گزارش مدیریتی چگونه عمل می کند؟ ماژول گزارش درنرم افزار کارمیز

در این مقاله به بررسی موضوع گزارش مدیریتی پرداخته ایم. در ابتدا ضمن ارائه تعریفی از گزارش مدیریتی، انواع آن را نیز مورد بررسی قرار داده ایم. سپس دلایل اهمیت و مزایای سیستم گزارش دهی مدیریتی را مطرح نموده ایم. در ادامه عناصر اصلی ماژول گزارش دهی مدیریتی نرم افزار مدیریت کسب و کار کارمیز را به تفصیل شرح داده ایم. در نهایت نیز نحوه استفاده و پیاده سازی سیستم گزارش مدیریتی را توضیح داده ایم. توان گفت با مطالعه این مقاله به فهم مناسبی در زمینه موضوع گزارش مدیریتی دست خواهید یافت. در آخر می توانید دیدگاه ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

 

مقدمه ای بر گزارش مدیریتی

برای اینکه بتوانید عملکرد کسب‌وکار خود را با موفقیت پیگیری کنید، باید اهدافی را تعیین نمایید تا به کارمندان کمک کنید درک نمایند برای دستیابی به چه چیزی تلاش می‌کنند. شما می‌توانید این کار را با ایجاد یک سیستم گزارش‌دهی مدیریت انجام دهید. این سیستم گزارش‌دهی باید اهداف شرکت شما را به وضوح شرح داده و پیشرفتی را که در جهت دستیابی به این اهداف داشته‌اید، به‌طور دقیق پیگیری نماید. برای کسانی که کسب‌وکارها را اداره می‌کنند، پیگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) و درک اعداد و ارقام می‌تواند کار بسیار زیادی بطلبد، اما هنگام تهیه یک گزارش مدیریتی قوی، تلاش همواره با نتایج ارزشمند جبران می‌شود. درک اینکه کسب‌وکار شما از طریق گزارش‌دهی مدیریتی چگونه پیگیری می‌شود، می‌تواند به شما کمک کند تا کنترل بیشتری بر کسب‌وکار خود داشته باشید. نزدیک ماندن به معیارهای کلیدی کسب‌وکار به شما کمک می‌کند تا برنامه‌هایی را ایجاد نمایید تا بتوانید کسب‌وکار خود را به سوی آینده هدایت کنید. در این مقاله در مورد گزارش‌دهی مدیریتی، هر آنچه را که باید بدانید پوشش خواهیم داد، از جمله انواع گزارش‌های مدیریتی موجود، چرایی ضروری بودن گزارش‌دهی مدیریتی برای تصمیم‌گیری‌های آتی، نحوه ایجاد یک گزارش مدیریتی برای کسب‌وکار شما را بررسی خواهیم کرد.

 

گزارش‌ مدیریتی چیست؟

سیستم‌ های گزارش‌ مدیریتی، پایگاه‌های داده‌ای هستند که اطلاعات مربوط به عملکرد شرکت شما را ذخیره می‌کنند. به جای پیگیری عملکرد کلی کل شرکت، می‌توانید از گزارش‌های مدیریت برای تعیین اهداف استراتژیک برای هر کارمند یا بخش و پیگیری پیشرفت خود در جهت دستیابی به این اهداف استفاده کنید. این امر به شما و شرکتتان یاری می رساند تا درک نمایید در کجا باید پیشرفت کنید و کسب‌وکار شما در چه زمینه‌هایی موفق است.

در واقع یک سیستم گزارش‌دهی مدیریتی می‌تواند زمان صرف شده برای جمع‌آوری دستی گزارش‌های مدیریتی را کاهش دهد. یک سیستم گزارش‌دهی مدیریتی مستقیماً به منابع داده کسب‌وکار شما متصل می‌شود تا بتوانید روی تجزیه و تحلیل داده‌ها تمرکز کرده و بینش‌های ارزشمندی را به رهبران کسب‌وکار خود ارائه دهید. داشتن یک راه‌حل گزارش‌دهی مدیریتی می‌تواند تلاش برای انجام وظایف تکراری و دستی که در معرض خطای انسانی هستند را از بین ببرد، بنابراین می‌توانید نتایج کسب‌وکار را به روشی واضح و قانع‌کننده با استفاده از داده‌های دقیق و بی‌درنگ به اشتراک بگذارید.

 

انواع ضروری گزارش‌ مدیریتی

انواعی از گزارش‌دهی مدیریتی وجود دارد که می‌توانید برای نشان دادن نحوه برآورده شدن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) هر بخش در ماه، فصل یا سال به مدیران ارشد خود ارائه دهید. گزارش‌های مدیریتی زیر برای پیشبرد کسب‌وکار شما ضروری هستند:

• گزارش‌های تحلیلی

گزارش‌دهی مدیریتی تحلیلی شامل بررسی و ارزیابی اثربخشی استراتژی‌های کسب‌وکار شما است. در طول فرآیند جمع‌آوری داده‌ها برای گزارش، بخش‌های تجاری می‌توانند داده‌های کمی را برای تجزیه و تحلیل اعداد و داده‌های کیفی را به عنوان راهی برای توضیح استدلال و منطق ارائه دهند. پیاده‌سازی گزارش‌های تحلیلی در کسب‌وکار شما می‌تواند منجر به بهبود نوآوری و تصمیمات سازنده و استراتژیک شود.

• گزارش‌های داخلی

یک گزارش داخلی معمولاً در داخل یک کسب‌وکار تهیه می‌شود تا عملکرد طرح‌ها یا پروژه‌ها را در بخش‌های مختلف کسب‌وکار منتقل کند. گزارش‌های داخلی می‌توانند به طور مؤثر پیشرفت یا وضعیت فعالیت‌های محول شده به اعضای تیم را پیگیری کرده و میزان بهره‌وری گردش کار کسب‌وکار را اندازه‌گیری کنند.

• گزارش‌های عملیاتی

گزارش‌های عملیاتی عملکرد معیارهای مختلف کسب‌وکار را با اهداف گوناگون نظارت می‌کنند، از جمله: بهینه‌سازی عملکرد کسب‌وکار، شناسایی روندها، به حداقل رساندن هزینه‌ها و بهبود عملیات روزمره. گزارش‌های عملیاتی می‌توانند به کشف کارایی‌ها و ناکارآمدی‌ها در کسب‌وکار شما کمک کرده و اغلب در فواصل ماهانه، فصلی و سالانه ایجاد می‌شوند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت کسب وکار چیست؟ | امکانات بهترین نرم افزار مدیریت کسب وکار فارسی

دلایل اهمیت گزارش‌ مدیریتی 

اهمیت گزارش‌دهی مدیریتی باید در نظر گرفته شود، زیرا برای درک عواملی که ممکن است بر نحوه عملکرد کسب‌وکار شما تأثیر بگذارند، حیاتی است. گزارش‌دهی مدیریتی می‌تواند به رهبران کسب‌وکار کمک کند تا درک بهتری از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) داشته باشند و بتوانند برای عملکرد اهدافی تعیین نمایند. از سوی دیگر گزارش‌های مدیریتی برای تصمیم‌گیرندگان در کسب‌وکار شما حیاتی هستند، زیرا آنها می‌توانند به سرعت بر اساس بینش‌های داده‌ای دقیق و معتبر نتیجه‌گیری نمایند، و این به آنها کمک می‌کند تا تصمیمات هوشمندانه‌تری در مورد کسب‌وکار بگیرند. در نهایت نیز گزارش‌دهی مدیریتی با ایجاد تغییرات لازم در کسب‌وکار شما، می‌تواند بر تدوین استراتژی‌هایی که هدفشان بهبود عملکرد، کارایی، سودآوری و رشد شماست، تأثیر بگذارد.

بیشتر بخوانید: مدیریت استراتژیک کسب وکار چیست؟|مفهوم، مزایا و مدل های مختلف مدیریت استراتژیک کسب وکار

 

مزایای گزارش‌دهی مدیریتی مکرر چیست؟

یک گزارش مدیریتی یک ابزار تحلیلی است که به مدیران و رهبران کسب‌وکار در ارزیابی عملکرد جنبه‌های مختلف کسب‌وکار کمک می‌کند. گزارش‌دهی مدیریتی مزایای بسیاری برای مشاوران کسب‌وکار، کارکنان سطح مدیریتی و مدیران ارشد مالی (CFOs) دارد، از جمله:

• فراهم کردن داده‌ها و بینش‌های مورد نیاز رهبران کسب‌وکار برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک و عملیاتی.
• رهبران می‌توانند از این گزارش‌ها برای درک سلامت کلی کسب‌وکار خود استفاده کنند، که می‌تواند به آنها در جلوگیری از ضرر و زیان یا هزینه‌های غیرضروری کمک کند.
• حمایت از رهبران در کسب‌وکار شما برای درک شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) برتر و استفاده از آنها برای تعیین اهداف عملکردی.
• عملکرد به عنوان وسیله‌ای برای ارتباط در داخل کسب‌وکار شما، که بخش‌ها و تیم‌ها را قادر می‌سازد تا در اشتراک‌گذاری جمعی اطلاعات گرد هم آیند و برای دستیابی به اهداف مشترک عملکرد کسب‌وکار تلاش کنند.
• بهبود همکاری بین بخش‌های تجاری، به طوری که همه با یک هدف مشترک با هم کار می‌کنند.
• تشویق رشد مستمر کسب‌وکار و تضمین آینده‌ای طولانی‌مدت و موفق.

بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

 

چه چیزی یک گزارش مدیریتی مؤثر را می‌سازد؟

گزارش‌دهی مؤثر می‌تواند ابزاری قدرتمند در جهت ایجاد بهبود در کسب‌وکار شما باشد. برای گزارش‌های مؤثری که تمام نیازهای رهبران کسب‌وکار را برآورده می‌کنند، باید موارد زیر را شامل شود:

• اهداف شما: هدف گزارش‌دهی مدیریتی را در سازمان خود و نحوه مشارکت گزارش در آن را بیان کنید.
• معیارهای شما: از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) به عنوان معیاری برای موفقیت تا به امروز استفاده کرده و اهدافی را که کسب‌وکار برای دستیابی به آنها تلاش می‌کند، توضیح دهید.
• روایت واضحی داشته باشید: از خود بپرسید، مدیران من با این اطلاعات چه کاری باید انجام دهند؟ توسعه گزارش مدیریتی خود با این سؤال به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر به اصل مطلب بپردازید و اطلاعات را مختصر نگه دارید.
• تجسم داده‌های خود: از تکنیک‌های تجسم در گزارش‌های مدیریتی خود برای بیان یک داستان جذاب استفاده کنید. این تکنیک‌ها ممکن است شامل نمودارها و گراف‌هایی باشند که نتایج را به سرعت به رهبران کسب‌وکار منتقل می‌نمایند.
• توصیه‌ها را درج کنید: بر اساس بینش‌هایی که در گزارش خود گنجانده‌اید، یک برنامه اقدام یا توصیه‌هایی را در گزارش مدیریتی خود قرار دهید. مدیریت کسب‌وکار شما می‌تواند از این نکات برای تعیین گام‌های بعدی مورد نیاز خود استفاده کند.
• گزارش را با فناوری ادغام کنید: از نرم‌افزار گزارش‌دهی مدیریتی برای ساده‌سازی فرآیند ایجاد گزارش خود استفاده کنید، نیاز به مداخله دستی تکراری را از بین ببرید و از صحت داده‌های خود اطمینان حاصل نمایند.

بیشتر بخوانید: داشبورد مدیریتی یا پیشخوان چیست؟

 

عناصر اصلی سیستم گزارش مدیریتی نرم افزار مدیریت کسب و کار کارمیز

در این بخش به معرفی عناصر اصلی سیستم گزارش مدیریت نرم افزار مدیریت کسب و کار کارمیز خواهیم پرداخت:

1. گزارش فروش

بخش گزارش فروش شامل گزارشات متعددی می باشد:

• گزارش فاکتورها:

این بخش نمای کلی از تمام فاکتورهای صادر شده در بازه‌های زمانی مختلف را ارائه می‌دهد. با بررسی این گزارش، می‌توانید تعداد کل فاکتورها، مبلغ کل فروش، وضعیت پرداخت‌ها (پرداخت شده، معوقه، باطل شده) و روند صدور فاکتورها را به صورت نموداری مشاهده نمایید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا حجم فروش خود را ارزیابی کرده، گلوگاه‌های مربوط به پرداخت‌ها را شناسایی و عملکرد تیم فروش را در صدور فاکتورها پیگیری نمایید. همچنین، با تحلیل روند صدور فاکتورها در طول زمان، می‌توانید الگوهای فصلی فروش را تشخیص داده و برای آینده برنامه‌ریزی بهتری داشته باشید.

• گزارش آیتم‌ها:

گزارش آیتم‌ها به شما نشان می‌دهد که کدام محصولات یا خدمات شما بیشترین فروش را داشته‌اند و کدام‌ها عملکرد ضعیف‌تری نشان می‌دهند. این گزارش شامل اطلاعاتی نظیر تعداد فروش هر آیتم، مبلغ فروش هر آیتم، سودآوری هر آیتم و سهم هر آیتم از کل فروش است که به صورت نموداری نیز قابل مشاهده است. با تحلیل این داده‌ها، می‌توانید محصولات پرطرفدار خود را شناسایی کرده، استراتژی‌های بازاریابی و فروش خود را بر روی آن‌ها متمرکز کنید و در مورد ادامه تولید یا عرضه محصولات کم‌فروش تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید.

• گزارش پرداخت‌های دریافت شده:

این گزارش جزئیات تمامی پرداخت‌های دریافتی از مشتریان را در بازه‌های زمانی مشخص نمایش می‌دهد. اطلاعاتی مانند مبلغ پرداخت شده، تاریخ پرداخت، روش پرداخت، فاکتور مربوطه و وضعیت وصول (نهایی شده، در انتظار تایید) در این گزارش قابل مشاهده است و به صورت نموداری نیز ارائه می‌شود. این امر به شما کمک می‌کند تا جریان نقدی کسب و کار خود را مدیریت کرده، مطالبات معوقه را پیگیری نمایید و کارایی روش‌های پرداخت مختلف را ارزیابی کنید. همچنین، با تحلیل روند دریافت پرداخت‌ها، می‌توانید مشکلات احتمالی در فرآیند پرداخت را شناسایی و رفع نمایید.

• گزارش یادداشت‌های اعتباری:

گزارش یادداشت‌های اعتباری، تمام یادداشت‌های اعتباری صادر شده برای مشتریان را به همراه جزئیات مربوطه (تاریخ صدور، مبلغ اعتبار، دلیل صدور، فاکتور مربوطه) نمایش می‌دهد. این گزارش به شما کمک می‌کند تا میزان برگشت کالا یا خدمات، دلایل آن و تاثیر آن بر فروش کلی را پیگیری نمایید. مشاهده این داده‌ها به صورت نموداری، الگوهای مربوط به برگشت‌ها را آشکار کرده و به شما در بهبود کیفیت محصولات یا خدمات و رضایت مشتریان یاری می‌رساند.

• گزارش پروپوزال:

این بخش عملکرد پروپوزال‌های ارسالی برای مشتریان بالقوه را ردیابی می‌کند. گزارش شامل اطلاعاتی نظیر تعداد پروپوزال‌های ارسال شده، وضعیت هر پروپوزال (ارسال شده، پذیرفته شده، رد شده)، مبلغ پروپوزال‌های پذیرفته شده و نرخ تبدیل پروپوزال به فروش است که به صورت نموداری نیز قابل مشاهده است. با تحلیل این گزارش، می‌توانید اثربخشی پروپوزال‌های خود را ارزیابی کرده، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی و استراتژی‌های فروش خود را بهبود بخشید.

• گزارش پیش فاکتورها:

گزارش پیش فاکتورها، نمای کلی از پیش فاکتورهای صادر شده و وضعیت آن‌ها را ارائه می‌دهد. اطلاعاتی مانند تعداد پیش فاکتورهای صادر شده، مبلغ کل پیش فاکتورها، وضعیت تبدیل آن‌ها به فاکتور نهایی و دلایل عدم تبدیل (در صورت وجود) در این گزارش قابل مشاهده است و به صورت نموداری نیز ارائه می‌شود. این گزارش به تیم فروش کمک می‌کند تا پیگیری‌های لازم را برای تبدیل پیش فاکتورها به فروش انجام دهند و گلوگاه‌های احتمالی در این فرآیند را شناسایی کنند.

• گزارش مشتریان:

گزارش مشتریان دید جامعی از عملکرد مشتریان مختلف ارائه می‌دهد. این گزارش می‌تواند شامل اطلاعاتی نظیر میزان خرید هر مشتری، تعداد دفعات خرید، آخرین تاریخ خرید، میانگین مبلغ خرید، مشتریان برتر و مشتریان غیرفعال باشد که به صورت نموداری نیز قابل تحلیل است. با استفاده از این گزارش، می‌توانید مشتریان ارزشمند خود را شناسایی کرده، برنامه‌های وفاداری برای آن‌ها طراحی کنید، رفتار خرید مشتریان را درک کرده و استراتژی‌های بازاریابی هدفمندتری را اجرا نمایید.

نمایش این گزارش‌ها به صورت نموداری، درک و تحلیل داده‌ها را برای مدیران آسان‌تر می‌کند و به آن‌ها یاری می رساند تا الگوها، روندها و نقاط قابل بهبود را به سرعت شناسایی کنند و تصمیمات آگاهانه‌تری برای رشد و توسعه کسب و کار خود اتخاذ نمایند.

2. گزارش مقایسه هزینه با درآمد:

این بخش از ماژول گزارش مدیریتی، تصویری واضح و مستقیم از وضعیت مالی کسب و کار شما در هر ماه ارائه می‌دهد. با نمایش هزینه‌ها و درآمدهای ماهانه در کنار یکدیگر بر روی نمودار، به سادگی می‌توانید سود یا زیان هر ماه را مشاهده و روند تغییرات آن را در طول زمان ارزیابی نمایید. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا دوره‌های پررونق و کم‌رونق را شناسایی کرده، تاثیر رویدادهای مختلف (مانند کمپین‌های بازاریابی یا تغییرات فصلی) را بر سودآوری بررسی نمایید و عملکرد مالی کسب و کار خود را به صورت مستمر تحت نظر داشته باشید. تحلیل این نمودار به شما امکان می‌دهد تا برای مدیریت هزینه‌ها و افزایش درآمد در ماه‌های آتی برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام دهید و تصمیمات مالی آگاهانه‌تری اتخاذ کنید.

3. گزارش نرخ تبدیل مشتریان احتمالی:

این بخش به شما نشان می‌دهد که چه تعداد از مشتریان بالقوه در طول هر هفته به مشتریان واقعی تبدیل شده‌اند. با ارائه نرخ تبدیل به صورت هفتگی، می‌توانید عملکرد تیم فروش و اثربخشی استراتژی‌های جذب مشتری خود را در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر ارزیابی کنید. این گزارش به شما کمک می‌کند تا روند بهبود یا کاهش نرخ تبدیل را به سرعت تشخیص داده و اقدامات لازم را برای بهینه‌سازی فرآیند فروش خود انجام دهید.

• گزارش منابع نرخ تبدیل:

این گزارش به شما نشان می‌دهد که کدام منابع (مانند تبلیغات آنلاین، شبکه‌های اجتماعی، بازاریابی ایمیلی، وب‌سایت، ارجاعات و غیره) بیشترین مشتریان تبدیل شده را برای شما به ارمغان آورده‌اند. گزارش به دو صورت کلی (نمایش سهم هر منبع از کل مشتریان تبدیل شده) و جزئی (نمایش نرخ تبدیل برای هر منبع به صورت جداگانه) ارائه می‌شود. نمایش این اطلاعات به صورت نموداری، به شما کمک می‌کند تا اثربخشی هر یک از کانال‌های بازاریابی و فروش خود را به وضوح مشاهده کرده و بودجه و تلاش‌های خود را بر روی پربازده‌ترین منابع متمرکز نمایید. با تحلیل این داده‌ها، می‌توانید استراتژی‌های بازاریابی خود را بهینه کرده و هزینه جذب مشتری را کاهش دهید.

4. گزارش بررسی برگه‌های ثبت ساعت کاری کارکنان:

این بخش امکان بررسی دقیق ساعات کاری ثبت شده توسط کارکنان را فراهم می‌آورد و به شما دید جامعی از نحوه تخصیص زمان آن‌ها به پروژه‌ها و مشتریان مختلف ارائه می‌دهد. شما می‌توانید گزارش‌ها را بر اساس فیلترهای متنوعی نظیر پروژه خاص، مشتری مشخص، عضو خاص تیم و بازه‌های زمانی دلخواه (روزانه، هفتگی، ماهانه و غیره) تهیه کنید. این قابلیت به شما یاری می رساند تا میزان زمان صرف شده برای هر پروژه و مشتری را ارزیابی کرده، بهره‌وری اعضای تیم را پیگیری نمایید و از تخصیص صحیح منابع اطمینان حاصل کنید. تحلیل این گزارش‌ها می‌تواند به شناسایی گلوگاه‌های زمانی، تخمین دقیق‌تر زمان مورد نیاز برای پروژه‌های آتی و بهبود فرآیندهای کاری منجر شود. همچنین، این اطلاعات برای محاسبه دقیق هزینه‌های نیروی کار و صدور صورتحساب برای مشتریان بر اساس زمان صرف شده بسیار ارزشمند است.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت وظایف چیست؟ | ماژول مدیریت وظایف در نرم افزار کارمیز

نحوه پیاده سازی و استفاده از سیستم گزارش مدیریتی

در این بخش نحوه استفاده از سیستم گزارش مدیریتی را مورد بررسی قرار داده ایم:

• اهداف و مقاصد شرکت خود را تعیین کنید

قبل از نوشتن گزارش مدیریت خود، اهداف شرکت خود را تجزیه و تحلیل نمایید. سطوح بهره‌وری، مشارکت کارکنان و معیارهای مالی یا بودجه‌ای را اندازه‌گیری کنید. همانطور که این موارد را توسعه می‌دهید یا اهداف جدیدی برای آن‌ها تعیین می‌نمایید، گزارش مدیریت شما به ثبت میزان دستیابی به اهداف کسب‌وکار شما کمک می‌کند. سپس می‌توانید یک برنامه استراتژیک برای کمک به شرکت خود در دستیابی بهتر به آن‌ها و اندازه‌گیری پیشرفتشان تدوین نمایید.

• برای تعیین اهداف فردی با کارمندان ملاقات کنید

پس از تعیین اهداف کلی شرکت، با کارمندان جلساتی برگزار نمایید تا سهم شخصی آن‌ها در این اهداف مشخص شود. به آن‌ها کمک کنید تا معیارها و نتایج مطلوب خود را تعیین نمایند و از سیستم گزارش‌دهی مدیریت خود برای پیگیری میزان دستیابی آن‌ها به هر یک از این موارد استفاده کنید. اگر مشاهده کردید که آن‌ها پیشرفت چشمگیری دارند، با ارائه مشوق‌ها و اشاره به عملکردشان بر اساس گزارش‌های مدیریت خود، آن‌ها را برای دستیابی به موفقیت‌های بیشتر ترغیب کنید.

• بدانید چه شاخص‌های کلیدی عملکردی را باید برای شرکت خود پیگیری کنید

با ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای هر بخش، پیشرفت آن‌ها را پیگیری نمایید. هر هدف و KPI را به طور خاص متناسب با نیازهای هر بخش تنظیم کنید. به عنوان مثال، برای پیگیری شاخص‌های بخش بازاریابی، می‌توانید موفقیت کمپین‌های آن‌ها را بر اساس تعداد فروش‌هایی که در مقایسه با هزینه‌هایشان داشته‌اند یا نرخ تبدیل مشتریان بالقوه به مشتریان واقعی اندازه‌گیری کنید. پس از پیگیری KPIهای مختلف برای بخش‌های مختلف، ممکن است درک بهتری از عملکرد شرکت خود به دست آورید. سایر معیارهایی که می‌توانید برای کسب‌وکار خود تعیین کنید عبارتند از:

– سطوح کارایی: سرعت تحویل کار توسط بخش‌ها، بازخورد مثبت مشتریان در مورد پروژه‌های مختلف، تعداد وظایفی که کارمندان یا بخش‌ها در هر روز تکمیل می‌کنند.

-مشارکت کارکنان: نرخ ترک کار کارکنان، میزان مشارکت در رویدادهای شرکت، درصد کارمندانی که از اعضای تیم خود تعریف می‌کنند.

-اهداف مالی: حاشیه سود ناخالص، سود قبل و بعد از پرداخت مالیات، نسبت نقدینگی.

• به طور منظم پیشرفت شرکت خود را پیگیری کنید

پس از تعیین اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد برای هر بخش، باید به طور منظم وضعیت و تغییرات آن‌ها را نظارت نمایید. سعی کنید هر یک یا دو هفته یک بار آن‌ها را بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا شرکت شما در مسیر دستیابی به اهداف خود قرار دارد یا اینکه باید برای افزایش پیشرفت، بهبودهایی ایجاد نمایید. پیگیری منظم از طریق داده‌های دقیق به شما کمک می‌کند تا درک نمایید شرکت شما چقدر خوب عمل کرده است و آیا برای حفظ عملکرد بهینه آن، باید تغییراتی در سازمان خود ایجاد کنید یا خیر.

• با کارمندانی که در دستیابی به اهداف خود مشکل دارند ملاقات کنید

اگر مشاهده کردید که کارمندان در دستیابی به اهداف گزارش‌دهی مدیریت مشکل دارند، جلساتی برگزار نمایید تا آن‌ها را از پیشرفتشان مطلع کرده و به آن‌ها در ایجاد برنامه‌ای برای رسیدن به آنچه هدف‌گذاری کرده‌اند کمک کنید. اگر بخش‌هایی با عملکرد ضعیف وجود دارند، می‌توانید با آن‌ها نیز ملاقات کنید تا متوجه شوید آیا می‌توانید منابعی برای کمک به آن‌ها در جهت عملکرد بهتر فراهم کنید یا خیر.

• نتایج خود را ارائه دهید

پس از به دست آوردن نتایج از گزارش مدیریت خود، آن‌ها را به کارمندان و ذینفعان ارائه دهید. نکات مهم داده‌های عملکرد را از گزارش خود پیدا کرده و آن‌ها را در یک صفحه گسترده وارد کنید. از آنجا، نمودارها و چارت‌هایی ایجاد نمایید که معیارهای گذشته و حال را مقایسه کرده و اهمیت هر یک را توضیح دهند. نشان دادن این نتایج با استفاده از اعداد و درصدها به کارمندان کمک می‌کند تا درک کنند عملکردشان چگونه به طور کلی به شرکت یاری می رساند. همچنین به ذینفعان و سرمایه‌گذاران اجازه می‌دهد تا بدانند شرکت شما چقدر خوب عمل می‌کند و آیا سرمایه‌گذاری آن‌ها ارزشمند است یا خیر.

در ادامه برای فهم بهتر مطالب در زمینه گزارش مدیریتی به ذکر برخی مثال ها پرداخته ایم:

مایکروسافت (Microsoft)

این شرکت فناوری از سیستم‌های گزارش‌دهی مدیریتی برای پیگیری عملکرد فروش، بازاریابی و توسعه محصول خود استفاده می‌کند.

اپل (Apple)

شرکت اپل نیز از این سیستم‌ها برای نظارت بر زنجیره تامین، فروش و سودآوری خود بهره می‌برد.

آمازون (Amazon)

این غول تجارت الکترونیک از سیستم‌های گزارش‌دهی مدیریتی برای تجزیه و تحلیل داده‌های مشتری، عملکرد وب‌سایت و عملیات لجستیکی خود استفاده می‌کند.

گوگل (Google)

گوگل نیز از این سیستم‌ها برای ردیابی عملکرد تبلیغات، جستجو و سایر محصولات خود استفاده می‌کند.

بیشتر بخوانید: مدیریت اهداف چیست؟ | ماژول مدیریت اهداف در نرم افزار کارمیز

 

نتیجه گیری:

گزارش‌دهی مدیریتی نوعی هوش تجاری است که به کارکنان سطح مدیریتی در سازمان شما ارائه می‌شود. فرآیند ایجاد یک گزارش مدیریتی اغلب شامل تجمیع و تحلیل داده‌ها از منابع مختلف توسط کارمندان و استفاده از آن برای ارائه یک نمای کلی دقیق و روشن از عملکرد کسب‌وکار است که پس از تکمیل، آن را به مدیران خود ارائه می‌دهند. گزارش‌دهی مدیریتی یک جزء جدایی‌ناپذیر از عملیات تجاری است، زیرا به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) خاص اندازه‌گیری کرده و عملکرد خود را با نزدیک‌ترین رقبایشان مقایسه کنند. تمام جنبه‌های یک گزارش مدیریتی می‌تواند به صورت داخلی تصمیم‌گیری شود، مانند ضرب‌الاجل‌ها و بازه‌های زمانی، محتوای درج‌شده و طول گزارش، و قالبی که در آن ارائه می‌شوند. از آنجایی که گزارش‌های مدیریتی حاوی اطلاعات مالی و اختصاصی هستند، اسناد محرمانه‌ای هستند که فقط برای استفاده داخلی در نظر گرفته شده‌اند. ارائه گزارش‌های مدیریتی به رهبران کسب‌وکار شما می‌تواند حوزه‌هایی را در کسب‌وکار شما نشان دهد که نیاز به بهبود دارند و الگوها و روندهایی را برجسته کند تا بتوان به سرعت به نتایج منطقی دست یافت. از این طریق، رهبران تصویر روشنی از سلامت کسب‌وکار دارند و تصمیمات مهم عملیاتی و استراتژیک کسب‌وکار می‌توانند بر اساس بینش‌های عملکردی موجود در گزارش اتخاذ شوند. 

 

 در کارمیز، ما بر این باوریم که مدیریت استراتژیک مؤثر یک سفر مداوم یادگیری و سازگاری است و نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک ما به کسب و کار شما کمک می کند تا دقیقاً به آن دست یابد. نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع گزارش مدیریتی نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.