داشبورد مدیریتی یا پیشخوان چیست؟

در این مقاله به بررسی موضوع داشبورد مدیریتی پرداخته ایم. در ابتدا ضمن ارائه مقدمه ای بر داشبورد یا پبشخوان مدیریتی، تعریفی از آن نیز ارائه داده ایم. در ادامه مزایا و ویژگی های مربوط به پیشخوان مدیریتی را مورد بررسی قرار داده ایم. سپس به معرفی و تحلیل ویژگی ها و عناصر موجود در بخش پیشخوان یا داشبورد مدیریتی نرم افزار کارمیز پرداخته ایم. همانطور که در مقالات پیشین ذکر شده نرم افزار کارمیز؛ یک نرم افزار مدیریت کسب و کار می باشد که طی سلسله مقالاتی به معرفی بخش های مختلف آن خواهیم پرداخت. اولین بخش معرفی شده از نرم افزار کارمیز؛ داشبورد مدیریتی یا پیشخوان می باشد که در این مقاله مورد اشاره قرار خواهد گرفت. می توان گفت با مطالعه این مقاله به فهم مناسبی در زمینه موضوع داشبورد مدیریتی دست خواهید یافت. در آخر می توانید دیدگاه ها و نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید.

 

مقدمه ای بر داشبورد مدیریتی

ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، بخش مهمی از اداره یک کسب و کار است، زیرا KPIها اطلاعاتی در مورد موفقیت‌ها و کاستی‌های سازمان شما ارائه می‌دهند. مدیریت KPIها در ابتدا مستلزم درک آن‌ها است و استفاده از یک مدیر داشبورد روشی مفید برای مشاهده KPIهای مهم در یک مکان است. درک این ابزار مدیریت دیجیتال و نحوه استفاده از آن می‌تواند به شما در تشخیص KPIها و روندهای داده و مدیریت همه آن‌ها از یک رابط واحد کمک کند. در واقع داشبوردهای مدیریتی توسط مدیران و سرپرستان تیم برای پیگیری عملکرد پروژه و تیم استفاده می‌شوند. برخلاف ارزیابی‌های عملکرد که معمولاً به ندرت انجام می‌شوند، یک داشبورد مدیریت می‌تواند به مدیر کمک کند تا مشکلات عملکردی را به محض وقوع تشخیص دهد. این بدان معناست که آن‌ها می‌توانند به سرعت به ریشه مشکل برسند و اعضای تیمی را که با مشکل مواجه هستند، حمایت و راهنمایی کنند.

 

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی عبارت است از مشاهده، اولویت‌بندی و هدایت شاخص‌های کلیدی عملکرد مهم کسب و کار از یک داشبورد دیجیتال. داشبوردهای مدیریتی بخش های مهمی در نرم‌افزارهای مدیریت کسب و کار هستند که به شما امکان می‌دهند KPIهای خود را از یک رابط واحد مشاهده کنید، به جای اینکه آن‌ها را به صورت جداگانه تحقیق و شناسایی نمایید. این امر به صرفه‌جویی در زمان و هزینه کسب و کار کمک می‌کند و داده‌های بهینه در مورد عملکرد کسب و کار ارائه می‌دهد که می‌تواند تصمیمات استراتژیک را شکل دهد. 

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت کسب وکار چیست؟ | امکانات بهترین نرم افزار مدیریت کسب وکار فارسی

 

مزایای داشبورد مدیریتی 

پیاده‌سازی داشبورد مدیریتی می‌تواند به رهبران کمک کند تا دیدگاهی نسبت به روندهای کسب و کاری به دست آورند. داشبوردهای دیجیتال با عناصر بصری مانند نمودارها و گراف‌ها، به قابل دسترس‌تر شدن اطلاعات پیچیده برای ذینفعان کمک می‌کنند. در اینجا برخی از مزایایی که ممکن است هنگام استفاده از مدیریت داشبورد تجربه کنید آورده شده است:

• فرآیند مدیریت کارآمد
  
• پاسخ‌های سریع‌تر به تغییرات
  
• شناسایی بهتر روندهای داده
  
• داده‌های تجاری با کیفیت بالاتر
  
• ویژگی‌های قابل تنظیم برای KPIهای خاص
  
• نمایش‌های بصری دقیق
  

بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟

 

یک داشبورد مدیریتی باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

یک داشبورد مدیریت اطلاعات حیاتی مورد نیاز برای مدیریت یک سازمان را در یک مکان واحد نشان می‌دهد. این داشبورد معمولاً شامل موارد زیر است:

• اهداف
  
• معیارهای حیاتی
  
• پروژه‌ها
  
• اقدامات 
  

برخی از داشبوردها به صورت گرافیکی طراحی شده‌اند، برخی دیگر شامل جداول و داده‌ها هستند و برخی دیگر بر شاخص‌های وضعیت تمرکز دارند. (و برخی ترکیبی از هر سه هستند.) صرف نظر از ظاهر و چیدمان، یک داشبورد اطلاعاتی را در خود جای می‌دهد که تیم رهبری برای مدیریت یک سازمان به آن نیاز دارد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت استراتژیک رایگان فارسی | اجرای استراتژی کسب وکار بدون پرداخت هزینه!

ویژگی های کلیدی داشبورد مدیریتی نرم افزار کارمیز چیست؟

مدیران با استفاده از داشبورد مدیریتی می‌توانند بسیاری از شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای کسب و کاری را به طور همزمان ردیابی کنند. در این بخش به معرفی و بررسی ویژگی های داشبورد مدیریتی نرم افزار کارمیز خواهیم پرداخت:

• گزارش فاکتورها

دید جامعی از وضعیت مالی کسب و کارتان ارائه می‌دهد. در این قسمت می‌توانید به تمامی گزارش‌های مربوط به فاکتورها دسترسی داشته باشید؛ از فاکتورهای صادر شده و پرداخت شده گرفته تا فاکتورهای معوق و وضعیت وصول مطالبات. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا جریان نقدی خود را به دقت مدیریت کرده و تصمیمات مالی آگاهانه‌تری اتخاذ نمایید.

• گزارش پروپوزال‌ها

تصویری روشن از وضعیت پیشنهادات فروش شما ارائه می‌دهد. در این قسمت می‌توانید تعداد پروپوزال‌های ارسال شده، پروپوزال‌های پذیرفته شده، رد شده و در انتظار پاسخ را مشاهده کنید. با تحلیل این گزارش‌ها، می‌توانید نرخ موفقیت پروپوزال‌های خود را ارزیابی کرده و استراتژی‌های فروش خود را بهبود ببخشید.

• بخش وظائف

در پیشخوان مدیریتی، بخش وظایف به شما امکان می‌دهد تا یک دید کلی از تمامی امور جاری کسب و کارتان داشته باشید. در این قسمت می‌توانید لیست کاملی از وظایف، شامل وظایف انجام شده، در حال انجام و وظایف معوق را مشاهده کنید. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا از روند پیشرفت کارها مطلع شده و اطمینان حاصل نمایید که هیچ وظیفه‌ای از قلم نیفتاده است.

• گزارش مشتریان احتمالی

بخش گزارش مشتریان احتمالی، دید جامعی از سرنخ‌های فروش و مشتریان بالقوه کسب و کارتان ارائه می‌دهد. در این قسمت می‌توانید تعداد مشتریان احتمالی جدید، مشتریانی که با آن‌ها تعامل داشته‌اید و وضعیت تبدیل آن‌ها به مشتری واقعی را پیگیری کنید. این اطلاعات به شما یاری می رساند تا اثربخشی تلاش‌های بازاریابی و فروش خود را ارزیابی کرده و استراتژی‌های جذب مشتری خود را بهینه‌سازی کنید.

• آمارها با وضعیت پروژه

در پیشخوان مدیریتی، بخش آمار وضعیت پروژه‌ها با نمایش پایچارت‌های بصری، یک دید سریع و شفاف از روند پیشرفت پروژه‌های مختلف در اختیارتان قرار می‌دهد. با مشاهده این نمودارها، می‌توانید به آسانی وضعیت هر پروژه، میزان پیشرفت آن و مراحل تکمیل شده را ارزیابی کرده و گلوگاه‌ها یا تاخیرهای احتمالی را به سرعت شناسایی نمایید. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا نظارت دقیقی بر پروژه‌های خود داشته باشید و اقدامات لازم را برای پیشبرد آن‌ها به موقع انجام دهید.

• تیکت ها

در پیشخوان مدیریتی، بخش تیکت‌ها با ارائه پایچارت‌های تفکیک شده بر اساس وضعیت (باز، در حال بررسی، بسته شده) و سازمان مربوطه، دید جامعی از درخواست‌های پشتیبانی مشتریان در اختیارتان قرار می‌دهد. این نمایش بصری به شما کمک می‌کند تا حجم تیکت‌های هر وضعیت و سازمان را به سرعت ارزیابی کرده، اولویت‌بندی مناسبی برای پاسخگویی تعیین کنید و عملکرد تیم پشتیبانی خود را بهینه‌سازی نمایید.

• تقویم و مدیریت جلسات

این بخش، با ارائه یک تقویم جامع و یکپارچه، امکان مدیریت اثربخش جلسات و رویدادهای کاری را فراهم می‌سازد. کاربران محترم می‌توانند ضمن زمان‌بندی دقیق ملاقات‌ها و تنظیم یادآورهای هوشمند، هماهنگی لازم را با سایر اعضای تیم به عمل آورند. بدین ترتیب، از بروز هرگونه تداخل زمانی جلوگیری شده و بهره‌وری سازمانی ارتقا می‌یابد.

• آخرین فعالیت های پروژه

در یک نرم افزار مدیریت کسب و کار خوب، امکان بررسی آخرین فعالیت‌های مربوط به پروژه‌ها وجود دارد. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا از وضعیت پروژه‌ها آگاه باشید و در صورت نیاز اقدامات لازم را انجام دهید.
در بخش پیشخوان یا داشبورد مدیریتی، یک قسمت به نام پروژه‌ها وجود دارد. در این قسمت، می‌توانید لیستی از پروژه‌های خود را مشاهده کنید و با کلیک روی هر پروژه، جزئیات بیشتری از آن را ببینید. در جزئیات هر پروژه، می‌توانید اطلاعاتی مانند عنوان پروژه، تاریخ شروع و پایان، وضعیت فعلی پروژه، اعضای تیم پروژه و مهم‌تر از همه، آخرین فعالیت‌های انجام شده در پروژه را مشاهده کنید. این فعالیت‌ها می‌توانند شامل اضافه کردن وظایف جدید، ویرایش وظایف موجود، تغییر وضعیت وظایف، اضافه کردن نظرات و غیره باشند. با بررسی آخرین فعالیت‌های مربوط به پروژه‌ها، می‌توانید به راحتی متوجه شوید که چه اتفاقاتی در پروژه‌ها در حال رخ دادن است، چه کسی چه کاری را انجام داده است و آیا پروژه‌ها در مسیر درست پیش می‌روند یا خیر. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بتوانید به موقع تصمیمات لازم را بگیرید و پروژه‌ها را به سمت موفقیت هدایت کنید.

• نمودار سوابق پرداختی

با یک نگاه به نمودار جامع سوابق پرداختی، به آسانی می‌توانید میزان پرداخت‌های انجام شده در بازه‌های زمانی مختلف را ارزیابی نمایید. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا روند مالی کسب و کار خود را به دقت زیر نظر بگیرید و برای برنامه‌ریزی‌های آتی تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ نمایید.

• قراردادهای نزدیک به انقضا

در این بخش از پیشخوان، لیستی از قراردادهایی که به زودی منقضی می‌شوند به شما نمایش داده خواهد شد. این قابلیت هوشمندانه به شما کمک می‌کند تا قبل از اتمام اعتبار هر قرارداد، اقدامات لازم برای تمدید یا تعیین وضعیت آن‌ها را انجام دهید و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری نمایید.

• نمایش اهداف و میزان پیشرفت

در این قسمت از داشبورد، یک دیدگاه شفاف از اهداف تعیین شده و میزان پیشرفت هر فرد یا تیم در دستیابی به آن‌ها ارائه می‌گردد. با مشاهده‌ی بصری این اطلاعات، می‌توانید عملکرد کلی سازمان را ارزیابی نموده و با شناسایی نقاط قوت و ضعف، در جهت تحقق کامل اهداف گام بردارید.

• گزارش تیکت‌های کارکنان

این بخش از نرم‌افزار، امکان دسترسی به گزارش‌های جامع از تیکت‌های ثبت‌شده توسط هر یک از کارکنان را فراهم می‌آورد. با بررسی این گزارش‌ها، مدیران می‌توانند میزان پاسخگویی، سرعت عمل و کیفیت ارائه خدمات پشتیبانی توسط اعضای تیم را ارزیابی نموده و در جهت بهبود عملکرد آن‌ها اقدام نمایند.

بیشتر بخوانید: مدیریت استراتژیک کسب وکار چیست؟|مفهوم، مزایا و مدل های مختلف مدیریت استراتژیک کسب وکار

دلایلی که به یک داشبورد مدیریتی نیاز دارید؟

در این بخش به مهم ترین دلایلی که شما به یک داشبورد مدیریتی نیاز دارید اشاره خواهیم کرد:

• به شما کمک می‌کند تا پیچیدگی‌های اداره یک کسب و کار، شهرداری یا سازمان غیرانتفاعی را مدیریت نمایید.
  

  یک سازمان در بخش‌های مختلف “زندگی” می‌کند. به عنوان مثال، اگر شما یک شهرداری را اداره می‌کنید، بخش‌های پارک‌ها و تفریحات، ایمنی عمومی و منابع انسانی شما همگی داده‌های متفاوتی دارند که در یک داشبورد شهرداری قرار می‌گیرند. بنابراین، تیم‌های رهبری این بخش‌ها معمولاً با اولویت‌های متضاد وارد می‌شوند. یک داشبورد مدیریت می‌تواند به شما کمک کند تا با برجسته کردن چند مورد حیاتی که در سازمان شما تفاوت ایجاد می‌نمایند، درک کنید چه چیزی برای کل سازمان مهم است. همین امر برای یک بانک یا سازمان تولیدی نیز صادق است. هر بخش برای منابع کمیاب “رقابت” می‌کند، بنابراین داشتن یک دید کامل از اولویت‌های کلی سازمان مهم است.

• به شما امکان می‌دهد اطلاعات را از سراسر سازمان خود تجمیع کنید.
  

  هر بخش یا واحد مسئول مدیریت اطلاعات خود است، اما تمام این اطلاعات به یک استراتژی واحد برای سازمان باز می‌گردد. صرفاً ارسال یک فایل هر از چند گاهی به هر بخش کافی نیست. برای اینکه همه بخش‌ها به طور مداوم به روز باشند (و به روش‌های مختلف قابل مشاهده باشند)، به یک داشبورد مدیریت نیاز خواهید داشت.

• با استفاده از آن، می‌توانید اطلاعات کلیدی را از تمام برنامه‌های نرم‌افزاری در یک مکان جمع‌آوری کنید
  

اکثر سازمان‌ها برای امور مالی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، منابع انسانی (HR)، تراکنش‌های فرآیند، مدیریت پروژه و موارد دیگر نرم‌افزار دارند. این برنامه‌ها یک پلتفرم دقیق برای هر عملکرد خاص به سازمان ارائه می‌دهند، اما هنوز هم داشتن یک مکان واحد که بتوانید اطلاعات کلیدی را به آن منتقل کنید، ضروری است و اینجاست که یک داشبورد مدیریتی به کار می‌آید!

• به شما امکان دسترسی فوری به اطلاعات حیاتی را می‌دهد. 

در گذشته، داشبورد مدیریتی به صورت ماهانه یا هفتگی چاپ می‌شدند و در یک کیف نگهداری می‌شدند. با سرعت امروزی کسب و کار، شما به یک داشبورد زنده و به طور مداوم به روز شده نیاز دارید. این اطلاعات استراتژیک باید به طور مداوم از طریق تبلت، تلفن یا لپ تاپ شما قابل دسترسی باشد. (هنگام فکر کردن به نحوه مدیریت داشبورد خود، در نظر گرفتن این دسترسی بسیار مهم است.)

• تصویری واضح از نحوه پیشرفت پروژه‌های کلیدی خود به شما می‌دهد.
  

برخی افراد داشبوردها را صرفاً مجموعه‌ای کلیدی از معیارها می‌دانند. شما می‌خواهید بتوانید نحوه پیشرفت پروژه‌های خود را در طول مسیر ببینید و اینکه آیا اقداماتی که برای تأثیرگذاری بر این پروژه‌ها انجام می‌دهید، تأثیر مورد نظر شما را دارند یا خیر. (داشتن نمایی که وضعیت، درصد تکمیل و نقاط عطف کلیدی پروژه را نشان می‌دهد، یک بهبود خوب برای یک داشبورد مدیریتی است.)

• به شما کمک می‌کند تا جلسات مدیریتی و اقلام اقدام خود را پیگیری کنید
  

هنگامی که داشبورد شما به درستی طراحی شده باشد، باید اقلام اقدام جلسات قبلی تیم اجرایی شما را نشان دهد. این به شما کمک می‌کند تا ببینید آیا تیم‌های شما اقلام اقدام مهم را پیگیری می‌کنند یا خیر. بدون این، شما زمان زیادی را در جلسات مدیریتی صرف تکرار توصیه‌ها خواهید کرد و هیچ پیگیری را مشاهده نخواهید کرد.

ببیشتر بخوانید: نرم افزار CRM چیست؟

 

مثال استفاده از داشبورد مدیریتی

برخی شرکت ها به طور گسترده‌ای از داشبوردهای مدیریتی برای بهبود عملکرد و تصمیم‌گیری‌های خود استفاده می‌کنند. این شرکت‌ها اغلب در مورد اهمیت داده‌ها و استفاده از ابزارهای بصری برای درک بهتر آن‌ها صحبت کرده‌اند:

مایکروسافت (Microsoft):

به عنوان یک شرکت بزرگ فناوری، مایکروسافت احتمالاً از داشبوردهای مدیریتی متعددی در بخش‌های مختلف خود استفاده می‌کند. از داشبوردهای فروش و بازاریابی گرفته تا داشبوردهای مربوط به عملکرد محصولات و خدمات ابری Azure.

آمازون (Amazon):

این غول تجارت الکترونیک و خدمات ابری، به طور قطع از داشبوردهای پیچیده برای نظارت بر زنجیره تامین گسترده، عملکرد فروش، رفتار مشتری و عملکرد سرویس‌های AWS استفاده می‌کند.

نتفلیکس (Netflix):

این شرکت پخش آنلاین فیلم و سریال، از داشبوردها برای پیگیری میزان تماشای محتوا، جذب و حفظ مشترکین، و بهینه‌سازی الگوریتم‌های پیشنهاد محتوا استفاده می‌کند.

 

 

نتیجه گیری:

داشبورد مدیریتی به مدیران کمک می‌کنند تا معیارهای مالی کسب و کار، مانند سود و زیان ماهانه یا سالانه را درک نمایند. در واقع شرکت‌ها معمولاً اهدافی را برای درآمد سالانه یا ماهانه تعیین می‌کنند که اعدادی هستند که امیدوارند در آن بازه زمانی به آن‌ها دست یابند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است درآمد هدف 13000 دلار را برای یک ماه معین تعیین کند. یک داشبورد مدیریتی به شرکت اجازه می‌دهد تا یک درآمد هدف تعیین کند و سپس درآمد محقق شده خود را برای بازه زمانی معین در مقایسه با هدف مشاهده کند. درک این شکاف بین درآمد محقق شده و درآمد هدف می‌تواند به مدیران کمک کند تا عواملی را تعیین نمایند که مانع از دستیابی شرکت به اهداف درآمدی شده‌اند.

 

 در کارمیز، ما بر این باوریم که مدیریت استراتژیک مؤثر یک سفر مداوم یادگیری و سازگاری است و نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک ما به کسب و کار شما کمک می کند تا دقیقاً به آن دست یابد. نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع داشبورد مدیریتی نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.