نرم افزار مدیریت پروژه | بهترین نرم افزار مدیریت پروژه ایرانی – کارمیز

در مقالات قبلی، با مفهوم مدیریت پروژه آشنا شدیم. در این مقاله قصد داریم به موضوع نرم افزار مدیریت پروژه بپردازیم و بررسی کنیم که چرا کسب وکارها باید از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنند و یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب چه ویژگی هایی باید داشته باشد. پس از مطالعه این مقاله شما می توانید برای خرید یک نرم افزار مدیریت پروژه متناسب با کسب وکار خود اقدام نمایید.

 

مقدمه ای بر نرم افزار مدیریت پروژه

نمی توان انکار کرد که مدیریت یک پروژه می تواند امری مشکل باشد، اما چرا وقتی صحبت از ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه می شود، چرخ را دوباره اختراع کنیم؟ مدیران پروژه در سراسر جهان برای برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای پروژه ها بدون در نظر گرفتن اندازه یا پیچیدگی بر استراتژی های اثبات شده تکیه می کنند.
این را دست کم نگیرید که چگونه نرم افزارها و تکنیک های مدیریت پروژه می توانند برنامه ریزی و مدیریت پروژه ها را آسان تر و موثرتر کنند. آنها را می توان برای هر پروژه ای صرف نظر از زمینه یا صنعت اعمال کرد. در صورت استفاده همزمان با نرم افزارهای مدیریت پروژه، به صرفه جویی در زمان و کاهش هزینه ها کمک می کنند.

 

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه فرآیندی است که به مدیران پروژه اجازه می دهد تا با کمک یک تیم پروژه، پروژه ها را برنامه ریزی، اجرا، پیگیری و تکمیل کنند. برای انجام این کار، آنها باید از اصول، مهارت ها، روش ها و ابزارهای مدیریت پروژه برای هدایت اعضای تیم در هر یک از مراحل مدیریت پروژه که به عنوان چرخه عمر پروژه شناخته می شوند، استفاده کنند.
مدیریت پروژه از پنج جزء کلیدی تشکیل شده است: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن پروژه. شروع، اهداف پروژه و امکان سنجی آن را تعریف می کند. برنامه ریزی وظایف، جدول زمانی، منابع و بودجه را مشخص می کند. بخش اجرا به پیاده سازی آن طرح می پردازد، نظارت و کنترل پیشرفت پروژه را اندازه گیری می کند. و در نهایت، بسته شدن پروژه، خروجی نهایی را ارائه می دهد و از جمله موارد دیگر، تأیید سهامداران را به دست می آورد.
علاوه بر این، برای برنامه ریزی، اجرا و پیگیری پروژه ها به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید. به عنوان مثال، نرم افزار کارمیز دارای ویژگی های برنامه ریزی، زمان بندی و ردیابی پروژه است که برای مدیریت جدول زمانی، منابع، هزینه ها و تیم ها در یک ابزار آنلاین نیاز دارید. از گانت چارت، تابلوهای کانبان و تقویم های ما برای ایجاد زمان بندی پروژه و اختصاص کار با در دسترس بودن منابع آنی و درلحظه استفاده کنید.
همین امروز به صورت رایگان شروع کنید.

 

چرا باید نرم افزار مدیریت پروژه را بکار ببریم؟

به طور خلاصه، نرم افزار مدیریت پروژه مهم است زیرا به سازمان ها کمک می کند تا تمام قسمت های متحرک پروژه ها را کنترل کنند تا آنها را به اتمام برسانند. این قطعات متحرک به عنوان مناطق مدیریت پروژه شناخته می شوند، که جنبه های کلیدی پروژه هستند که باید با پیشرفت پروژه نظارت شوند.
یکی دیگر از جنبه های مهم نرم افزار مدیریت پروژه، انعطاف پذیری آن است. افراد می‌توانند پروژه ها را با روش‌های سنتی مانند مدل آبشاری مدیریت کنند، اما تکنیک های جدید همیشه در حال توسعه هستند. یکی از این رویکردهای مدرن برای مدیریت پروژه، چابکی است که از طریق توسعه نرم‌افزار مطرح شد، و سبک تکراری آن با روشی که توسعه دهندگان نرم افزار کار می‌کردند، مطابقت داشت.
با این حال، هر پروژه ای به یک طریق مدیریت نمی شود. به همین دلیل است که احتمالاً از یک رویکرد ترکیبی برای مدیریت پروژه سود خواهید برد. این به تیم های مختلف امکان می‌دهد تا با روش‌شناسی متناسب با نیازهایشان کار کنند و همچنان بتوانند با بخش‌هایی که به سبک های مختلف کار می‌کنند، همکاری نمایند.
مزایای نرم افزار مدیریت پروژه تقریباً بیش از حد قابل ذکر است. اما، به هر حال بیایید آن را امتحان کنیم!

 

مراحل مدیریت پروژه کدام اند؟

فرآیند مدیریت پروژه شامل پنج مرحله است که همه پروژه ها باید طی کنند: شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بسته شدن. این مراحل مدیریت پروژه با نام های گروه های فرآیند، چرخه مدیریت پروژه یا چرخه عمر پروژه نیز شناخته می‌شوند. بیایید هر یک از این مراحل را مرور کنیم.

1. شروع پروژه
این مرحله شروعی است که در آن مدیر پروژه باید ثابت کند که پروژه دارای ارزش است و از طریق یک سری اسناد مدیریت پروژه قابل انجام است. در اینجا مهمترین آنها ذکر شده است:

• پرونده کسب وکار: یک پرونده کسب وکار نیاز به پروژه، اهداف پروژه و بازگشت سرمایه را توجیه می کند.
• مطالعه امکان سنجی: یک مطالعه امکان سنجی ثابت می کند که پروژه می تواند در زمان و هزینه معقول اجرا شود.
• منشور پروژه: منشور پروژه آنچه که پروژه قرار است تحویل دهد را بیان می کند.
• پس از تایید پروژه، مدیر پروژه باید یک تیم پروژه جمع کند و یک دفتر مدیریت پروژه راه اندازی کند. مرحله شروع پروژه با یک جلسه آغازین به پایان می رسد، زمانی که اهداف و محدوده پروژه تعریف می شود.

2. برنامه ریزی پروژه
هدف از مرحله برنامه ریزی پروژه، ایجاد طرح پروژه است، یک سند پروژه جامع که با جزئیات کامل نحوه اجرای پروژه را توضیح می دهد. در اینجا یک مرور سریع از مهمترین بخش های یک طرح پروژه ارائه شده است.

• زمانبندی پروژه: برنامه زمانبندی پروژه یک جدول زمانی برای اجرای وظایف و تخصیص منابع تعریف می کند.
• بودجه پروژه: بودجه پروژه مجموع تمام هزینه های برآورد شده پروژه است.
• طرح مدیریت محدوده: توضیح می دهد که چگونه محدوده پروژه شما در طول پروژه ردیابی می شود.
• طرح مدیریت ریسک: ریسک هایی را که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد، همراه با استراتژی هایی برای کاهش آنها توضیح می دهد.
• طرح مدیریت منابع: نحوه به دست آوردن، تخصیص و مدیریت منابع شما در طول پروژه را شرح می دهد.
• طرح مدیریت ذینفعان: همه ذینفعان پروژه و دستورالعمل های مدیریت آنها را شناسایی می کند.

مدیران پروژه اغلب طرح پروژه خود را با استفاده از گانت چارت ارائه می کنند که نمایشی بصری از کل زمان بندی پروژه و محدوده پروژه را ارائه می دهد. برخی از نمودارهای گانت به طور خودکار فعالیت های مسیر حیاتی را شناسایی می کنند.

3. اجرای پروژه
مرحله سوم مدیریت پروژه، اجرای پروژه است که زمانی است که طرح پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه اجرا می شود. مرحله اجرای پروژه زمانی است که مدیران پروژه باید بر حوزه های دانش مدیریت پروژه نظارت داشته باشند، زیرا پروژه آنها به سمت مرحله نظارت و کنترل پیش می رود. در طول مسیر، مدیر پروژه تغییراتی را در برنامه اجرای پروژه ایجاد می کند، مانند تخصیص مجدد منابع یا تنظیم زمان و محدوده مورد نیاز برای ادامه کار تیم. علاوه بر این، آنها ریسک ها را شناسایی و کاهش می دهند، با مشکلات برخورد می کنند و هر گونه تغییری را در خود جای می دهند.

4. نظارت و کنترل پروژه
مرحله چهارم مدیریت پروژه، نظارت و کنترل پروژه، همزمان با مرحله اجرای پروژه انجام می شود. این شامل نظارت بر پیشرفت فعالیت های اجرای پروژه است تا اطمینان حاصل شود که تیم پروژه بر اساس برنامه زمان بندی و در حد بودجه باقی می ماند. رویه های کنترل کیفیت برای تضمین کیفیت اعمال می شود. گزارش نیز بخش مهمی از این مرحله مدیریت پروژه است. اول، به مدیران پروژه اجازه می دهد تا پیشرفت را دنبال کنند، و دوم، داده هایی را برای ذینفعان در طول ارائه ارائه می دهد تا آنها را در جریان نگه دارد. گزارش های مدیریت پروژه زیادی مانند وضعیت پروژه، جدول زمانی، حجم کار، تخصیص و گزارش هزینه وجود دارد.

5. بسته شدن پروژه
پنجمین مرحله مدیریت پروژه، بسته شدن پروژه است که در آن نتایج نهایی پروژه به ذینفعان ارائه می شود. پس از تایید، منابع آزاد می شوند، اسناد تکمیل می شود و همه چیز امضا می شود.

چگونه یک پروژه را مدیریت کنیم؟

اکنون که مدیریت پروژه را بهتر درک می کنیم، بیایید چند نکته مدیریت پروژه را بیاموزیم. این بهترین شیوه های مدیریت پروژه برای افرادی که تازه وارد مدیریت پروژه شده اند مفید است و حتی می تواند به متخصصان باتجربه کمک کند. به یاد داشته باشید، تکمیل مهارت های مدیریت پروژه یک فرآیند مادام العمر است.

در طول فرآیند مدیریت پروژه، اسناد و گزارش بنویسید

مستندسازی کار و تهیه گزارش در کل چرخه عمر یک پروژه مهم است. مطمئناً آنها در طول اجرا برای اطمینان از همسویی پیشرفت واقعی با برنامه پروژه بسیار مهم هستند. اما گزارش ها ابزارهای ارتباطی برای به روز نگه داشتن اعضای تیم و اطلاع ذینفعان هستند.

کنترل های پروژه را برای نظارت بر زمان، بودجه و محدوده ایجاد کنید

کنترل های پروژه، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهای پروژه، همه اندازه‌گیری هایی هستند که به مدیران پروژه اجازه می‌دهند تا تعیین کنند که آیا کار به موقع، در چارچوب بودجه و مطابقت با استانداردهای کیفیت انجام می‌شود یا خیر. با ایجاد این کنترل ها، یک مدیر پروژه می تواند تنظیمات لازم را برای حفظ پروژه در مسیر خود انجام دهد.

از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید

نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه ها توسعه یافته است. اغلب داده های آنی را ارائه می دهد که به تصمیم گیری آگاهانه تر کمک می کند. نرم افزار مدیریت پروژه همچنین دارای ویژگی هایی است که مدیریت پروژه را کارآمدتر می کند، از نمودارهای گانت تا زمان بندی کار تا داشبوردها و گزارش هایی برای نظارت بر پیشرفت، زمان و هزینه ها. برخی از ابزارها شامل مدیریت منابع قوی، ریسک و پورتفولیو نیز هستند.

 

تفاوت بین تکنیک ها و ابزارهای مدیریت پروژه چیست؟

در حالی که ابزارها و تکنیک ها مشابه به نظر می رسند و هر دو بخش ضروری مدیریت پروژه موفق هستند، مهم است که از تفاوت های بین این دو آگاه باشید. ابزارهای مدیریت پروژه بخش هایی از نرم افزار هستند که به مدیریت و اجرای جنبه های مختلف یک پروژه کمک می کنند. نمونه هایی از ابزارها شامل نمودارهای گانت، تابلوهای کانبان، تقویم پروژه، لیست وظایف یا قالب های مدیریت پروژه است. به ابزارها به عنوان “چگونگی” مدیریت پروژه ها برای دستیابی به اهدافی مانند بهبود ارتباطات، نظارت بر عملکرد یا تسهیل برنامه ریزی فکر کنید.
از سوی دیگر، تکنیک های مدیریت پروژه، “آنچه” که در یک پروژه در سطح استراتژیک تر انجام می‌دهید می باشد. آنها متدولوژی ها و فرآیندهایی هستند که به شما در برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر یک پروژه کمک می کنند. برخی از نمونه‌های تکنیک‌های مدیریت پروژه عبارتند از روش چابک، مدیریت پروژه ناب، آبشار، اسکرام یا روش مسیر بحرانی (CPM).

چگونه یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب انتخاب کنیم؟

برای کمک به شما در حین انجام فرآیند انتخاب نرم‌افزار منحصربه‌فرد خود متمرکز بمانید، در اینجا فهرستی از عواملی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:

• مقیاس پذیری: اطمینان حاصل کنید که نرم افزار می تواند با تیم شما رشد کند و پروژه ها، کاربران و داده های افزایش یافته را بدون کاهش عملکرد مدیریت کند.
• یکپارچه سازی: به دنبال ابزارهایی باشید که به‌طور یکپارچه با برنامه های داخلی دیگر که تیم شما استفاده می‌کند، ارتباط برقرار کند.
• قابلیت سفارشی سازی: بررسی کنید که آیا می‌توانید گردش کار، داشبورد و گزارش‌ها را متناسب با فرآیندهای منحصربه فرد تیم خود تنظیم کنید.
• سهولت استفاده: پلتفرمی را انتخاب کنید که بصری باشد، زمان آموزش را به حداقل برساند و پذیرش را در تیم شما افزایش دهد.
• بودجه: هزینه های اولیه، هزینه های مکرر و هزینه های پنهان را در نظر بگیرید. اطمینان حاصل کنید که نرم افزار ارزش را با قیمت مناسب ارائه می دهد.
• امنیت بالا: ابزارهایی با رمزگذاری قوی، مجوزهای کاربر و مطابقت با استانداردهای صنعتی را برای محافظت از داده های خود اولویت بندی کنید.
• ابزارهای همکاری: به دنبال ویژگی هایی مانند ویرایش آنی، نظرات و داشبوردهای مشترک باشید تا ارتباطات تیم را ساده کنید.
• گزینه های پشتیبانی: در دسترس بودن سیستم تیکتینگ، پشتیبانی تلفنی یا مراکز راهنمایی را برای حل سریع مشکلات در نظر بگیرید.

نرم افزار مدیریت پروژه چه بخش هایی دارد؟

ما 20 مورد از بهترین ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه را گردآوری کرده ایم که هر مدیر پروژه باید آنها را بداند تا بتواند پروژه های خود را کنترل کند و آنها را به سمت اهداف موفق هدایت کند. بیایید ابتدا ابزارهای مدیریت پروژه را بررسی کنیم و سپس تکنیک های مدیریت پروژه را که در آن می توان از آنها استفاده کرد، مرور کنیم.

1. داشبورد پروژه

همانطور که روی خودروها داشبوردی دارید که سرعت، میزان سوخت باقی مانده در باک و مسافت پیموده شده را اندازه گیری می کند، داشبورد پروژه نیز معیارهای پروژه را ردیابی می کند. این صفحه ای است که در آن می توانید پیشرفت و عملکرد پروژه را در یک نگاه مشاهده کنید. این یک ابزار کلیدی برای دریافت داده های سطح بالا در مورد پروژه یا انجام ممیزی مدیریت پروژه است. این یک ابزار بصری است که داده های سخت را به نمودارها و چارت های خوانا تبدیل می کند که به هضم اطلاعات کمک می کند. برخی از معیارهایی که داشبوردها نشان می‌دهند می‌توانند مربوط به هزینه، کار یا سلامت کلی پروژه باشند. داشبوردها همچنین می توانند حجم کار و سایر معیارهای مدیریت منابع را نشان دهند. آنها بخش مهمی از هر نرم افزار مدیریت پروژه هستند.

2. گانت چارت

نمودارهای گانت به دلیل تطبیق پذیری یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت پروژه هستند. گانت چارت ها را می توان در طول مراحل مختلف پروژه های شما برای کمک به برنامه ریزی پروژه، زمان بندی پروژه و ردیابی پروژه استفاده کرد. گانت چارت روند ایجاد جدول زمانی پروژه را تسهیل می کند. اگر از مدیریت پروژه در کارمیز استفاده می کنید، به سادگی می توانید وظایف و سررسیدها را اضافه کنید تا به طور خودکار برنامه های پروژه تعاملی ایجاد کنید. سپس می توانید برنامه های پروژه خود را در صورت نیاز تنظیم کنید. نمودارهای گانت همچنین می توانند برای تهیه نقشه راه برای نظارت بر اجرای چندین پروژه در یک برنامه یا مجموعه پروژه استفاده شوند.
مدیران پروژه می توانند اعلان های مربوط به ضرب الاجل های آینده را به صورت خودکار انجام دهند تا پروژه را در مسیر خود نگه دارند. هنگامی که تیم وضعیت خود را به روز می کند، اطلاعات مدیریت کار و مدیریت منابع فوراً در سراسر کارمیز منعکس می شود، بنابراین همه همیشه در یک صفحه هستند.

3. ساختار تفکیک هزینه (CBS)

ساختار تفکیک هزینه یا CBS یک چارچوب سلسله مراتبی است که هزینه های مرتبط با یک پروژه را دسته بندی و سازماندهی می کند. این هزینه کلی پروژه را به بخش های قابل مدیریت تر از جمله نیروی کار، تجهیزات و هزینه های سربار تقسیم می کند. این ابزار ساختار هزینه به بودجه بندی، ردیابی هزینه و تجزیه و تحلیل مالی کمک می‌کند و یک تفکیک واضح از محل مصرف پول ارائه می‌دهد.

4. ساختار تجزیه منابع (RBS)

ساختارهای تجزیه منابع یکی دیگر از چارچوب های سلسله مراتبی است که منابع پروژه را دسته بندی و سازماندهی می کند تا اطمینان حاصل شود که منابع مناسب در طول پروژه به درستی استفاده می شوند. ابزار مدیریت پروژه RBS به جزئیات مختلفی مانند پرسنل، مواد، تجهیزات و امکانات نگاه می کند تا به شناسایی، ردیابی و مدیریت منابع کمک کند. وضوحی که ساختار تجزیه منابع به فرآیند برنامه ریزی منابع ارائه می دهد، آن را به ابزار بسیار مفیدی برای دفاتر مدیریت پروژه (PMOs) تبدیل می کند که نیاز به تخصیص منابع به چندین پروژه دارند. این تکنیک دید ساده ای از منابع مورد نیاز ارائه می دهد که به برنامه ریزی، تخصیص و بهینه سازی بهتر کمک می کند.

5. نمودارهای شبکه پروژه

نمودارهای شبکه پروژه، نمایش گرافیکی یک پروژه هستند. آنها مانند یک سری فلش هستند که به جعبه ها متصل می شوند و نحوه تعامل فعالیت ها در یک پروژه را نشان می دهند. جعبه ها، گره نامیده می شوند و نشان دهنده یک فعالیت در پروژه هستند، در حالی که فلش ها رابطه بین فعالیت ها را نشان می دهند. نمودارهای شبکه به عنوان یک تکنیک مدیریت پروژه به خوبی کار می کنند، زیرا باید مانند یک پروژه شروع و پایان داشته باشند. یک راه برای رسم نمودار شبکه وجود ندارد، با این حال، رایج ترین آنها روش نمودار تقدم (PDM) و روش نمودار فلش (ADM) است.
هدف از نمودار شبکه از نظر تکنیک های مدیریت پروژه این است که به مدیران پروژه کمک می کند تا هر عنصر پروژه را ردیابی کنند. همچنین اشتراک گذاری و برقراری ارتباط با دیگران در تیم پروژه را آسان تر می کند. نمودارهای شبکه در تکنیک های مختلف مدیریت پروژه استفاده می شود که نیاز به نمایش گرافیکی توالی وظایف دارد، مانند پرت (PERT) یا روش مسیر بحرانی. به دلیل سادگی، آنها همچنین به عنوان یک ابزار مدیریت برنامه مفید در نظر گرفته می شوند، زیرا به مدیران برنامه اجازه می دهند تا به راحتی جدول زمانی تخمینی پروژه های متعدد را در کنار یکدیگر تجسم کنند.

6. تابلوهای کانبان

تابلوهای کانبان یک ابزار مدیریت کار بصری است که از یک تابلو و کارت های متحرک تشکیل شده است و فعالیت ها را نشان می دهد. مدیران پروژه و اعضای تیم از آنها برای همکاری در پروژه ها استفاده می کنند. تابلوهای کانبان به مدیران پروژه اجازه می دهند گردش کار خود را تجسم کنند، وظایف را تعیین کنند و پیشرفت خود را گزارش دهند. تابلوهای کانبان را می توان برای مدیریت گردش کار توسط تیم های مختلف از بازاریابی گرفته تا توسعه نرم افزار چابک استفاده کرد. آنها همچنین به عنوان بخشی از تکنیک هایی مانند تولید ناب استفاده می شوند.
تابلوی کانبان مدیره پروژه به اعضای تیم کمک می کند تا کارهایی را که امروز باید انجام دهند، تجسم کنند و وظایف خود را در بافت وسیع تری از دیگران ببینند. این مقدار کار در حال انجام (WIP) را محدود و گردش کار را متعادل می کند تا از بار بیش از حد تیم جلوگیری شود. از آنجایی که کارت های روی تخته را می توان اولویت بندی کرد، گردش کار بهبود می یابد. هنگامی که یک کار انجام شد، کارت به ستون بعدی منتقل می شود و عضو تیم روی کارت در بالای ستون کارهای خود شروع می کند.

7. ثبت ریسک

یکی دیگر از موضوعات قابل توجه در بحث ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه، ثبت ریسک است. این ابزار خطرات بالقوه را در سراسر پروژه مستند کرده و ردیابی می‌کند و احتمال، تأثیر بالقوه و استراتژی های کاهش را برای به حداقل رساندن اختلالات شرح می‌دهد. یک ثبت ریسک معمولاً شامل اطلاعاتی در مورد توصیف ریسک، صاحبان ریسک، ارزیابی شدت ریسک و هرگونه برنامه عملیاتی است. این ابزار ساده و در عین حال قدرتمند به تیم های پروژه اجازه می دهد تا ریسک را زیر نظر داشته باشند و تأثیر آنها بر پروژه را کاهش دهند.

8. ماتریس ریسک

ماتریس ریسک یکی دیگر از ابزارهای کلیدی مدیریت پروژه است که هر مدیر پروژه باید بداند. آنها ابزار ساده ای هستند که به شما کمک می کنند تا احتمال و شدت ریسک های احتمالی پروژه را دریابید. با داشتن ابزاری برای دسترسی به ریسک از این طریق، می توانید تأثیر آنها را بر پروژه ترسیم کنید. این به مدیران پروژه اجازه می دهد تا اولویتی را برای ریسک تعیین کنند و در صورت تبدیل شدن به یک مشکل در پروژه، پاسخ را تعیین کنند. به این دلایل، هنگام برنامه ریزی پروژه های خود، صرف نظر از تکنیک های مدیریت پروژه ای که انتخاب می کنید، همیشه باید از ماتریس ریسک، گزارش ریسک یا سایر ابزارهای مدیریت ریسک استفاده کنید. انواع مختلفی از ریسک ها وجود دارد که مدیران پروژه باید از آنها آگاه باشند. ریسک های رایج شامل ریسک های استراتژیک، عملیاتی، مالی، فنی و خارجی است. به یاد داشته باشید، همه ریسک ها بد نیستند. می توان از برخی از آنها بهره برد و بر پروژه تأثیر مثبت گذاشت.

9. جدول زمانی (ثبت ساعات)

تیم ها باید پول دریافت کنند و جدول زمانی ابزاری است که به انجام آن کمک می کند. جدول زمانی روشی برای ردیابی تعداد ساعاتی است که یک فرد در طول یک زمان خاص، معمولاً یک هفته یا هر دو هفته، کار کرده است. در مدیریت پروژه، جدول زمانی به‌عنوان کنترل های پروژه برای ثبت میزان زمانی که اعضای تیم برای وظایف خاص خود صرف کرده‌اند، استفاده می‌شوند، اگرچه می‌توانند زمان یک پروژه یا یک مشتری خاص را نیز پیگیری کنند.

10. ساختار شکست کار (WBS)

پروژه های کوچک و بزرگ در نگاه اول می‌توانند بسیار خسته‌کننده به نظر برسند، زیرا کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد. ایده غواصی و یادگیری نحوه شنا این است که چگونه پروژه ها در زمان و هزینه غرق می شوند. همانطور که هر مدیر پروژه با تجربه می داند، هر چیزی قبل از عملی شدن نیاز به یک برنامه دارد. ساختار شکست کار (WBS) راهی برای سازماندهی کار به قطعات کوچکتر و قابل مدیریت تر است.
ساختار شکست کار یک نمایش گرافیکی از هر کار در پروژه است. در بالا محصول نهایی با خطی است که از صفحه پایین می‌آید و به کادر (یا جعبه‌هایی) می‌رسد که نشان‌دهنده وظایف بزرگ‌تری است که به آن پروژه تکمیل‌شده منتهی می‌شود. سپس هر یک از این جعبه ها با خطوطی که زیر آن به وظایف کوچکتر می رود متصل می شوند. نمودارهای ساختار شکست کار یک ابزار مدیریت پروژه بسیار محبوب است که معمولاً در تکنیک های مدیریت پروژه مانند روش مسیر بحرانی (CPM) یا تکنیک بررسی ارزیابی برنامه (PERT) استفاده می شود.

11. گزارش فعالیت

گزارش فعالیت، همانطور که از نام آن پیداست، یک رکورد دقیق است که تمام تغییرات درخواستی و اجرا شده را در طول پروژه ردیابی می کند. به طور معمول، این ابزار پروژه شامل اطلاعاتی مانند دلیل تغییر، درخواست تغییر، تاریخ درخواست تغییر، نحوه تأثیر آن بر پروژه و وضعیت کلی فعالیت است. این رکورد رسمی فعالیت به جلوگیری از خزش دامنه کمک می‌کند، ارتباطات قوی‌تر با ذینفعان را تسهیل می‌کند و به تیم‌ها کمک می‌کند تا بفهمند تغییرات چگونه بر محدوده، برنامه و بودجه تأثیر می‌گذارد.

12. گزارش پروژه

گزارش های پروژه صرفاً مستنداتی هستند که نمای کلی یا جزئیات یک پروژه را به تفصیل بیان می کنند. انواع مختلفی از گزارش های پروژه وجود دارد که هر کدام هدف متفاوتی را دنبال می‌کنند، اما همه اطلاعاتی را در مورد پیشرفت و عملکرد پروژه به مدیر پروژه می‌دهند. یکی دیگر از جنبه های گزارش پروژه به عنوان یک تکنیک مدیریت پروژه این است که یک ابزار ارتباطی است. همانطور که اشاره شد، جزئیات ارزشمند پروژه را به مدیر پروژه منتقل می کند. اما همچنین ابزاری را برای مدیر پروژه فراهم می کند تا ذینفعان پروژه را به روز کند، که همه آنها به موفقیت پروژه علاقه مند هستند. یکی از رایج‌ترین گزارش های پروژه، گزارش وضعیت است که معمولاً هفتگی یا ماهانه است. همچنین گزارش های پیشرفت و گزارش های حجم کاری وجود دارد که برای مدیریت منابع بسیار مهم است. حتی گزارش هایی وجود دارد که به ریسک، تحلیل هزینه و فایده و واریانس پروژه می پردازد.

13. نمودار ریسی (RACI Chart)

ریسی (RACI) یک تکنیک مدیریت پروژه است که مخفف عبارت مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع است و نمودار ریسی نقش ها و مسئولیت ها را در یک پروژه یا فرآیند روشن می کند. “مسئول” نقش یا فردی را که مسئول تکمیل کار یا تحویل است مشخص می کند. “پاسخگو” کسی است که در نهایت تصمیمات نهایی را می گیرد. “مشاور” شخص یا افرادی است که در این کار تخصص و مشورت ارائه می دهند و “مطلع” افرادی هستند که باید از به روز رسانی وضعیت و نتایج آگاه باشند.
به عنوان مثال، اگر وظیفه توسعه یک برنامه بازاریابی باشد، طرف مسئول تیم بازاریابی خواهد بود. طرف پاسخگو مدیر بازاریابی است که طرح را تایید می کند. با تیم فروش برای ارائه اطلاعات در مورد نیازهای بازار مشورت می شود و تیم اجرایی باید از به روز رسانی های پیشرفت مطلع شود.

14. گزارش رِید (RAID)

عبارت RAID مخفف ریسک ها، فرضیات، مسائل و وابستگی ها است. این ابزار مدیریت پروژه کمک می‌کند تا حوزه های کلیدی مدیریت ریسک پروژه را به شیوه‌ای کارآمد شناسایی و ردیابی کند تا به مدیر پروژه کمک کند تا کنترل پروژه را حفظ کند. این گزارش ریسک ها را شناسایی می کند، مفروضات را مستند می کند، مسائل را ثبت می کند و وابستگی ها را فهرست می کند تا به تیم ها کمک کند تا قبل از اینکه گلوله برفی به چیزی فاجعه بار برسند، به طور فعالانه مسائل را مدیریت کنند. گزارش‌های RAID همچنین به بهبود ارتباطات ذینفعان و پشتیبانی از تصمیم‌گیری کمک می‌کنند.

15. مدیریت پروژه چابک

چابک راهی برای نزدیک شدن به پروژه ها به روشی تکراری با مدت زمان کوتاه کار است. به این دوره ها اسپرینت می گویند. سرعت های چابک با برنامه ریزی شروع می شود که معمولاً با استفاده از لیست وظایف و تابلوهای کانبان انجام می شود. صاحب محصول درخواست کار را می کند و تیم توسعه تصمیم می گیرد که در طول اسپرینت چه کاری انجام شود. تیم توسعه در مورد اینکه چه کاری در طول اسپرینت انجام می شود، حرف آخر را می زند، در حالی که مالک محصول معیارهایی را تعریف می کند که براساس آن کار انجام شده و تایید می شود. در این فرآیند، یک اسکرام مستر متخصص در چارچوب اسکرام است و طول اسپرینت را تعیین می کند. مصنوعاتی وجود دارد که اطلاعاتی را در اختیار تیم اسکرام قرار می دهد، از جمله بک لاگ و داستان های کاربر.

16. پرت (PERT)

عبارت PERT مخفف کلمه ارزیابی برنامه و تکنیک بررسی است. این یک تکنیک مدیریت پروژه برای کمک به برآورد زمان است. برنامه ریزی برای تکمیل پروژه در زمان مقرر و همچنین در چارچوب بودجه تعیین شده بسیار مهم است. بنابراین، PERT چگونه کار می کند؟ با استفاده از نمودارهای شبکه و روش های آماری ساده، احتمالات را مدیریت می کند. PERT با استفاده از WBS که در بالا توضیح داده شد، وظایف را به فعالیت‌های دقیق تقسیم می‌کند، سپس آن‌ها را به نمودار PERT اضافه می‌کند تا آن فعالیت‌هایی را که به یکدیگر وابسته هستند، شناسایی کند. از این داده ها، شما یک نقشه گویا از شبکه فعالیت ها و وابستگی های متقابل آنها ایجاد می کنید.
در نقشه، یک گره یک رویداد را نشان می‌دهد و فعالیت‌ها با فلش‌هایی که از یک رویداد به رویداد دیگر بر اساس ترتیب آن ترسیم می‌شوند، نشان داده می‌شوند. از این، اولین زمان (TE) و آخرین زمان (TL) برای هر فعالیت، و همچنین زمان سستی برای هر فعالیت مشخص می شود.

17. روش مسیر بحرانی (CPM)

روش مسیر بحرانی (CPM) سنگ بنای تکنیک های مدیریت پروژه است. CPM شامل استفاده از نمودارهای شبکه، نمودارهای WBS و گانت است. CPM شامل استفاده از این ابزارها برای ایجاد جدول زمانی پروژه و شناسایی مسیر بحرانی است که طولانی‌ترین توالی فعالیت‌ها در پروژه است. فعالیت‌های موجود در مسیر بحرانی به عنوان وظایف حیاتی شناخته می‌شوند و از نظر زمان‌بندی پروژه بیشترین اولویت را دارند. اکنون می‌دانید که چه وظایفی برای پروژه حیاتی هستند و کدام‌ها شناور هستند یا می‌توان بدون طولانی‌تر کردن جدول زمانی پروژه به تأخیر افتاد. با این اطلاعات می توانید کوتاه ترین زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه را تعیین کنید.

18. تحلیل هزینه و فایده

تجزیه و تحلیل هزینه و فایده به سرمایه گذاری در یک پروژه و میزان بازده آن می پردازد. این یک تکنیک ارزشمند مدیریت پروژه است که به تصمیم گیری در مورد اینکه کدام پروژه ها قابل اجرا هستند و کدام یک بهتر است، کمک می کند.
ایده ساده است: هزینه های پروژه و سپس ارزش را از منظر کسب وکار، چه مزایا و چه فرصت ها، اضافه کنید. اگر منافع بیشتر از هزینه ها باشد، آنگاه پروژه به احتمال زیاد ارزش پیگیری را دارد. در غیر این صورت، ممکن است با رد کردن آن از ضرر خود نجات دهید.
ارزش چنین تکنیک مدیریت پروژه از نظر تصمیم گیری سازمانی مشخص است. این به شما کمک می کند پروژه را از نظر بازگشت سرمایه (ROI) و زنجیره ارزش سازمان خود مشاهده کنید. این روشی مبتنی بر داده‌ها برای تصمیم گیری است که برخلاف شرط‌بندی روی تصمیمات شهودی شماست.

19. مدیریت ارزش کسب شده

مدیریت ارزش کسب شده (EVM) در مدیریت پروژه برای ادغام زمانبندی ها، هزینه ها و محدوده به عنوان راهی برای اندازه گیری عملکرد پروژه استفاده می شود. با نگاه کردن به مقادیر برنامه ریزی شده و واقعی، EVM می تواند به پیش بینی هایی کمک کند که به مدیران پروژه امکان مدیریت بهتر پروژه ها را می دهد. مدیران پروژه هنگام اجرای EVM از ابزارهایی مانند WBS، نمودار گانت و داشبورد پروژه استفاده می کنند. پیش‌بینی آینده هرگز کاملاً دقیق نیست، اما طبق مطالعات، زمانی که 20 درصد در یک پروژه قرار می‌گیرد، EVM کار بسیار خوبی را انجام می‌دهد. اغلب برای کنترل هزینه های پروژه استفاده می شود. مزایای دیگر عبارتند از کاهش مجهولات به عوامل کمی و مقایسه و محک زدن وضعیت فعلی پروژه با خط پایه پروژه. همچنین بینش هایی در مورد پروژه ها و نمونه کارها ارائه می دهد.

20. نقشه برداری سهامداران

ذینفعان منافع خاصی در پروژه دارند، اما می توانند پروژه شما را نیز تحت تأثیر قرار دهند. بنابراین، مدیران پروژه باید بدانند که ذینفعان پروژه چه کسانی هستند و چگونه ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارند. اینجاست که تکنیک مدیریت پروژه نقشه برداری سهامداران وارد می شود. این یک فرآیند بصری است که ذینفعان پروژه را مشخص می کند و به مدیر پروژه اجازه می دهد تا بداند چگونه با ذینفعان برخورد کند و کدام یک از آنها باید بدانند چه زمانی و چه زمانی. ذینفعان می توانند متفاوت باشند. مشتریان یا کاربران یک محصول سهامداران هستند، اما صنایع و بازارها، تامین کنندگان و سرمایه گذاران نیز ذینفع هستند. آنها می توانند مشتریان جدید یا قدیمی، خرده فروشان یا حتی تیم پروژه مانند مدیر پروژه، توسعه دهنده، طراح یا مجری باشند. به طور کلی می توان آنها را به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم کرد. سپس می توان از داشبوردهای پروژه و نمودارهای گانت برای گزارش پیشرفت و اطلاع ذینفعان استفاده کرد.

نتیجه گیری

نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است برای کمک به افراد و تیم ها برای برنامه ریزی، منابع، مدیریت، زمان بندی و سازماندهی وظایف و منابع پروژه برای ارائه پروژه ها به طور کارآمد و موثر. ویژگی‌های همکاری، تیم و وظایف را سازماندهی می‌کند، به رسیدن به نقاط عطف، همسویی با محصولات قابل تحویل، ارائه در محدوده بودجه و محدودیت های جدول زمانی و در نهایت تحقق اهداف پروژه کمک می‌کند. با ادغام برنامه ریزی پروژه، مدیریت کار، تخصیص منابع، ردیابی زمان و ارتباطات در یک ابزار واحد، ابزار مدیریت پروژه شخصی امکان مدیریت و کنترل موثر متغیرهای پروژه را فراهم می کند. ابزارهای سازمان پروژه همچنین می توانند وضعیت پروژه را در زمان واقعی مشاهده کنند و مدیران پروژه را قادر می سازند تا تصمیمات سریع بگیرند و پروژه را برای حفظ آن در مسیر خود تنظیم کنند.

نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع نرم افزار مدیریت پروژه نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.