مدیریت پروژه چیست؟ مراحل فرایند مدیریت پروژه در کسب وکار

مدیریت پروژه یکی از مباحث بسیار رایج در مفاهیم مدیریت می باشد. در این مقاله به بررسی مفهوم مدیریت پروژه می پردازیم. سپس نحوه بکارگیری مدیریت پروژه در کسب وکار، مزایای مدیریت پروژه و مراحل فرایند مدیریت پروژه را بررسی می نماییم. با مطالعه این مقاله شما می توانید انواع مدیریت پروژه را شناسایی کنید و با این مفهوم به خوبی آشنا شوید.

 

مقدمه ای بر مدیریت پروژه

مدیریت پروژه همانطور که امروزه می شناسیم تقریباً در دهه 1950 زمانی که ابزارها و تکنیک های اساسی مدیریت پروژه مانند روش مسیر بحرانی (CPM)، ساختار شکست کار (WBS) و تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT) ایجاد شد، شروع به شکل گیری کرد. با این حال، ریشه های مدیریت پروژه را می توان به سال 1896 جستجو کرد، زمانی که کارول آدامیسکی هارمونوگرام را ایجاد کرد، که الهام بخش نمودار گانت بود، که بعدها در سال 1910 توسط هنری گانت ایجاد شد و امروزه یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت پروژه باقی مانده است. ریشه های مدیریت پروژه ارتباط نزدیکی با ساخت و ساز، مهندسی، مدیریت علمی و حتی تحقیقات نظامی دارد.

 

پروژه چیست؟

یک پروژه را می توان به سادگی به عنوان تلاشی تعریف کرد که شامل تکمیل وظایف برای دستیابی به یک هدف با مجموعه ای محدود از منابع و یک جدول زمانی محدود است. بر اساس این تعریف، واضح است که اکثر کسب و کارها، موسسات غیرانتفاعی، دولت ها و انواع دیگر سازمان ها به نوعی پروژه ها را اجرا می کنند و بنابراین نیاز به اجرای فرآیند مدیریت پروژه دارند. اکنون که مشخص کردیم پروژه چیست، بیایید به یک تعریف ساده مدیریت پروژه بپردازیم.

بیشتر بخوانید: erp چیست؟ نحوه انتخاب بهترین نرم افزار erp ایرانی

 

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه برنامه ریزی و سازماندهی منابع یک شرکت برای حرکت دادن یک کار، رویداد یا وظیفه خاص به سمت تکمیل است. این امر می تواند شامل یک پروژه یک باره یا یک فعالیت مداوم باشد و منابع مدیریت شده شامل پرسنل، امور مالی، فناوری و مالکیت فکری است. مدیریت پروژه برنامه ریزی، اجرا و نظارت بر مجموعه ای از وظایف است که هدف نهایی دارند. شرکت ها برای دستیابی به یک فرآیند خاص، مدیریت پروژه را آغاز می کنند و مطمئن می شوند که گام های مناسب در زمان مناسب برداشته می شوند. این ممکن است به عملیات شرکت (یعنی جابجایی از یک ساختمان اداری به ساختمان دیگر) یا مدل کسب وکار شرکت (یعنی یک شرکت فناوری که یک محصول نرم افزاری جدید تولید می کند) مرتبط باشد. به طور کلی، فرآیند مدیریت پروژه شامل مراحل زیر است: برنامه ریزی، شروع، اجرا، نظارت و بسته شدن. ما بعداً در این مقاله به هر یک از این مراحل با جزئیات بیشتری صحبت خواهیم کرد.
مدیریت پروژه اغلب با زمینه های مهندسی و ساخت وساز و اخیراً مراقبت های بهداشتی و فناوری اطلاعات (IT) مرتبط است، که معمولاً دارای مجموعه پیچیده‌ای از اجزا هستند که برای ایجاد یک محصول کارآمد باید به‌صورت مجموعه‌ای تکمیل و مونتاژ شوند. هر پروژه معمولا دارای یک بودجه و یک بازه زمانی است.
صرف نظر از صنعت، مدیران پروژه تمایل دارند تقریباً شغل مشابهی داشته باشند: کمک به تعریف اهداف و مقاصد پروژه و تعیین اینکه اجزای مختلف پروژه چه زمانی و توسط چه کسی باید تکمیل شوند. آنها همچنین بررسی های کنترل کیفیت را ایجاد می کنند تا اطمینان حاصل شود که اجزای تکمیل شده از استاندارد خاصی برخوردار هستند.

 

نمونه ای از مدیریت پروژه

فرض کنید یک مدیر پروژه وظیفه دارد تیمی را برای توسعه محصولات نرم افزاری رهبری کند. آنها با شناسایی محدوده پروژه شروع می کنند. سپس وظایفی را به تیم پروژه محول می کنند که می تواند شامل توسعه دهندگان، مهندسان، نویسندگان فنی و متخصصان تضمین کیفیت باشد. مدیر پروژه یک برنامه زمانی ایجاد می کند و ضرب الاجل تعیین می کند. اغلب، یک مدیر پروژه از نمایش‌های بصری گردش کار، مانند نمودارهای گانت یا نمودارهای پرت (PERT) استفاده می‌کند تا تعیین کند کدام وظایف باید توسط کدام بخش تکمیل شود. آنها بودجه ای را تعیین می کنند که شامل بودجه کافی برای حفظ پروژه در حد بودجه حتی در مواجهه با موارد غیرمنتظره است. مدیر پروژه همچنین مطمئن می شود که تیم منابع مورد نیاز برای ساخت، آزمایش و استقرار یک محصول نرم افزاری را در اختیار دارد.
هنگامی که یک شرکت بزرگ فناوری اطلاعات شرکت های کوچک‌ ری را تصاحب می‌کند، بخش کلیدی کار مدیر پروژه ادغام اعضای تیم پروژه با پیشینه های مختلف و القای حس هدف گروهی برای رسیدن به هدف نهایی است. مدیران پروژه ممکن است دانش فنی داشته باشند، اما وظیفه مهم در نظر گرفتن دیدگاه های شرکتی در سطح بالا و ارائه نتایج ملموس در زمان و بودجه را بر عهده دارند.

بیشتر بخوانید: باشگاه مشتریان چیست؟ | نحوه وفادار کردن مشتریان

 

چرا مدیریت پروژه در کسب وکار اهمیت دارد؟

مدیریت پروژه اطمینان حاصل می کند که محصولات قابل تحویل بزرگ به درستی اجرا می شوند. به جای تمرکز بر یک محصول نهایی بزرگ، مدیریت پروژه معمولاً مجموعه‌ای از وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تر را مستند، ارزیابی و نظارت می‌کند که گرد هم می‌آیند تا چیزی بزرگ‌تر را ممکن کنند. مدیریت پروژه مهم است زیرا تضمین می کند که اهداف نهایی محقق می شوند. یک مثال رایج از یک پروژه توسعه محصول است. بخش های متعددی در ایجاد محصول، بازاریابی، فروش آن و موارد دیگر درگیر هستند. تیمی که یک پروژه را طراحی می کند با تیم هایی که محصول را تولید، بازاریابی یا می فروشند، متفاوت است. به عنوان بخشی از یک پروژه، هر یک از این تیم ها با یک مدیر پروژه کار می کنند که به انتقال محصول از یک مرحله به مرحله دیگر کمک می کند.

 

انواع مدیریت پروژه کدام اند؟

بسیاری از انواع مدیریت پروژه برای رفع نیازهای خاص صنایع خاص یا انواع پروژه ها توسعه یافته اند. در ادامه چند مورد معروف از انواع مدیریت پروژه نام برده شده است. روش ها و انواع مدیریت پروژه بسیار بیشتر از آنچه در اینجا ذکر شده است وجود دارد، اما اینها برخی از رایج ترین آنها هستند. نوع مورد استفاده به ترجیح مدیر پروژه یا شرکتی که پروژه در حال مدیریت است بستگی دارد.

مدیریت پروژه آبشاری

این نوع شبیه به مدیریت پروژه سنتی است، اما شامل این هشدار است که هر کار باید قبل از شروع کار بعدی تکمیل شود. پله ها خطی هستند و پیشرفت در یک جهت جریان دارد – مانند یک آبشار. به همین دلیل توجه به توالی وظایف و جدول زمانی در این نوع مدیریت پروژه بسیار مهم است. اغلب، با تکمیل وظایف کوچکتر و شروع کارهای بزرگتر، اندازه تیمی که روی پروژه کار می کند، افزایش می یابد.

مدیریت پروژه چابک

صنعت نرم افزار کامپیوتری یکی از اولین کسانی بود که از این روش استفاده کرد. مدیریت پروژه چابک بر اساس 12 اصل اساسی مانیفست چابک، یک فرآیند تکراری است که بر نظارت مستمر و بهبود محصولات قابل تحویل متمرکز است. در اصل، محصولات با کیفیت بالا نتیجه ارائه ارزش مشتری، تعاملات تیمی و انطباق با شرایط فعلی کسب وکار است. مدیریت پروژه چابک از رویکرد مرحله به مرحله متوالی پیروی نمی کند. در عوض، مراحل پروژه به موازات یکدیگر توسط اعضای مختلف تیم در یک سازمان تکمیل می شود. این رویکرد می‌تواند خطاها را بدون نیاز به راه‌اندازی مجدد کل فرآیند پیدا کند و تصحیح کند.

مدیریت پروژه ناب

این روش همه چیز در مورد اجتناب از اتلاف زمان و منابع است. ایده اصلی ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان با منابع کمتر است. هنگام مدیریت یک پروژه با این رویکرد، هدف مشابه با اصل تولید شرکت ناب است. تنها منابعی که در پروژه مورد استفاده قرار خواهند گرفت منابعی هستند که مستقیماً به تکمیل موفقیت آمیز آن کمک می کنند.

مدیریت پروژه کانبان

کانبان یک روش مدیریت پروژه بسیار بصری و جذاب است که برای بهینه سازی گردش کار و افزایش بهره وری طراحی شده است. مدل کانبان در هسته خود بر یک تابلوی کانبان تکیه می کند که نمایشی بصری از وظایف پروژه و وضعیت آنهاست. کارها به صورت کارت هایی به تصویر کشیده می شوند که در مراحل مختلف گردش کار حرکت می کنند و معمولاً به صورت ستون هایی روی تخته نمایش داده می شوند، مانند «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجام شد». با پیشرفت کار، اعضای تیم کارت‌ها را در سراسر صفحه جابه‌جا می‌کنند و وضعیت هر کار و کل پروژه را در زمان واقعی مشاهده می‌کنند. با تجسم کار به این روش، کانبان شفافیت، همکاری و کارایی را ارتقا می‌دهد و به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا تنگناها را شناسایی، وظایف را اولویت‌بندی و جریان ثابت کار را حفظ کنند.

مدیریت پروژه شش سیگما

شش سیگما که شاید بیشتر به عنوان یک ابزار بهبود فرآیند در نظر گرفته شود، همچنان می تواند در مدیریت پروژه استفاده شود. شش سیگما یک رویکرد سختگیرانه و مبتنی بر داده برای بهبود فرآیند است که هدف آن به حداقل رساندن نقص و تنوع در فرآیندهای سازمانی است. شش سیگما از یک متدولوژی ساختاریافته به نام دی ام ای آی سی (DMAIC) استفاده می کند: تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل. در مرحله تعریف، اهداف خرد و کلان پروژه روشن می شوند و معیارهای کلیدی برای اندازه گیری عملکرد فرآیند ایجاد می شوند. مرحله اندازه گیری شامل جمع آوری داده های مرتبط و تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند در برابر معیارهای تعیین شده برای شناسایی زمینه های بهبود است.
در مرحله تجزیه و تحلیل، علل ریشه ای نقص یا تغییرات از طریق تجزیه و تحلیل آماری و تکنیک های داده محور شناسایی می شوند. پس از درک علل ریشه ای، مرحله بهبود بر اجرای راه حل های هدفمند برای رسیدگی به مسائل شناسایی شده و بهینه سازی عملکرد فرآیند تمرکز می کند. در نهایت، مرحله کنترل شامل ایجاد کنترل‌ها و سیستم‌های نظارتی برای حفظ پیشرفت‌ها در طول زمان، حصول اطمینان از پایدار ماندن فرآیندها و ادامه رسیدن به سطوح عملکرد مطلوب است.

مدیریت پروژه اسکرام

اسکرام یک چارچوب چابک محبوب است که برای تقویت همکاری تیمی و ارائه ارزش به صورت تکراری طراحی شده است. اسکرام کار پروژه را به واحدهای قابل مدیریتی به نام اسپرینت تقسیم می کند که معمولا بین یک تا چهار هفته طول می کشد. هر اسپرینت با یک جلسه برنامه ریزی شروع می شود که در آن تیم مجموعه ای از وظایف را از بک لاگ محصول انتخاب می کند تا در طول اسپرینت تکمیل شود. پس از شروع اسپرینت، تیم برای دستیابی به هدف اسپرینت به طور مشترک کار می‌کند و جلسات روزانه را برای بحث در مورد پیشرفت، رسیدگی به چالش‌ها و تطبیق در صورت نیاز برگزار می نماید. در سرتاسر اسپرینت، تیم های اسکرام بر ارائه ارزش افزایشی تمرکز می‌کنند و اغلب در پایان هر اسپرینت، یک محصول بالقوه قابل حمل را تولید می‌کنند. در پایان اسپرینت، تیم یک بررسی سرعتی انجام می دهد تا کار تکمیل شده را به ذینفعان نشان دهد و بازخورد جمع آوری کند.

بیشتر بخوانید: استراتژی های مدیریت زمان پروژه چیست؟

مزایای کلیدی مدیریت پروژه چیست؟

اگر هنوز در مورد اینکه آیا به مدیریت پروژه نیاز دارید یا نه، مطمئن نیستید، برای کشف مزایای مدیریت پروژه، همراه با چند راه ساده برای آوردن این ایده‌ها به روش کار تیم خود ادامه مقاله را مطالعه نمایید.

1. بهبود همکاری تیم پروژه

اگر تا به حال بدون برنامه وارد پروژه ای شده اید، می دانید که چقدر اوضاع درهم و برهم می تواند از همان ابتدا درست شود. به جای برنامه ریزی در حین حرکت، همه چیز را از قبل ترسیم کنید، از جمله مسئولین تمام وظایف، زمان تحویل ها و تاریخ های سررسید. کارهای پروژه خود را در یک جدول زمانی یا فهرستی رسم کنید و مشخص نمایید چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می دهد. استفاده از الگوهای مدیریت پروژه می تواند به ایجاد یک فرآیند تکرارپذیر برای پروژه های موفق کمک کند و اطمینان حاصل نماید که تمام مراحل لازم تکمیل شده و خروجی ها به موقع تحویل داده می شوند.
با برنامه ریزی با همه کارهای پروژه، ضرب الاجل ها و صاحبان وظایف، یک فرآیند آشفته را به یک جریان کاری کارآمد تبدیل خواهید کرد. شما دامنه و زمان بندی را درک خواهید کرد و درگیری های احتمالی را زود تشخیص خواهید داد. با فکر و برنامه ریزی، زمان و منابع کمتری را هدر خواهید داد. تجزیه پروژه خود به سرعت های قابل مدیریت، تیم شما را در طول چرخه عمر پروژه متمرکز و با انگیزه نگه می دارد.

2. نقش ها و مسئولیت های روشن و شفاف

هنگامی که کار آماده سازی انجام شد، به بخش مدیریت واقعی مدیریت پروژه می رسد. با این حال، بدون مالک پروژه مشخص که به تیم شما در خط پایان کمک کند، برای هم تیمی ها بسیار آسان است که وظایف را کنار بگذارند، جزئیات را فراموش کنند، یا ندانند که برای سؤالات به سراغ چه کسی بروند. در حالی که شرکت هایی که دارای عملکرد رسمی مدیریت پروژه هستند، یک مدیر پروژه خواهند داشت تا مطمئن شوند که برنامه های پروژه طبق برنامه پیش می‌رود، شرکت هایی که فاقد آن هستند، اغلب اجازه می‌دهند که این مسئولیت ها بر عهده شخصی که پروژه را رهبری یا آغاز می‌کند، بیفتد. به عنوان مثال، اگر سردبیری هستید که یک سری مقالات جدید منتشر می‌کند، توسعه دهنده ای هستید که انتقال وبسایت را تنظیم می‌کند، یا مدیر حسابی هستید که سیستم های گزارش مشتری خود را به‌روزرسانی می‌کند، احتمالاً کسی هستید که همه بخش های متحرک پروژه‌تان را هماهنگ می‌کند.
خوشبختانه، برای مدیریت موثر پروژه خود مجبور نیستید کار دومی را بر عهده بگیرید – کمی ارتباط و همکاری می تواند راه درازی داشته باشد. با شفاف سازی برای دیگران که شما فرد مورد نظر برای پروژه خود هستید، هر کس دیگری که درگیر پروژه است، می‌داند که برای سؤالات به سراغ چه کسی رفته و برای به‌روزرسانی به چه کسی مراجعه کند. و با تشریح نقش دیگران در پروژه، سردرگمی در مورد نحوه مشارکت هم تیمی های خود را از بین خواهید برد.

3. برنامه ریزی و اجرای هدف گرا

پروژه ها زمانی که تیم ها ندانند اهداف پروژه شان چیست موفق نخواهند شد. بدون اهداف مشخص، تیم ها نه تنها انگیزه درونی ندارند، بلکه در معرض خطر تلاش برای رسیدن به هدف اشتباه یا تلاش برای انجام کارهای کم‌تأثیر نیز هستند. با ابزار مدیریت پروژه، شما اهداف پروژه خود را از قبل مشخص می کنید. به این ترتیب، همه افرادی که روی پروژه کار می کنند با اهداف پروژه همسو می شوند و می توانند مراحلی را که برای رسیدن به آن باید بردارند، بهینه کنند. به عنوان مثال، اگر پروژه شما قرار است یک محصول جدید را راه اندازی کند، ممکن است هدف خود را “افزایش 20٪ در ارتقاء” تعیین کنید. این هدف به نوبه خود بر تصمیمات راه اندازی شما در حین حرکت تأثیر می گذارد. همچنین می تواند به عنوان معیاری برای سنجش موفقیت پس از پرتاب عمل کند.
افراد تیم پروژه شما نیز سود خواهند برد. با اطمینان از اینکه واقعاً به مشکلی که می‌خواهید حل کنید فکر کرده‌اید و به تیم خود یک «ستاره شمالی» می‌دهید تا با آن هماهنگ شود، تیم خود را به جای گم شدن در کارهای غیرضروری بر روی کارهایی متمرکز می‌کنید که روی این اهداف تأثیر می‌گذارند.

4. همسو و متمرکز نگه داشتن تیم با برنامه های ارتباطی فعال

این اصطلاح ممکن است “مدیریت” پروژه باشد، اما مدیریت یک پروژه تنها یک تکه از پازل است. حتی قبل از شروع کار، باید با یک برنامه ارتباطی هماهنگ شوید. تیم شما احتمالاً یک ابزار مدیریت ایمیل، یک ابزار پیام‌رسانی فوری و یک ابزار مدیریت پروژه و سایر موارد دارد. یک برنامه ارتباطی تعیین می کند که هر ابزار چه زمانی باید استفاده شود. به عنوان مثال، در کارمیز، ما برای تمامی ازتباطات بین تیم های داخلی از سوشال مدیای درون برنامه ای استفاده می کنیم. یک کارمند به طور متوسط ​​بین 10 ابزار در روز جابجا می شود. وقتی برنامه مشخصی برای استفاده از ابزار ندارید، جابجایی بین آن ابزارها می تواند از گیج کننده تا کاملاً طاقت فرسا متفاوت باشد. یک برنامه ارتباطی خستگی تصمیم را کاهش می دهد و مطمئن می شود که همه اعضای تیم در یک صفحه هستند.

5. افزایش کارایی با ابزارها و تکنیک های مدیریت پروژه

برای عملی کردن این نکات، استفاده از ابزار مدیریت پروژه را در نظر بگیرید تا به تیم خود کمک کنید تا همکاری بهتری داشته باشند و در مسیر باقی بمانند. این به ویژه برای ابتکارات پیچیده مانند مدیریت کارآزمایی بالینی و افتتاح سایت جدید، که در آن ابزارهای PM می توانند به کاهش هزینه ها و به حداقل رساندن تاخیرها کمک کنند، ارزشمند است.

در حالی که به معنای واقعی کلمه ده ها ابزار وجود دارد که می توانید از بین آنها انتخاب کنید، باید از نگاه کردن به ابزارهای سنتی مدیریت پروژه اجتناب کنید زیرا اکثر این ابزارها برای فرآیندهای سنتی تر ساخته شده اند و راه اندازی و نصب آن زمان زیادی را می طلبد. در عوض، به دنبال چیزی باشید که پذیرفتن آن ساده، انعطاف پذیر و قابل تنظیم باشد. اگر بتوانید کار را بین پروژه ها وصل کنید (که انجام آن در ایمیل و صفحات گسترده می تواند چالش برانگیز باشد) و با هم تیمی ها در جایی که کار در حال انجام است ارتباط برقرار کنید.

 

گانت چارت چیست؟

گانت چارت که معمولاً در مدیریت پروژه استفاده می‌شود، یکی از محبوب‌ترین و مفیدترین راه‌ها برای نمایش فعالیت‌ها (وظایف یا رویدادها) است که در زمان نمایش داده می‌شوند. در سمت چپ نمودار لیستی از فعالیت ها و در بالای آن یک مقیاس زمانی مناسب است. هر فعالیت با یک نوار نشان داده می شود. موقعیت و طول نوار نشان دهنده تاریخ شروع، مدت و تاریخ پایان فعالیت است. امروزه نمودارهای گانت بیشتر برای ردیابی زمان‌بندی پروژه‌ها استفاده می‌شوند. برای این کار مفید است که بتوانیم اطلاعات اضافی در مورد وظایف یا مراحل مختلف پروژه نشان دهیم، به عنوان مثال نحوه ارتباط وظایف با یکدیگر، میزان پیشرفت هر کار، منابعی که برای هر کار استفاده می شود و غیره.

بیشتر بخوانید: CRM چیست؟

 

مدیریت پروژه چه مراحلی دارد؟

چارچوب های مختلف مدیریت پروژه ممکن است مراحل کم و بیش را شناسایی کنند. به طور کلی، پنج مرحله مدیریت پروژه وجود دارد که هر کدام به اختصار در زیر مورد بحث قرار می گیرند.

فاز 1: شروع
مرحله شروع به عنوان پیدایش پروژه عمل می کند، جایی که یک ایده در یک چشم انداز روشن پرورش می یابد. این شامل طوفان فکری، مطالعات امکان سنجی و اصلاح مفهوم پروژه برای همسویی با اهداف سازمانی و نیازهای ذینفعان است. در مرحله شروع، اهداف پروژه به همراه محدوده کار و نتایج مورد نظر تعریف می شود.

فاز 2: برنامه ریزی
برنامه ریزی مرحله ای است که در آن طرح اولیه پروژه ساخته می شود. برنامه ریزی شامل تقسیم پروژه به وظایف قابل مدیریت، توالی منطقی آنها، برآورد منابع و توسعه یک طرح جامع پروژه است. برنامه ریزی معمولا مستلزم نوعی از وظایف تخصیص منابع است. تخصیص منابع تضمین می کند که افراد، عناصر و بودجه لازم در صورت نیاز در دسترس هستند. مدیریت ریسک تهدیدهای بالقوه را زمانی شناسایی می کند که این منابع ممکن است در زمان یا کمیت مناسب قابل دستیابی نباشند.

فاز 3: اجرا
مرحله اجرا جایی است که طرح پروژه جان می گیرد و تیم پروژه وارد عمل می شود. وظایف محول می شود و اعضای تیم پروژه برای به ثمر رساندن محصولات تحویلی پروژه همکاری می کنند. فرآیندهای تضمین کیفیت برای تأیید اینکه محصولات تحویلی پروژه مطابق با استانداردهای کیفیت مشخص شده هستند اجرا می شوند. مرحله اجرا، دوره فعالیت شدید زمانی است که پروژه به طور بالقوه به سمت اهداف خود پیش می رود.

مرحله 4: نظارت
هنگامی که پروژه در حال انجام است، مرحله نظارت شامل ردیابی عملکرد پروژه در برابر برنامه، شناسایی هرگونه انحراف یا مشکل و انجام اقدامات اصلاحی برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی است. فرآیندهای مدیریت تغییر برای رسیدگی به هرگونه تغییر در محدوده پروژه، زمان‌بندی یا منابع اجرا می‌شوند. مدیران پروژه از این مرحله برای مقابله با موانعی که پیش می‌آید (مانند تاخیر در تحویل، در دسترس نبودن پرسنل و غیره) استفاده می‌کنند.

فاز 5: بسته شدن
مرحله بسته شدن نقطه اوج سفر پروژه است. انتهای شل گره خورده است، و امیدواریم که دستاوردها جشن گرفته شوند. در مرحله بسته شدن، کالاهای تحویلی نهایی به مشتری یا کاربر نهایی تحویل داده می شود و هر گونه وظایف اداری باقی مانده مانند بسته شدن قرارداد یا تطابق مالی تکمیل می شود. معمولاً ایده خوبی است که در مورد “درس های آموخته شده” برای پیاده سازی فرآیندهای بهتر یا تکنیک های مدیریت پروژه برای پروژه های مشابه آینده توضیح دهید.

 

ابزارهای مدیریت پروژه چیست؟

برای برگزاری با سازماندهی و حفظ در راس وظایف، صنعت مدیریت پروژه معمولاً از تعداد انگشت شماری ابزار استفاده می کند. در طول این مقاله به این ابزارها پرداخته شده است، اما اکنون آنها را به طور خاص تر بیان خواهیم کرد. توجه داشته باشید که پروژه هایی که از نظر اندازه یا دامنه متفاوت هستند ممکن است به ابزارهای اضافی نیاز داشته باشند و برخی از پروژه های کوچکتر ممکن است بدون برخی از این ابزارها به طور کلی انجام دهند.
نرم افزار مدیریت پروژه یک بستر دیجیتالی برای سازماندهی، برنامه ریزی و ردیابی فعالیت های پروژه فراهم می کند. برخی از ابزارهای نرم افزاری رایج مدیریت پروژه عبارتند از ترلو(Trello)، آسانا(Asana)، مایکروسافت پراجکت(Microsoft Project) یا جیرا(Jira).
ابزارهای ارتباطی همکاری و ارتباط بلادرنگ بین تیم های پروژه، سهامداران و مدیران پروژه را تسهیل می کنند. به عنوان مثال، اسلک (Slack) یک پلتفرم پیام رسانی محبوب است که به اعضای تیم اجازه می دهد از طریق کانال ها، پیام های مستقیم و به اشتراک گذاری فایل با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. نمونه های دیگر عبارتند از مایکروسافت تیمز (Microsoft Teams) یا زوم (Zoom).
مدیران پروژه معمولاً برای ذخیره، سازماندهی و به اشتراک گذاری اسناد پروژه به سیستم های مدیریت اسناد متکی هستند. این مخازن می توانند از شیرپوینت، گوگل درایو یا دراپ باکس متفاوت باشند. سیستم های مدیریت اسناد تضمین می کنند که اعضای تیم به آخرین مستندات پروژه دسترسی دارند.
برای شرکت‌هایی که می‌خواهند بدانند چه زمانی برای چه کاری صرف می‌شود، نرم‌افزار ردیابی زمان به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا آنچه را که انجام داده‌اند ثبت کنند. پلتفرم‌هایی مانند هاروست (Harvest) ویژگی های ردیابی زمان، ردیابی هزینه و صورت حساب را ارائه می‌دهند و به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا پیشرفت پروژه را نظارت نمایند. این ممکن است برای برخی از پروژه ها واقعاً مهم باشد، به خصوص اگر مواردی برای مشتری صورت حساب می‌شوند.
در نهایت، مدیریت پروژه مستلزم ابزارهای مدیریت ریسک است. چیزی مانند ثبت ریسک می تواند به شناسایی ریسک های بالقوه، احتمال آنها و تأثیر بالقوه آنها بر اهداف پروژه کمک کند. در همین حال، شبیه‌سازی‌های مدل داخلی مانند مونت کارلو می‌توانند توزیع‌های احتمال را تحلیل کنند.

شما میتوانید تمام این امکانات مدیریت پروژه را به صورت یکجا در نرم افزار ایرانی کارمیز داشته باشید و پروژه های خود را به بهترین نحو مدیریت نمایید.

 

تفاوت مدیریت پروژه با مدیریت برنامه ریزی استراتژیک چیست؟

مدیریت برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت پروژه هر دو رشته های ضروری در حوزه مدیریت سازمانی هستند. آنها اهداف مشخصی را دنبال می کنند و مسئولیت های متفاوتی را در بر می گیرند. مدیریت پروژه بر ارائه موفقیت آمیز ابتکارات خاص و محدود به زمان تمرکز دارد. یک پروژه اغلب یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد انجام می شود. از سوی دیگر، مدیریت برنامه ریزی استراتژیک شامل نظارت بر ابتکارات مرتبط متعددی است که در مجموع به دستیابی به اهداف استراتژیک سازمانی کمک می کنند.
در مقابل پروژه، برنامه ریزی استراتژیک مجموعه ای از پروژه ها است. مدیران برنامه ریز استراتژیک، مسئول همسویی پروژه های فردی با اهداف استراتژیک سازمان هستند و این مستلزم مدیریت وابستگی های متقابل بین پروژه ها است. برای مثال، یک شرکت ممکن است مجموعه کاملی از گزینه ها را برای دستگاه‌های فناوری هوشمند بفروشد. مدیریت برنامه ریزی استراتژیک تضمین می‌کند که هر دستگاه (لامپ های هوشمند، ترموستات های هوشمند، دوربین های امنیتی هوشمند، و غیره) با ابتکارات شرکت بزرگ‌تر هماهنگ می‌شوند. مدیریت پروژه مدیریت بهینه محصولات آینده را تضمین می کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار برنامه ریزی استراتژیک چیست؟

 

نتیجه گیری

مدیر پروژه با تعریف اهداف پروژه، ایجاد جدول زمانی، تعیین وظایف و مدیریت منابع، تیم را رهبری می کند. آنها ارتباط موثر را تضمین می کنند، چالش ها را برطرف می کنند و تیم را بر ارائه نتایج متمرکز می کنند. برای انتخاب روش مدیریت پروژه مناسب، اهداف پروژه، ساختار تیم و الزامات صنعت خود را در نظر بگیرید. روش‌های رایج مانند مدیریت پروژه چابک برای انعطاف پذیری عالی هستند، در حالی که مدیریت پروژه آبشاری برای پروژه‌هایی با فرآیندهای واضح و خطی مناسب است. نرم افزار مدیریت پروژه بهره وری تیم را با متمرکز کردن ارتباطات، ساده کردن ردیابی وظایف و خودکارسازی فرآیندهای تکراری بهبود می بخشد. ابزارهایی مانند مدیریت پروژه کارمیز، همکاری را ساده می کند و تضمین می کند که همه با اهداف پروژه همسو می مانند.

 

نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع مدیریت پروژه نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.