید: چالش‌های مدیریت پروژه در سازمان‌های امروزی | از برنامه ریزی تا اجرا

نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه برای مدیریت اهداف (OKR) مناسب تر است؟

مدیریت اهداف استراتژیک (مانند OKR - اهداف و نتایج کلیدی) اغلب در روش سنتی مدیریت پروژه نادیده گرفته می شود. در بهترین حالت، اهداف سازمان در یک فایل پاورپوینت یا یک سند استراتژی نوشته شده و بایگانی می شوند. این اهداف هیچ ارتباطی با کارهای روزمره کارمندان ندارند. کارمندان مشغول انجام وظایف خود هستند، بدون اینکه بدانند این وظایف چگونه به تصویر کلان سازمان کمک می کند.

این شکاف بین استراتژی و اجرا، دلیل اصلی شکست سازمان ها در دستیابی به اهدافشان است و پاسخی واضح به سوال نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه می دهد.

نرم افزار مدیریت پروژه مدرن این شکاف را پر می کند. پلتفرم کارمیز با ارائه ماژول "سیستم اهداف و تارگت گذاری (OKR و KPI)" به سازمان ها اجازه می دهد تا اهداف کلان خود را تعریف کنند. سپس، این اهداف می توانند به پروژه ها و وظایف روزمره در ماژول "امور اداری" متصل شوند.

وقتی یک کارمند وظیفه ای را تکمیل می کند، می تواند ببیند که این وظیفه مستقیماً به کدام "نتیجه کلیدی"  کمک می کند. این شفافیت، انگیزه را به شدت افزایش می دهد. مدیران نیز می توانند پیشرفت سازمان به سمت اهداف استراتژیک را رصد کنند. در این نبرد، نرم افزار مدیریت پروژه به طور قاطع برنده است، زیرا استراتژی را از یک سند مرده به یک بخش زنده و قابل ردیابی از عملیات روزمره تبدیل می کند و بحث نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه را در سطح استراتژیک به نفع نرم افزار خاتمه می دهد.

بیشتر بخوانید:انواع نرم افزار مدیریت پروژه | راهنمای جامع انتخاب نرم افزار مناسب شما

جمع بندی: نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه؟

انتخاب بین نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه، دیگر یک انتخاب بین دو گزینه هم سطح نیست؛ این یک تصمیم گیری استراتژیک بین "ماندن در گذشته" و "آماده شدن برای آینده" است. روش سنتی، با اتکا به ابزارهای پراکنده مانند اکسل، ایمیل و تخته های وایت برد، در دنیای پیچیده، سریع و داده-محور امروز، محکوم به شکست است. این روش ها باعث عدم شفافیت، افزایش خطای انسانی، اتلاف منابع و ناتوانی در تصمیم گیری مبتنی بر داده می شوند.

در مقابل، نرم افزار مدیریت پروژه یکپارچه، یک سیستم عصبی مرکزی برای کسب وکار ایجاد می کند. این نرم افزارها با ایجاد شفافیت لحظه ای از طریق داشبوردها، ردیابی دقیق وظایف با ابزارهای بصری مانند گانت چارت و کانبان، و خودکارسازی فرآیندهای تکراری از طریق موتورهای گردش کار، بهره وری را به سطح جدیدی ارتقا می دهند. تصمیم نهایی در مورد نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه باید بر اساس نیاز به رشد و یکپارچگی گرفته شود.

قدرت واقعی زمانی آشکار می شود که نرم افزار فراتر از مدیریت پروژه رفته و تمام جنبه های کسب و کار را یکپارچه کند. پلتفرمی مانند کارمیز با اتصال یکپارچه ماژول های فروش (CRM)، مالی، پشتیبانی (تیکتینگ)، قراردادها و اهداف استراتژیک (OKR)، سیلوهای اطلاعاتی را از بین می برد. در نهایت، در حالی که روش سنتی مدیریت پروژه برای "بقا" تلاش می کند، نرم افزار یکپارچه، ابزار "رشد" و "مقیاس پذیری" است و پاسخ قطعی به چالش نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه محسوب می شود.

نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع نرم افزار یا روش سنتی مدیریت پروژه نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.