بهترین نرم افزار دورکاری ایرانی جایگزین ترلو و جیرا

بسیاری از مطالعات نشان می دهند که دورکاری می تواند منجر به افزایش بهره وری کارکنان شود. این امر به دلیل کاهش حواس پرتی در محیط کار، حذف زمان رفت وآمد و امکان برنامه ریزی منعطف تر برای کارکنان است. در این مطلب به مزایای نرم افزار دورکاری در شرایط حساس، ویژگی های کلیدی و نحوه پیاده سازی آن می پردازیم.

نرم افزار دورکاری چیست؟

نرم افزار دورکاری مجموعه ای از ابزارهایی است که به اعضای تیم امکان می دهد بدون توجه به موقعیت جغرافیایی شان با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و روی پروژه ها همکاری کنند. این دسته از نرم افزارها شامل ابزارهای متنوعی مانند نرم افزارهای ارتباطی، ابزارهای همکاری گروهی، مدیریت پروژه و موارد دیگر می شود.
بهترین نرم افزارهای دورکاری فضایی مشترک ایجاد می کنند که در آن کارکنان بتوانند به یکدیگر و به اطلاعات موردنیاز برای انجام وظایف خود دسترسی داشته باشند و همچنان درگیر کار باقی بمانند.
با شیوع ویروس کرونا، بسیاری از شرکت ها به کار از راه دور روی آوردند و تعدادی نیز متوجه شدند که این روش کاری انعطاف پذیری بیشتری فراهم می کند. برخی از این شرکت ها حتی تصمیم گرفتند پس از پایان وضعیت اضطراری، به دفتر کار بازنگردند.
با این حال، دورکاری چالش هایی هم دارد، از جمله اینکه چطور تیم را منسجم نگه داشت و ارتباط مؤثری برقرار کرد. انتخاب ابزار مناسب دورکاری می تواند این چالش ها را کاهش داده و همکاری تیمی را آسان تر کند.
برخی از نرم افزارهای دورکاری حتی برای سازمان ها نوعی «شبکه داخلی» ایجاد می کنند که در آن اطلاعات، ابزارها و منابع ذخیره شده و فقط توسط کارکنان شرکت قابل دسترسی است. این موضوع به اشتراک گذاری ایمن فایل ها و گفتگو درباره اطلاعات حساس، بدون نگرانی از افشای آن ها کمک می کند.بیشتر نرم افزارهای دورکاری مبتنی بر فضای ابری (cloud-based) هستند تا دسترسی و امنیت بیشتری فراهم کنند.

برای دریافت مشاوره و درخواست نرم افزار دورکاری کارمیز از طریق این فرم با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

نرم افزار دورکاری چه امکاناتی ارائه می‌دهد؟

از آنجا که ابزارهای دورکاری انواع بسیار متنوعی دارند، نمی توان گفت همه آن ها دقیقاً ویژگی های یکسانی دارند. بنابراین، شما باید بر اساس نیازهای خاص شرکت تان تصمیم بگیرید که چه قابلیت هایی برایتان مهم تر است و نرم افزاری را انتخاب کنید که آن ها را پوشش دهد. حتی ممکن است بخواهید چند ابزار مختلف را با هم ترکیب کنید تا یک مجموعه کامل برای دورکاری بسازید.
در ادامه به برخی از رایج ترین ویژگی هایی که در نرم افزارهای دورکاری دیده می شود اشاره می کنیم:

۱. مدیریت وظایف

برای اینکه کارکنان در خانه هم بهره وری خود را حفظ کنند، باید دقیقاً بدانند چه وظایفی بر عهده دارند. ابزارهای مدیریت وظیفه به مدیران کمک می کنند تا:

• وظایف را مشخص و به افراد واگذار کنند.
• پیشرفت کارها را پیگیری کنند.
• از فراموش شدن یا ناتمام ماندن کارها جلوگیری کنند.

بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه امکان درج نظر  روی وظایف را هم دارند، تا بتوان در صورت نیاز، سوءتفاهم ها را برطرف کرد یا موانع احتمالی را برطرف نمود. با این ابزارها، کارکنان می دانند چه کاری باید انجام دهند، چه زمانی باید انجام شود و اولویت بندی بهتری در برنامه روزانه شان دارند.

۲. مدیریت جلسات

جلسات، حتی حضوری، ممکن است بی نظم و غیرمؤثر باشند. وقتی جلسه به صورت آنلاین برگزار می شود، کنترل آن دشوارتر هم می شود. ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت جلسه کمک می کنند تا:

• جلسات از قبل برنامه ریزی شوند.
• دستور جلسه تهیه و با همه به اشتراک گذاشته شود.
• نکات مهم جلسه در لحظه یادداشت شود.
• با تقویم های کاری ادغام شوند تا زمان بندی دقیق تری داشته باشند.

این امکانات باعث می شوند جلسات مؤثرتر برگزار شوند و اعضای تیم درگیر و فعال باقی بمانند.

۳. اشتراک گذاری فایل و اسناد

در فضای دورکاری، کارکنان باید بتوانند فایل ها، تصاویر، گزارش ها و اسناد را به راحتی با هم به اشتراک بگذارند. ابزارهایی که این قابلیت را دارند معمولاً امکانات زیر را ارائه می دهند:

• ذخیره سازی ابری (cloud storage) برای دسترسی سریع
• تنظیم سطح دسترسی برای محافظت از اطلاعات حساس
• امکان مشاهده، ویرایش یا کامنت گذاری روی اسناد مشترک

این ویژگی باعث می شود تیم ها بدون نیاز به ارسال ایمیل های مکرر، همیشه به نسخه به روز اسناد دسترسی داشته باشند.

۴. امنیت و کنترل دسترسی

وقتی کارکنان از مکان های مختلف به اطلاعات شرکت دسترسی دارند، امنیت اهمیت بیشتری پیدا می کند. نرم افزارهای حرفه ای دورکاری معمولاً امکانات امنیتی زیر را دارند:

• احراز هویت دو مرحله ای (2FA)
• رمزگذاری اطلاعات در زمان انتقال و ذخیره سازی
• تعیین سطوح دسترسی برای افراد مختلف (مثلاً فقط خواندن یا قابل ویرایش بودن فایل)
• ثبت گزارش فعالیت ها برای پیگیری رفتار کاربران

این ویژگی ها از نشت اطلاعات جلوگیری کرده و امنیت داده های شرکت را در محیط دورکاری حفظ می کنند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت عملکرد | از هدف‌گذاری تا توسعه حرفه‌ای کارکنان

مزایای استفاده از نرم افزار دورکاری در شرایط حساس و غیر قابل پی بینی چیست؟

استفاده از نرم افزار دورکاری در شرایط غیرقابل پیش بینی (مثل بحران های بهداشتی، بلایای طبیعی، ناآرامی های اجتماعی یا مشکلات زیرساختی) مزایای بسیار چشمگیری دارد. در ادامه به برخی از مهم ترین این مزایا اشاره می کنیم:

۱. تداوم کسب و کار

در شرایط بحرانی مانند همه گیری بیماری ها، بلایای طبیعی یا اختلالات زیرساختی، شرکت هایی که به حضور فیزیکی وابسته اند، ممکن است ناچار به تعطیلی موقت شوند. اما استفاده از نرم افزارهای دورکاری باعث می شود کارکنان بتوانند وظایف خود را از هر مکانی ادامه دهند. این ابزارها امکان ارتباط، همکاری و مدیریت پروژه ها را فراهم می کنند و باعث می شوند جریان کاری شرکت حتی در بحرانی ترین شرایط نیز حفظ شود.

۲. انعطاف پذیری بالا

یکی از مهم ترین مزایای نرم افزارهای دورکاری، فراهم کردن امکان کار از هر مکان و در هر زمان است. در شرایطی که کارکنان ممکن است نتوانند طبق روال عادی در محل کار حاضر شوند (به دلیل قرنطینه، مراقبت از خانواده یا دیگر محدودیت ها)، این ابزارها اجازه می دهند وظایف به صورت انعطاف پذیر انجام شود. این قابلیت باعث می شود بهره وری حفظ شود و کارکنان بتوانند با توجه به شرایط شخصی خود برنامه ریزی کنند.

۳. کاهش ریسک و هزینه های عملیاتی

در شرایط خاص، حضور در محل کار می تواند خطرناک یا پرهزینه باشد. استفاده از نرم افزارهای دورکاری باعث کاهش هزینه های ثابت و متغیر مانند اجاره دفتر، برق، تجهیزات اداری و رفت وآمد کارکنان می شود. از طرف دیگر، با کاهش تماس فیزیکی، سلامت کارکنان نیز بهتر حفظ می شود. این موضوع در زمان هایی که ریسک ابتلا به بیماری ها یا خطرات محیطی بالاست، اهمیت بیشتری پیدا می کند.

۴. دسترسی دائم به اطلاعات و منابع

ابزارهای دورکاری که بر پایه ی فضای ابری ساخته شده اند، این امکان را فراهم می کنند که کارکنان در هر زمان و از هر مکان به اطلاعات، اسناد و ابزارهای مورد نیاز دسترسی داشته باشند. این موضوع باعث می شود قطع ارتباط فیزیکی با دفتر، مانع پیشبرد کارها نشود. افراد می توانند به صورت آنلاین در جلسات شرکت کنند، اسناد را ویرایش کنند و به طور هم زمان با همکاران شان همکاری داشته باشند.

۵. افزایش آمادگی سازمانی

داشتن زیرساخت دورکاری نه تنها در زمان بحران بلکه برای آینده ی سازمان نیز ارزشمند است. شرکت هایی که از قبل ابزارهای دورکاری را پیاده سازی کرده اند، آمادگی بیشتری برای مواجهه با رویدادهای غیرمنتظره دارند. این آمادگی شامل فرآیندهای دیجیتالی شده، ارتباطات ساخت یافته و انعطاف پذیری بالاتر در تصمیم گیری است که همگی به افزایش تاب آوری سازمان کمک می کنند.

۶. ارتقای روحیه و اطمینان کارکنان

وقتی سازمان نشان می دهد که در شرایط دشوار نیز از سلامت و امنیت کارکنان خود محافظت می کند، حس اعتماد، انگیزه و وفاداری آن ها افزایش می یابد. نرم افزارهای دورکاری به کارمندان این اطمینان را می دهند که بدون حضور فیزیکی در محل کار نیز می توانند ارتباط مؤثری با تیم داشته باشند و وظایف خود را انجام دهند. این موضوع، فشار روانی را کاهش داده و باعث تقویت روحیه آن ها می شود.

نحوه پیاده سازی نرم افزار دورکاری چگونه است؟

پیاده سازی نرم افزار دورکاری در یک سازمان نیازمند برنامه ریزی دقیق، آموزش مناسب و انتخاب ابزارهای هماهنگ با نیازهای کاری است. در ادامه، مراحل اصلی و مهم برای پیاده سازی نرم افزار دورکاری را به صورت گام به گام برای شما آورده ایم.

۱. آماده سازی زیرساخت های فنی

برای اجرای نرم افزار دورکاری، ابتدا باید زیرساخت های فنی سازمان به صورت کامل آماده شود. این شامل فراهم کردن تجهیزات مورد نیاز کارکنان مانند لپ تاپ، اینترنت پرسرعت و ابزارهای ارتباطی است. همچنین امنیت داده ها اهمیت ویژه ای دارد و باید با استفاده از روش هایی مانند شبکه های خصوصی مجازی (VPN)، رمزنگاری اطلاعات و کنترل دسترسی ها، از اطلاعات سازمان محافظت شود. تیم فناوری اطلاعات باید نرم افزارها را نصب، پیکربندی و به صورت مداوم نظارت کند تا عملکرد سیستم بهینه باقی بماند.

۲. آموزش کارکنان

موفقیت پیاده سازی دورکاری به آشنایی و تسلط کارکنان بر ابزارهای مورد استفاده بستگی دارد. بنابراین، آموزش های لازم باید به صورت جامع ارائه شود تا افراد بتوانند به درستی و با اطمینان از نرم افزارها استفاده کنند. آموزش ها باید شامل نحوه استفاده از ابزارها، قوانین ارتباطی، مدیریت وظایف و نکات امنیتی برای حفظ اطلاعات محرمانه باشد. همچنین ارائه راهنماهای ساده و پشتیبانی در حین کار می تواند به تسریع فرایند یادگیری کمک کند.

۳. تدوین سیاست ها و چارچوب کاری

برای ایجاد نظم و کارایی در دورکاری، باید سیاست ها و چارچوب های مشخصی تعریف شود. این سیاست ها شامل ساعات کاری، روش های گزارش دهی، نحوه ارتباطات داخلی و قوانین استفاده از نرم افزارها است. همچنین باید مسائل امنیتی مانند حفظ محرمانگی اطلاعات و مدیریت دسترسی ها در این سیاست ها به روشنی بیان شود. وجود چنین چارچوبی از بروز سردرگمی و مشکلات احتمالی جلوگیری می کند و همکاری تیمی را بهبود می بخشد.

۴. راه اندازی آزمایشی و دریافت بازخورد

قبل از اجرای کامل نرم افزار دورکاری در کل سازمان، بهتر است یک دوره آزمایشی در یکی از بخش ها یا تیم ها اجرا شود. این مرحله به شناسایی مشکلات فنی، چالش های اجرایی و نقاط ضعف فرآیند کمک می کند. با جمع آوری بازخورد از کاربران، می توان اصلاحات لازم را انجام داد و سیستم را بهبود بخشید تا هنگام پیاده سازی نهایی، تجربه بهتری ایجاد شود.

۵. پشتیبانی و بهبود مستمر

پس از اجرای نرم افزار دورکاری، باید تیم یا فردی مسئول ارائه پشتیبانی فنی و آموزشی باشد تا مشکلات کاربران را رفع کند و پاسخگوی سوالاتشان باشد. همچنین دریافت بازخوردهای مستمر از کاربران و بررسی عملکرد نرم افزار باعث می شود فرآیندها به صورت مستمر بهبود یافته و به نیازهای جدید پاسخ داده شود. این روند تضمین می کند که دورکاری در سازمان به طور پایدار و مؤثر ادامه پیدا کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت وظایف چیست؟ | بهترین نرم افزار مدیریت پروژه و وظایف ایرانی

چگونه نرم افزار دورکاری مناسب سازمان خود را انتخاب کنیم؟

انتخاب نرم افزار دورکاری مناسب برای هر کسب وکار اهمیت زیادی دارد، چون این ابزارها نقش کلیدی در بهبود همکاری تیمی، افزایش بهره وری و تسهیل انجام کارها از راه دور دارند. برای اینکه بهترین نرم افزار را متناسب با نیازهای سازمان خود پیدا کنید، لازم است چند نکته مهم را در نظر بگیرید تا علاوه بر امکانات فنی، کارایی و رضایت کارکنان نیز حفظ شود. در ادامه ۴ مورد کلیدی که باید هنگام انتخاب نرم افزار دورکاری به آنها توجه کنید، آمده است:

۱. شناسایی نیازهای کسب وکار

اولین قدم در انتخاب نرم افزار دورکاری، درک دقیق نیازهای کسب وکار و تیم شماست. باید مشخص کنید که چه قابلیت هایی برای تیم شما ضروری است؛ مثلاً آیا نیاز به مدیریت پروژه و وظایف دارید؟ آیا ارتباط ویدئویی و پیام رسانی مهم است؟ یا اشتراک گذاری فایل و همکاری همزمان در اسناد؟ شناخت این نیازها به شما کمک می کند تا نرم افزاری انتخاب کنید که دقیقا همان امکانات را ارائه دهد و هزینه و پیچیدگی اضافی نداشته باشد.

۲. سهولت استفاده و تجربه کاربری

نرم افزار دورکاری باید طوری طراحی شده باشد که تمامی اعضای تیم، حتی کسانی که مهارت های فنی کمی دارند، بتوانند به راحتی از آن استفاده کنند. رابط کاربری ساده و قابل فهم، نصب و راه اندازی آسان و آموزش کوتاه مدت از جمله ویژگی های مهم این بخش است. نرم افزاری که استفاده از آن دشوار باشد ممکن است باعث ناامیدی کارکنان و کاهش بهره وری شود.

۳. قابلیت یکپارچه سازی با سایر ابزارها

امروزه کسب وکارها از ابزارهای متنوعی برای انجام کارهای روزمره استفاده می کنند، مانند تقویم های دیجیتال، نرم افزارهای مدیریت پروژه، ایمیل و سیستم های حسابداری. نرم افزار دورکاری باید توانایی اتصال و هماهنگی با این ابزارها را داشته باشد تا بتواند جریان کاری را ساده تر و موثرتر کند و نیازی به ورود دوباره اطلاعات در چند سیستم نباشد.

۴. پشتیبانی فنی و امکان استفاده آزمایشی

داشتن پشتیبانی فنی مناسب یکی از عوامل حیاتی است. شرکت ارائه دهنده نرم افزار باید خدماتی مانند پاسخگویی سریع به مشکلات، آموزش کاربران و بروزرسانی منظم را ارائه دهد. همچنین بهتر است قبل از خرید، امکان استفاده آزمایشی یا نسخه رایگان وجود داشته باشد تا بتوانید با محیط نرم افزار آشنا شوید و مطمئن شوید که نرم افزار با نیازهای کسب وکار شما همخوانی دارد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت کسب وکار چیست؟ | امکانات بهترین نرم افزار مدیریت کسب وکار فارسی

جمع بندی نرم افزار دورکاری

نرم افزار دورکاری مجموعه ای از ابزارهاست که امکان همکاری و ارتباط تیمی را بدون محدودیت مکانی فراهم می کند. این نرم افزارها با ارائه امکاناتی مانند پیام رسانی فوری، مدیریت وظایف، برگزاری جلسات آنلاین، اشتراک گذاری فایل و حفظ امنیت اطلاعات، به افزایش بهره وری و تداوم فعالیت سازمان ها کمک می کنند. استفاده از نرم افزارهای دورکاری به ویژه در شرایط غیرقابل پیش بینی مانند بحران های بهداشتی یا بلایای طبیعی اهمیت بیشتری پیدا می کند، زیرا انعطاف پذیری و دسترسی دائم به منابع را فراهم کرده و هزینه ها و ریسک ها را کاهش می دهد.
پیاده سازی موفق نرم افزار دورکاری نیازمند آماده سازی زیرساخت های فنی، آموزش کارکنان، تدوین سیاست های کاری و چارچوب مشخص، اجرای آزمایشی و دریافت بازخورد و همچنین پشتیبانی مستمر است. این مراحل کمک می کنند تا فرآیند دورکاری به شکل سازمان یافته و پایدار اجرا شود.
برای انتخاب نرم افزار دورکاری مناسب، ابتدا باید نیازهای خاص کسب وکار خود را شناسایی کنید تا نرم افزاری متناسب با آن ها انتخاب شود. سپس به سهولت استفاده و تجربه کاربری توجه کنید تا همه اعضای تیم بتوانند به راحتی با ابزار کار کنند. قابلیت یکپارچه سازی نرم افزار با سایر ابزارهای موجود در سازمان، از جمله موارد مهم برای تسهیل جریان کاری است. در نهایت، پشتیبانی فنی مناسب و امکان استفاده آزمایشی قبل از خرید به شما کمک می کند تا تصمیم بهتری بگیرید و از تناسب نرم افزار با نیازهای سازمان اطمینان حاصل کنید.

نظرات شما برای ما ارزشمند است! برای کمک به ارتقای کیفیت مقالات و تکمیل موضوعات مطرح‌شده، دیدگاه خود را در انتهای این مقاله ثبت کنید. مقالات مرتبط با موضوع نرم افزار دورکاری نیز برای مخاطبان سایت کارمیز به اشتراک گذاشته شده است. همچنین اگر مایل به دریافت مشاوره یا آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار کارمیز هستید، از طریق ارسال فرم با ما در ارتباط باشید.