کاربردها و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری ابری که باید بدانید!

امروزه، مدیریت امور اداری بدون ابزارهای دیجیتال تقریبا غیرممکن شده است. نرم افزار اتوماسیون اداری ابری، کلید سازماندهی هوشمند مکاتبات، بایگانی اسناد و گردش کار است. با میزبانی روی ابر، کاربران می توانند از هر مکان و دستگاه به اطلاعات دسترسی داشته باشند. در این مطلب به کاربردها و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری ابری می پردازیم.

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری چیست؟

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری سیستمی است که برای مدیریت و مکانیزه کردن امور روزمره سازمان ها مانند ثبت، ارجاع و بایگانی نامه ها، گردش کار، مکاتبات داخلی و گزارش گیری طراحی شده و بر بستر فضای ابری (Cloud) ارائه می شود. در این مدل، داده ها و امکانات به جای سرورهای داخلی سازمان، روی سرورهای ابری ذخیره و پردازش می شوند و کاربران می توانند با اینترنت، از هر مکان و دستگاهی به آن دسترسی داشته باشند. این نوع اتوماسیون مزایای متعددی دارد: کاهش هزینه های سخت افزاری و نگهداری، امنیت بالاتر به واسطه پشتیبان گیری منظم، مقیاس پذیری متناسب با رشد سازمان و بروزرسانی آسان. همچنین باعث تسهیل همکاری تیمی و افزایش سرعت در گردش مکاتبات می شود. در مقایسه با اتوماسیون های سنتی، مدل ابری انعطاف پذیرتر و هوشمندتر است و به سازمان ها کمک می کند در مسیر تحول دیجیتال گام بردارند و بهره وری اداری خود را به شکل چشمگیری افزایش دهند.  

جهت درخواست مشاوره و دریافت نرم افزار اتوماسیون اداری ابری کارمیز از طریق این فرم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

 

چرا سازمان ها باید به سمت نرم افزار اتوماسیون اداری ابری حرکت کنند؟

یکی از چالش های بزرگ سازمان ها در استفاده از اتوماسیون های اداری سنتی، وابستگی شدید به زیرساخت داخلی است. این مدل ها نیازمند سرورهای قدرتمند، تیم پشتیبانی تخصصی و هزینه های بالای نگهداری هستند. علاوه بر این، دسترسی به اطلاعات تنها در شبکه داخلی امکان پذیر است و کارمندان خارج از محیط سازمان نمی توانند به راحتی از سیستم استفاده کنند. این محدودیت ها، سرعت انجام کارها را کاهش داده و امکان انعطاف پذیری در شرایط مختلف را محدود می کند. از سوی دیگر، دنیای امروز به سرعت به سمت تحول دیجیتال حرکت می کند. سازمان ها برای بقا و رقابت نیازمند سیستمی هستند که هم انعطاف پذیر باشد و هم به طور مداوم به روز شود. اتوماسیون اداری ابری پاسخی به این نیاز است. با فراهم کردن دسترسی از هر مکان، کاهش هزینه های زیرساختی و ارائه خدمات یکپارچه، این نرم افزارها امکان چابکی بیشتر و مدیریت کارآمدتر فرایندهای اداری را فراهم می سازند.  

بیشتر بخوانید: معرفی بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان و قابلیت‌های کلیدی آن

 

چه قابلیت هایی نرم افزار اتوماسیون ابری را از مدل سنتی متمایز می کند؟

با گسترش استفاده از فناوری های نوین و حرکت سازمان ها به سمت تحول دیجیتال، نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیز تغییرات چشمگیری داشته اند. مدل های سنتی که تنها بر پایه سرورهای داخلی عمل می کردند، محدودیت های زیادی از نظر دسترسی، هزینه و مقیاس پذیری داشتند. اما امروز، اتوماسیون اداری ابری به عنوان راهکاری هوشمند و انعطاف پذیر معرفی شده که بسیاری از مشکلات گذشته را برطرف کرده است. این سیستم ها با تکیه بر بستر اینترنت و فضای ابری، امکانات گسترده ای را در اختیار سازمان ها قرار می دهند.

۱. دسترسی از هر مکان و هر دستگاه

یکی از مهم ترین ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری ابری، امکان دسترسی آسان و همیشگی به اطلاعات و مکاتبات سازمانی است. کارمندان می توانند تنها با داشتن اینترنت و یک دستگاه مانند لپ تاپ، تبلت یا حتی موبایل، وارد سیستم شوند و کارهای روزمره خود را انجام دهند. این قابلیت، به ویژه برای تیم های دورکار یا سازمان هایی که چند شعبه دارند، بسیار ارزشمند است. نتیجه ی این دسترسی نامحدود، افزایش سرعت تصمیم گیری، کاهش تأخیر در انجام کارها و فراهم شدن بستر همکاری مؤثر بین کارکنان در هر موقعیت جغرافیایی است.

۲. امنیت و پشتیبان گیری داده ها

در نرم افزار اتوماسیون اداری ابری، داده های سازمان روی سرورهای ایمن ذخیره می شوند و معمولاً به طور منظم پشتیبان گیری می شوند. این یعنی در صورت بروز مشکل سخت افزاری یا حتی خطای انسانی، اطلاعات مهم از بین نمی روند. علاوه بر آن، بسیاری از ارائه دهندگان خدمات ابری از روش های رمزنگاری و احراز هویت چند مرحله ای استفاده می کنند تا دسترسی غیرمجاز به داده ها محدود شود. این سطح امنیت، به مراتب بالاتر از نگهداری اطلاعات در سرورهای محلی و آسیب پذیر است و خیال مدیران سازمان را از بابت حفاظت از اسناد محرمانه راحت تر می سازد.

۳. کاهش هزینه های سازمانی

یکی از جذاب ترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری ابری، صرفه جویی در هزینه هاست. در این مدل، نیازی به خرید سرورهای گران قیمت، تجهیزات شبکه یا استخدام تیم بزرگ IT برای نگهداری سیستم نیست. سازمان تنها با پرداخت حق اشتراک ماهانه یا سالانه، به تمامی امکانات نرم افزار دسترسی دارد. همچنین هزینه های مربوط به برق، فضای فیزیکی برای دیتاسنتر و تعمیرات سخت افزاری نیز حذف می شود. به همین دلیل، حتی سازمان های کوچک و متوسط می توانند بدون فشار مالی از این فناوری بهره مند شوند و سطح کارایی اداری خود را بالا ببرند.

۴. مقیاس پذیری و انعطاف پذیری

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری این امکان را به سازمان ها می دهد که متناسب با رشد یا تغییراتشان، منابع نرم افزار را افزایش یا کاهش دهند. برای مثال، اگر تعداد کارمندان بیشتر شود، تنها کافی است چند حساب کاربری جدید اضافه شود، بدون نیاز به خرید سخت افزار یا نصب نرم افزار جدید. همین ویژگی باعث می شود این سیستم ها برای سازمان هایی که در حال توسعه هستند، بسیار کارآمد باشند. انعطاف پذیری در ارتقا یا کاهش امکانات، هزینه ها را کنترل می کند و کمک می کند تا سازمان تنها به اندازه نیاز واقعی خود هزینه کند.

۵. به روزرسانی و نگهداری آسان

در اتوماسیون های سنتی، بروزرسانی نرم افزار معمولاً زمان بر و پرهزینه است و گاهی کار روزانه سازمان را مختل می کند. اما در نسخه های ابری، این فرآیند به صورت خودکار و توسط ارائه دهنده انجام می شود. کاربران همیشه به آخرین نسخه نرم افزار با قابلیت ها و امکانات جدید دسترسی دارند، بدون اینکه نیازی به نصب یا تنظیمات خاص داشته باشند. علاوه بر این، مشکلات فنی و رفع باگ ها نیز به سرعت برطرف می شوند. این موضوع باعث صرفه جویی در زمان، کاهش وابستگی به تیم پشتیبانی داخلی و افزایش کارایی کلی سازمان می شود.  

بیشتر بخوانید: انواع نرم افزار مدیریت وظایف | راهنمای انتخاب بهترین ابزار برای تیم شما

 

مزایا و معایب نرم افزار اتوماسیون اداری ابری

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ابری برای سازمان ها مجموعه ای از مزایا و چالش ها را به همراه دارد. از مهم ترین مزایا می توان به صرفه جویی در هزینه ها اشاره کرد؛ زیرا نیازی به خرید سرور و تجهیزات سخت افزاری وجود ندارد و سازمان تنها هزینه اشتراک می پردازد. همچنین، انعطاف پذیری بالا باعث می شود سیستم متناسب با رشد سازمان به راحتی توسعه یابد. از سوی دیگر، سرعت بالای پردازش و امکان دسترسی از هر مکان، باعث بهبود همکاری و افزایش بهره وری کارکنان می شود. با این حال، این مدل معایبی هم دارد. مهم ترین آن نیاز به یک اینترنت پایدار و پرسرعت است؛ بدون آن دسترسی به سیستم مختل می شود. علاوه بر این، برخی سازمان ها درباره امنیت داده ها و نگهداری اطلاعات حساس در سرورهای ابری نگرانی دارند. همچنین، وابستگی به ارائه دهنده سرویس می تواند در صورت ضعف پشتیبانی یا تغییر شرایط، چالش هایی برای سازمان ایجاد کند.  

بیشتر بخوانید: رویکردهای مدیریت پروژه | چابک، کانبان یا اسکرام؟

 

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری چه کاربردهایی دارد؟

با گسترش استفاده از فناوری های نوین، سازمان ها بیش از هر زمان دیگری به دنبال ابزارهایی هستند که بتوانند مدیریت امور اداری را ساده تر و کارآمدتر کنند. یکی از راهکارهای مؤثر در این زمینه، نرم افزار اتوماسیون اداری ابری است که علاوه بر کاهش هزینه ها، فرایندهای سازمانی را هوشمندانه مدیریت می کند. این نرم افزار کاربردهای متنوعی دارد که هرکدام نقش مهمی در افزایش بهره وری و تسهیل فعالیت های روزمره سازمان ایفا می کنند. در ادامه به مهم ترین آن ها اشاره می کنیم.

۱. مکاتبات و نامه نگاری سریع

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری امکان مدیریت مکاتبات داخلی و خارجی را به صورت دیجیتال فراهم می کند. نامه ها و درخواست ها به سرعت ثبت و ارجاع می شوند و مسیر پیگیری آن ها شفاف و قابل مشاهده است. این فرآیند باعث کاهش اشتباهات، تسریع در پاسخ دهی و جلوگیری از گم شدن اسناد می شود و هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان را بهبود می بخشد.

۲. مدیریت اسناد و بایگانی دیجیتال

با این نرم افزار، تمامی اسناد و فایل های سازمان به صورت دیجیتال ذخیره می شوند و امکان جستجوی سریع و دقیق فراهم می شود. بایگانی سنتی و کاغذی حذف شده و فضای فیزیکی آزاد می شود. علاوه بر این، دسترسی به اسناد از هر مکان و دستگاه ممکن است و نسخه های پشتیبان خودکار امنیت اطلاعات را تضمین می کنند.

۳. گردش کار (Workflow) سازمانی

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری فرآیندهای داخلی سازمان را با سیستم گردش کار، خودکارسازی و قابل پیگیری می کند. کارها به ترتیب مشخص به افراد مرتبط ارجاع می شوند و مراحل تأیید و بررسی به صورت دیجیتال ثبت می شود. این ویژگی باعث کاهش تأخیر، افزایش شفافیت و کنترل بهتر بر روی فرایندها می شود و مدیریت پروژه ها و وظایف را بسیار آسان تر و منظم تر می سازد.

۴. گزارش گیری مدیریتی

این نرم افزار امکان تهیه گزارش های دقیق و به روز درباره عملکرد واحدها، میزان پیشرفت پروژه ها و وضعیت مکاتبات را فراهم می کند. مدیران می توانند تصمیمات خود را بر اساس اطلاعات واقعی و تحلیلی اتخاذ کنند. گزارش ها قابل سفارشی سازی هستند و روندها، نقاط قوت و ضعف سازمان را نمایش می دهند، که به بهبود برنامه ریزی و افزایش بهره وری کمک می کند.

۵. تقویت همکاری داخلی

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری ارتباطات بین تیم ها و واحدها را تسهیل می کند. کارکنان می توانند اطلاعات، اسناد و وظایف را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارند و به طور همزمان بر روی پروژه ها کار کنند. این ویژگی باعث کاهش اشتباهات ناشی از عدم هماهنگی، افزایش شفافیت در وظایف و بهبود هماهنگی بین کارکنان می شود و فرهنگ همکاری و تعامل مؤثر در سازمان را تقویت می کند.    

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت عملکرد ابری | مقایسه با روش‌های سنتی و بررسی مزایای کلیدی

 

مقایسه نرم افزار اتوماسیون اداری ابری با سنتی

نرم افزار اتوماسیون اداری سنتی یا On-premise معمولاً روی سرورهای داخلی سازمان نصب می شود و دسترسی به آن تنها در شبکه داخلی امکان پذیر است. این مدل به سرمایه گذاری اولیه بالا، تجهیزات سخت افزاری و تیم پشتیبانی تخصصی نیاز دارد. در مقابل، نرم افزار اتوماسیون اداری ابری بر بستر اینترنت ارائه می شود و بدون نیاز به زیرساخت پیچیده، از هر مکان و دستگاه در دسترس است. مدل سنتی کنترل بیشتری بر داده ها به سازمان می دهد، اما محدودیت دسترسی و هزینه های نگهداری بالا دارد. در حالی که مدل ابری با هزینه کمتر، به روزرسانی خودکار و مقیاس پذیری، گزینه ای چابک تر و مناسب تر برای سازمان های امروزی محسوب می شود.  

بیشتر بخوانید: BPMN چیست؟| صفر تا صد مدلسازی فرایندهای کسب وکار (BPMN)

 

آینده نرم افزار اتوماسیون اداری ابری

تحول دیجیتال در سال های اخیر باعث شده سازمان ها به سرعت به سمت استفاده از نرم افزارهای ابری حرکت کنند. اما این تازه آغاز راه است. فناوری های نوین هر روز امکانات بیشتری را در اختیار اتوماسیون های اداری قرار می دهند و آینده این سیستم ها فراتر از چیزی است که امروز می شناسیم. نرم افزار اتوماسیون اداری ابری قرار است با هوشمندتر شدن، امن تر شدن و یکپارچگی بیشتر، نقش پررنگ تری در مدیریت سازمان ها ایفا کند.

۱. یکپارچه سازی با هوش مصنوعی

در آینده، نرم افزار اتوماسیون اداری ابری با استفاده از هوش مصنوعی قادر خواهد بود بسیاری از وظایف پیچیده را به صورت خودکار انجام دهد. تحلیل خودکار داده ها، پیشنهاد بهترین مسیر برای گردش مکاتبات و حتی پاسخگویی هوشمند به درخواست ها بخشی از این قابلیت هاست. این ویژگی سرعت تصمیم گیری را افزایش داده و کارهای تکراری را از دوش کارکنان برمی دارد.

۲. اتوماسیون هوشمند گردش کار

گردش کار در سازمان ها روزبه روز پیچیده تر می شود. در نسل آینده، نرم افزار اتوماسیون اداری ابری با اتکا به الگوریتم های یادگیری ماشین، مسیرهای کاری را هوشمندانه بهینه می کند. به عنوان مثال، می تواند ارجاع ها را بر اساس تجربه کارمند، میزان بار کاری یا اولویت سازمانی تنظیم کند. این موضوع علاوه بر کاهش خطا، بهره وری و هماهنگی تیمی را به شکل چشمگیری افزایش می دهد.

۳. امنیت مبتنی بر بلاک چین و بیومتریک

با افزایش تهدیدات سایبری، امنیت داده ها به یکی از مهم ترین چالش های اتوماسیون اداری ابری تبدیل شده است. آینده این نرم افزارها بر پایه فناوری بلاک چین و روش های احراز هویت بیومتریک (Biometric Authentication)  شکل خواهد گرفت. بلاک چین با ایجاد زنجیره ای غیرقابل تغییر از داده ها، امکان تقلب یا دستکاری اطلاعات را به حداقل می رساند. همچنین، استفاده از اثر انگشت یا تشخیص چهره برای ورود کاربران، امنیت و اعتماد را به بالاترین سطح می رساند.  

بیشتر بخوانید: هوش مصنوعی در مدیریت پروژه| بهترین نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر هوش مصنوعی

 

نحوه پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری ابری به چه صورت است؟

پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری ابری صرفاً خرید یا نصب یک سیستم نیست، بلکه یک فرآیند مرحله ای و برنامه ریزی شده است که باید متناسب با نیازهای هر سازمان انجام شود. اگر این مراحل به درستی طی نشوند، حتی بهترین نرم افزارها هم نمی توانند بازدهی مورد انتظار را فراهم کنند. بنابراین، سازمان ها باید از نیازسنجی و انتخاب ارائه دهنده تا آموزش کاربران و پشتیبانی مداوم، همه مراحل را با دقت و استراتژی مشخص پیش ببرند.

۱. نیازسنجی و تحلیل سازمان

اولین گام در پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری ابری، شناخت دقیق نیازهای سازمان است. باید حجم مکاتبات، نوع گردش کار، تعداد کاربران و اهداف کلان سازمان بررسی شود. این تحلیل کمک می کند تا نرم افزاری انتخاب شود که دقیقاً با ساختار سازمان همخوانی داشته باشد و علاوه بر رفع مشکلات فعلی، ظرفیت لازم برای رشد آینده را نیز فراهم کند.

۲. انتخاب ارائه دهنده خدمات ابری

انتخاب یک شرکت معتبر برای ارائه نرم افزار بسیار مهم است. عواملی مانند امنیت اطلاعات، مقیاس پذیری، هزینه های اشتراک، کیفیت پشتیبانی و سابقه کاری باید مدنظر قرار گیرد. یک ارائه دهنده مطمئن نه تنها نرم افزار را ارائه می دهد بلکه تضمین می کند که داده های سازمان در محیطی ایمن نگهداری شوند و در مواقع نیاز به روزترین خدمات در دسترس باشد.

۳. طراحی و پیکربندی سیستم

پس از انتخاب نرم افزار، باید تنظیمات آن متناسب با ساختار سازمان انجام شود. این مرحله شامل تعریف واحدهای سازمانی، تعیین سطوح دسترسی کاربران و طراحی گردش کار متناسب با نیازهای واقعی سازمان است. پیکربندی صحیح باعث می شود نرم افزار با فرآیندهای موجود هماهنگ شود و کارکنان بتوانند بدون تغییرات اساسی در روال های کاری خود، به راحتی از سیستم استفاده کنند.

۴. انتقال داده ها (Data Migration)

در این مرحله، اطلاعات و اسناد موجود از سیستم های قبلی یا بایگانی های سنتی به نرم افزار اتوماسیون اداری ابری منتقل می شوند. این کار باید با دقت بالا انجام شود تا از بروز خطا یا از دست رفتن داده ها جلوگیری گردد. انتقال موفق داده ها باعث می شود سازمان بدون وقفه به فعالیت های خود ادامه دهد و کارکنان به تاریخچه کامل مکاتبات و اسناد دسترسی داشته باشند.

۵. آموزش کاربران

برای بهره برداری کامل از نرم افزار، آموزش کارکنان ضروری است. در این مرحله، کاربران با نحوه ورود به سیستم، ثبت و ارجاع نامه ها، جستجوی اسناد و استفاده از امکانات مدیریتی آشنا می شوند. آموزش عملی و کارگاهی بهترین روش برای کاهش مقاومت کارکنان و افزایش سرعت پذیرش نرم افزار است. این موضوع در موفقیت نهایی پروژه نقش کلیدی دارد.

۶. راه اندازی آزمایشی

قبل از اجرای کامل سیستم در سازمان، نرم افزار به صورت آزمایشی در یک بخش یا واحد کوچک راه اندازی می شود. هدف از این کار شناسایی نقاط ضعف احتمالی و بررسی هماهنگی سیستم با فرآیندهای واقعی سازمان است. در این مرحله، بازخورد کارکنان جمع آوری و اصلاحات لازم اعمال می شود تا ریسک خطا در زمان اجرای نهایی کاهش یابد.

۷. راه اندازی نهایی و پشتیبانی مداوم

در این مرحله، نرم افزار اتوماسیون اداری ابری به صورت کامل در تمام بخش های سازمان فعال می شود. تیم پشتیبانی ارائه دهنده وظیفه رفع مشکلات، پاسخ به پرسش های کاربران و ارائه به روزرسانی های منظم را بر عهده دارد. پشتیبانی مداوم تضمین می کند که سیستم همیشه در بالاترین سطح کارایی قرار داشته باشد و سازمان بتواند از مزایای کامل آن بهره مند شود.  

بیشتر بخوانید: کنترل پروژه چیست؟| نقش کنترل پروژه در مدیریت پروژه

 

چگونه بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ابری را انتخاب کنیم؟

انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ابری یکی از تصمیم های مهم برای هر سازمان است، زیرا مستقیماً بر بهره وری، امنیت و هزینه های اداری تأثیر می گذارد. نخستین گام در این مسیر، نیازسنجی دقیق است؛ باید مشخص شود که سازمان بیشتر به دنبال چه چیزی است: مدیریت مکاتبات، بایگانی اسناد، گردش کار، گزارش گیری یا تقویت همکاری داخلی. پس از آن، موضوع امنیت داده ها اهمیت ویژه ای دارد. نرم افزار انتخابی باید از رمزنگاری پیشرفته، پشتیبان گیری خودکار و احراز هویت چند مرحله ای پشتیبانی کند تا اطلاعات حساس سازمان محفوظ بماند. معیار دیگر، مقیاس پذیری است؛ نرم افزاری مناسب است که با رشد سازمان بتواند به راحتی ظرفیت کاربران و داده ها را افزایش دهد. همچنین، رابط کاربری ساده و کاربرپسند نقش کلیدی در پذیرش سریع سیستم توسط کارکنان دارد. حتی بهترین نرم افزارها بدون سهولت استفاده، ممکن است با مقاومت کارمندان روبه رو شوند. نباید از پشتیبانی و به روزرسانی منظم نیز غافل شد؛ ارائه دهنده معتبر باید در دسترس باشد و به صورت دوره ای نسخه های جدید نرم افزار را عرضه کند. در نهایت، هزینه و مدل اشتراک باید با بودجه سازمان هماهنگ باشد. نرم افزار ایده آل، سیستمی است که علاوه بر پوشش نیازهای فعلی، ظرفیت پاسخگویی به تغییرات و رشد آینده سازمان را نیز داشته باشد.  

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه ابری | دسترسی امن و لحظه ای به تیم و فرآیندها

 

جمع بندی

نرم افزار اتوماسیون اداری ابری سیستمی است که برای مدیریت هوشمند امور روزمره سازمان ها مانند ثبت و ارجاع نامه ها، گردش کار، مکاتبات داخلی و گزارش گیری طراحی شده و بر بستر فضای ابری ارائه می شود. داده ها روی سرورهای ابری ذخیره می شوند و کاربران با اینترنت از هر مکان و دستگاه به سیستم دسترسی دارند. این نرم افزار مزایای متعددی دارد؛ کاهش هزینه های سخت افزاری، امنیت بالاتر به واسطه پشتیبان گیری منظم، مقیاس پذیری متناسب با رشد سازمان و بروزرسانی آسان از مهم ترین آن هاست. همچنین باعث تسهیل همکاری تیمی و افزایش سرعت گردش مکاتبات می شود. در مقایسه با اتوماسیون سنتی، مدل ابری انعطاف پذیرتر و هوشمندتر است و محدودیت های دسترسی و هزینه های نگهداری را برطرف می کند. سازمان ها می توانند با استفاده از آن، بهره وری اداری خود را افزایش دهند، فرآیندها را به صورت خودکار و دیجیتال مدیریت کنند و گزارش های دقیق مدیریتی دریافت کنند. برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ابری، باید نیازهای سازمان مشخص شود، امنیت داده ها، مقیاس پذیری، رابط کاربری ساده، پشتیبانی و هزینه ها مورد بررسی قرار گیرد. این سیستم ابری با فراهم کردن دسترسی آسان، کاهش هزینه ها و ارتقای بهره وری، گام مهمی در مسیر تحول دیجیتال سازمان ها محسوب می شود.